営業日報の書き方ガイド！必要な項目やポイント・例文も紹介
営業職は、社外での営業活動の他、社内での資料作成や情報の整理など業務量が多く煩雑化しやすい傾向があります。
さらに、1日の営業活動を終えた後は、営業日報を作成しなければなりません。
営業日報を作成するには時間と手間がかかるため、日報まで手が回らないと悩む営業担当者もいるでしょう。
営業日報は、管理者が個々の営業活動を把握する上で欠かせないため、しっかりと書かなければなりません。
そこで本記事では、効率よく営業日報を作成できるように、必要な項目やポイントについて解説します。すぐに書ける例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
営業日報とは業務内容を共有するための報告書
営業日報とは、各営業担当者が1日の活動内容を共有するための報告書のこと。管理者は日報で、個々の活動状況や進捗状況を把握できるのが利点です。
営業日報には、ただ活動内容を報告するだけでなく以下の目的もあります。
- 活動内容を社内で共有するため
- データを蓄積して経営戦略に役立てるため
- 課題を見出し改善に役立てるため
営業担当者が日報を作成して提出すれば、その情報は情報分析に必要なデータとして活用したり、ノウハウを社内に蓄積したりすることもできます。
営業日報の目的
営業日報は報告書としての役割以外にも、上司と部下それぞれの目的もあります。
- 上司の目的
- 部下の目的
上司と部下では、それぞれどのような目的があるのかを見ていきましょう。
上司の目的
上司側の目的としては、以下が挙げられます。
- 営業部門全体の稼働状況や進捗状況を把握する
- 営業担当者ごとの稼働数や対応状況を把握する
- 報告書から課題を洗い出し担当者へフィードバックする
- トップセールスのノウハウを社内で共有する
上司にとっての営業日報は、営業部門全体をまとめるために必要な情報の把握と、有益な情報を社内で共有して属人化を防ぐことです。
部下の目的
部下目線での目的は以下があります。
- 1日の稼働状況や対応件数の記録と振り返り
- 目標達成に向けて必要な行動の把握
- 失敗から課題を見出し次に活かす
部下とは、営業日報を作成する担当者のことです。
営業日報を作成しながら、自身の活動内容を振り返ることで、客観的な視点から課題を見出せることもあります。
営業日報を作成する4つのメリット
営業日報は作成に手間がかかる一方で、管理者と営業担当者の双方にメリットがあるのも特徴です。
ここからは、営業日報のメリット4つをそれぞれの視点で解説します。
- チーム全体の営業力を標準化できる
- データベースとして蓄積して営業活動に活かせる
- 営業部隊の課題把握と改善できる
- チームで営業情報を共有できる
チーム全体の営業力を標準化できる
チーム全体の営業力を標準化できるのは、非常に大きなメリットです。
営業職は業務量の多さに加えて、課せられたノルマを達成するために日々尽力しなければなりません。
個々の担当者が自分の立場を守ろうと、ジョブセキュリティの意識が高まれば属人化しやすいのも懸念点です。
管理者が営業日報で部署全体の状況を把握し社内で共有すれば、属人化を防ぎつつチーム全体の営業力を標準化できます。
データベースとして蓄積して営業活動に活かせる
営業日報の情報はデータとして蓄積できます。データを営業活動に活かせば、戦略を立てやすくなるのもメリットです。
営業活動に尽力しても、成果につながらないこともあるでしょう。しかし、失敗した原因を追求し改善点を見出せれば、次回に活かせます。
データが蓄積されるほど情報も多くなるので、経営戦略の精度も高まるでしょう。
営業部隊の課題把握と改善できる
営業部隊にはさまざまな課題がありますが、営業日報から得られる情報は、そうした問題の把握と改善にも役立ちます。
データベース化した営業日報は、チーム全体だけでなく個々の営業担当者の課題を把握できるのもポイントです。
管理者が課題を把握できていれば、チームや担当者に適切なフィードバックができます。
管理者は課題に合わせてフォローができ、営業担当者は自身の課題を把握できるだけでなく改善策も見出せるのがメリットです。
チームで営業情報を共有できる
営業職は属人化しやすい傾向がありますが、チーム内で情報を共有すれば解消につながります。
管理者だけでなく、個々の担当者も情報を共有できるため、たとえ不在時に顧客から問い合わせがあっても迅速に対応できるでしょう。
トップセールスのノウハウを共有できれば、営業部門全体の底上げにつながるのもメリットです。
営業日報を作成する際の注意点
営業日報はメリットが多い反面、デメリットになる要素もあります。営業日報は、以下の3点に注意しながら作成するように心がけてください。
- 事前の情報整理が必要になる
- 分析やフィードバックまでしないと意味がない
- 情報漏洩のリスクがある
それぞれ詳しく見ていきましょう。
事前の情報整理が必要になる
営業日報は、ただ活動内容を書き連ねるのではなく、明瞭簡潔に誰が見てもわかりやすく書く必要があります。そのためには、事前の情報整理が必要です。
しかし、社外・社内すべての営業活動を整理するには、時間と手間がかかります。
営業日報は毎日書かなければならないため、日報の作成に多くのエネルギーを消耗すれば、本業に支障が出る恐れがあることに留意してください。
分析やフィードバックまでしないと意味がない
営業日報を提出した後、確認と承認するだけでは営業担当者のモチベーションが低下する恐れがあります。
管理者は、日報の分析とフィードバックまで実施することを心がけてください。
営業日報が義務化してしまうと、意味がないと思われてしまいます。日報に対してフィードバックでアドバイスをもらえれば、モチベーションアップにつながるでしょう。
情報漏洩のリスクがある
日報には、情報漏洩のリスクがあるので注意してください。
原則すべての営業活動を記載しますが、その中には社内秘密情報が含まれることもあるでしょう。
もし、日報から顧客情報や競合他社の情報などが流出すれば、企業の信用を落としかねません。
営業日報を社内で共有する際は、情報が漏洩しないように管理体制を徹底することも大切です。
営業日報の書き方！必要な6つの記載項目
営業日報は、質も重要です。ボリュームが多くても、質が低ければその後に活かせません。
以下に紹介する6つの項目を記載すれば、効率良く質の高い日報を作成できます。
- 営業目標
- 1日の業務内容
- 1日のタイムスケジュール
- 成果
- 反省点・所感
- 反省点を踏まえた明日の改善点
それぞれ詳しく見ていきましょう。
営業目標
はじめに、営業目標を記載します。
冒頭で営業目標を記載すれば、1日の営業活動を振り返りながら目標達成に向けてどのように活動したかを把握できます。
活動内容に改善点が見つかった場合は、翌日以降に何をすべきかが見えてくるでしょう。
なお、営業目標は数字を入れて具体的に記載するのもポイントです。
1日の業務内容
次に、1日の業務内容を記載します。
実際に行動した内容の前に、当日の予定を盛り込むのも有効です。
予定通りに行動できなかった場合は、スケジュール組みに無理がなかったか、余計な行動がなかったかの把握にも役立ちます。
業務内容の振り返りには、PDCAサイクルを回すのも有効です。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
PDCAサイクルは、回数を重ねるほどに精度が高まります。営業日報にも活用できるので、ぜひ試してみてください。
1日のタイムスケジュール
続いて、1日のタイムスケジュールを記載します。
タイムスケジュールでは、1日の営業活動を時系列で振り返れるのが利点です。
タイムスケジュール通りに行動できていれば、適切なスケジュール管理ができていたことの証明になります。
スケジュール通りに行動できなかった場合は、原因を把握して改善点として次に活かせば効率よく行動できるでしょう。
成果
そして、成果を記載します。
たとえば、1日に5件の商談があり成立したのが3件だったとしましょう。
3件のうち、新規顧客が1件、既存顧客が2件だった場合は詳細も記載しておきます。
2件は成果につながらなくても、課題を次回の教訓として活かせるでしょう。
反省点・所感
さらに、1日の営業活動を振り返り反省点と所感を記載します。
営業活動に尽力していても、すべてが成果につながるとは限りません。成果を出せなかったときはモチベーションが低下しますが、そのままでは次回に活かせません。
なぜ成果につながらなかったのかを反省点として振り返れば、どこに原因や問題があったのかを把握できます。
反省点を記載すれば、それを見た上司からアドバイスがもらえることもあるでしょう。
なお、所感は感想にならないように注意してください。
- 感想：感じたことや思ったこと
- 所感：感じたことに対して改善点も加える
自身を客観視するためにも、反省点や所感は記載する意味がある項目です。
反省点を踏まえた明日の改善点
反省点を書いても、次回に活かせなければ意味がありません。反省点を踏まえて、改善すべき点を明日の目標に掲げることも大切です。
前日に目標を設定しておけば、翌日すべき行動を把握できます。
失敗から学べる部分も多々あるので、自身への教訓として活かしてください。反省点をどのように改善したのかを記載すれば、ノウハウとして社内で共有できます。
意味のある営業日報を書くためのポイント
営業日報はただ書けばいいわけではありません。意味のある内容にするために、おさえておきたいポイントを5つ紹介します。
- フォーマットを統一する
- 事前に内容を整理しておく
- シンプルにわかりやすく書く
- 事実と主観的意見を分けて記載する
- 長期的な視点で書く
フォーマットを統一する
日報はフォーマットを統一してください。
個々が自由に書いてしまうと、情報が錯綜するため管理者が状況を把握できなくなる恐れがあります。後からデータ化する際にも、情報を整理するのに時間がかかるのが留意点です。
あらかじめフォーマットを統一しておけば、情報を整理しやすくなります。
必要な項目も一目瞭然なので、無駄を省いて効率アップにもつながるでしょう。
事前に内容を整理しておく
日報を書く前に、内容を整理しておくのも重要です。
フォーマットがあれば大体の項目は把握できますが、内容を整理しておかないと読みづらい日報になる恐れがあります。
- 目標に対しての進捗状況
- 達成できた目標とできなかった課題
- 課題に対する改善点
整理する内容はフォーマットによっても変わりますが、事前に整理しておけばまとめやすくなります。
質の高い日報を目指すなら、関連情報なども追記しておくといいでしょう。
シンプルにわかりやすく書く
営業日報は、シンプルでわかりやすく書くように心がけてください。
文章で書くよりも箇条書きの方が要点をまとめやすくなります。言葉だけで伝えるのが難しい場合は、関連資料を添付するのも有効です。
誰が見てもわかりやすいように、具体的かつ明確に記載することも大切です。
ただし、シンプル過ぎると内容が薄くなるので、必要な情報は必ず盛り込みましょう。
事実と主観的意見を分けて記載する
事実と主観的意見は、区別して記載しましょう。
事実は営業担当者が変わっても同じですが、主観的意見は人によって変わります。
営業日報は上司への報告や、情報共有といった目的で作成するものです。多少であれば主観的意見が入っても問題ありませんが、事実と区別して記載してください。
長期的な視点で書く
営業日報は、長期的な視点で書くことを意識してください。
1日の活動記録だけでは、日記になってしまいます。ネクストアクションまで記載すれば、日報の質が高まるでしょう。
ネクストアクションまで記載することで、課題を把握して次に何をすべきかを理解していると上司にアピールできます。
課題を明確化できれば、管理者や上司も適切なフィードバックができるでしょう。
営業日報の例文
2024年◯月◯日（◯曜日）
営業部〇〇課 氏名
「営業目標」
- 株式会社〇〇様との商談で成約につなげる
- 2件のオンライン商談でのアポイント獲得
「業務内容」
| 時刻 | 業務内容 |
|---|---|
| 9時～9時30分 | 社内ミーティング |
| 9時30分～10時 | メールチェックと対応、その後移動 |
| 10時～12時 | 株式会社〇〇様との商談（3回目の訪問） |
| 12時～13時 | 移動と昼休憩 |
| 13時～15時 | 社内にてオンライン商談2件（〇〇株式会社様、株式会社〇〇様） |
| 15時～16時 | 〇〇株式会社様、株式会社〇〇様にお礼メールとアフターフォロー |
| 16時～17時 | 資料作成と電話営業 |
| 17時～ | 終礼 |
「営業実績」
- 株式会社〇〇様の成約獲得
- オンライン商談で1件アポイント獲得（〇〇株式会社様）
「本日の所感」
株式会社〇〇様は3回目の訪問で前回好感触だったこともあり、無事に成約に繋げられました。担当者の〇〇様とは良好な信頼関係を構築するためにも、定期的なアフターフォローを続けたいと考えています。
オンライン商談では、2件中1件しかアポイントを獲得できませんでした。株式会社〇〇様は他社商品を検討中とのこと。次回の商談では、今一度自社商品の魅力をアピールして候補に入れてもらえるようにしたいと思います。
「明日の予定」
- 10時～株式会社〇〇様訪問
- 13時～〇株式会社訪問
- 15時30分～社内定例会議
タイムスケジュールは、テンプレートで表を作成しておくと記入しやすく見た目にもわかりやすいでしょう。
営業日報のチェックで大切なポイント
上司が行う営業日報のチェックは、毎日・毎週・毎月でやるべきことが異なります。それぞれにチェックすべき項目を見ていきましょう。
- 毎日行うこと
- 毎週行うこと
- 毎月行うこと
毎日行うこと
毎日行うのは、以下の3つです。
- 日報の確認と承認
- フィードバック
- 顧客対応での漏れがないか確認
部下が日報を提出したら、内容を確認して承認します。日報内で気になるところや課題があれば、フィードバックやアドバイスも欠かせません。
日報を確認する際は、顧客対応での漏れがないかも確認しておきます。
毎週行うこと
毎週行うのは、以下の3つです。
- 営業マンごとのスケジュール確認
- 案件ごとの進捗状況確認と指示
- 営業マンごとのアクションを確認
営業マンごとに訪問件数が異なるので、週のはじめに確認します。
案件ごとの進捗状況を確認したら、対応に関する指示も行いましょう。
営業マンごとに進捗状況が異なるので、個々に確認しながらネクストアクションをチェックします。
毎月行うこと
毎月行うのは、以下の4つです。
- 新規案件の確認と情報共有
- 新規案件数・訪問件数の確認
- 顧客ごとの対応確認と管理
- 受注、失注状況の共有とネクストアクション
新規案件の獲得は売上に直結するため、必ず確認して社内で情報を共有します。
新規案件に対する訪問件数確認に加えて、前月の実績も確認・比較しなければなりません。
さらに、既存顧客への対応確認や情報の管理も重要です。
受注状況を確認する他、失注情報の確認と共有を行いネクストアクションにつなげるのも管理者の役目です。
まとめ：営業日報の作成ポイントをおさえて業務に活用しよう
営業職は多くの業務をこなしながら、毎日日報を作成しなければなりません。
営業日報は、上司に活動内容を報告する他、社内でデータベース化すればノウハウを蓄積するのにも役立ちます。
営業部全体のスキル向上にも役立つので、本記事で紹介した情報を参考にしながら質の高い営業日報を作成してください。
