オンライン商談とは一体何？成功させる13のポイントや注意点・ツールも紹介
近年、コロナの影響を受けて、ビデオ会議ツールを使用したオンライン商談を導入する企業が増えています。
しかし、オンライン商談は非対面での商談が可能になる反面、対面での商談とは異なるため、いくつか注意したい点があります。
「オンライン商談を導入したいけど顧客に対して失礼にならないだろうか」
「オンライン商談を成功させるコツを知りたい」
このように考える営業担当者もいるでしょう。
そこで本記事では、オンライン商談とは何かについて詳しく解説します。成功させるコツや注意点、おすすめツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
オンライン商談とは ？
オンライン商談とは、ツールを使用してインターネット上で顧客とコミュニケーションを図る営業手法です。
ツールには、商談内容を記録しデータとして活用したり、既存システムと連携して業務効率化を図れたりするなどのメリットもあります。
オンライン商談が浸透している背景
近年オンライン商談が浸透した背景には、新型コロナウイルス感染症対策が大きく関係しています。
これまでの営業手法では、担当者が顧客先に出向き、対面でやり取りをするのが一般的でした。しかし、感染拡大のリスクが高いうえにリモートワークの推進が進み、営業活動にも変化を与えています。
そこで、対面せずインターネット上でやり取りができるオンライン商談が注目されました。
インターネット環境とPCやタブレットなどのデバイス、カメラを通してお互い顔を見ながらやり取りができるWeb会議ツールさえあれば、場所を問わず商談が可能です。
また、双方が安全かつ気軽にやり取りできるのも、オンライン商談が急速に普及した理由と考えられます。
オンライン商談を実施する6つのメリット
それでは、オンライン商談を実施するとどのようなメリットが得られるのかを詳しく解説します。
- 移動時間を削減できる
- 営業コストを削減できる
- 場所を問わず商談できる
- 営業エリア領域を拡大できる
- リードタイムを短縮できる
- 営業活動を見える化できる
移動時間を削減できる
まず、移動時間を削減できるのは、大きなメリットです。
訪問営業では、顧客先までの移動時間がかかります。さらに、商談後は報告書を作成するために帰社しなければなりません。
1日に数件の商談を抱えている場合は、それぞれ顧客先への移動に時間を要します。
そこで、オンライン商談を導入すれば、移動時間の削減が可能です。さらに、移動にかかっていた時間を商談準備や他の業務に充てれば、業務効率化にもつながるでしょう。
営業コストを削減できる
オンライン商談により移動が不要になれば、交通費や出張費を削減できます。
さらに、資料をデータ化してツール上で共有するので、コピー代や紙代を削減できるのもメリットです。
また、営業経験が乏しい新人でも、上司が近くでフォローできるため、新人教育にかかる時間やコストも削減できます。
場所を問わず商談できる
オンラインにつながる環境とデバイスさえあれば、オフィスでもテレワークでも対応できます。
さらに、顧客は商談場所を提供せずに済むので、準備にかかる時間や手間も削減できます。
場所を問わず商談できるのは、顧客にも共通するメリットです。
営業エリア領域を拡大できる
そして、営業エリア領域を拡大できるのもメリットです。
場所を問わずに対応できるため、これまでの訪問営業では難しかった、遠方の顧客から海外の顧客にも対応できます。
営業領域エリア領域が拡大されアプローチ数が増えれば、売上の向上にもつながるでしょう。
リードタイムを短縮できる
オンライン商談は、リードタイムを短縮できます。
対面営業では、双方のスケジュール調整が難しいと、アポイントから商談まで時間があくため、顧客の検討時間が増えます。
検討時間が増えると、購買意欲が低下しかねません。その間、競合他社に顧客を奪われることもあるでしょう。
しかし、オンライン商談ならスケジュール調整がしやすいため、アポイントから商談までのリードタイムを短縮できます。
顧客が自社商品やサービスに、高い関心を持っているタイミングでアプローチできれば、成果につながりやすくなるでしょう。
営業活動を見える化できる
営業部門は、属人化しやすい傾向があります。
担当者の不在時に緊急な対応が必要になった場合、他に情報を把握している人がいなければ顧客への対応が遅れます。その結果、顧客を待たせれば企業の信頼を失いかねません。
オンライン商談では、ツールを活用するため、営業活動を見える化できます。社内で共有もしやすくなるため、属人化を防げるのもメリットです。
オンライン商談を成功させる13個のポイント
では次に、オンライン商談の成功に向けておさえておきたい13個のポイントを紹介します。
- 事前にインターネット環境を整備する
- 資料やURL・ツールの使い方を顧客と共有しておく
- 当日にリマインドメールを送る
- オンラインでも身だしなみを整える
- 背景に余計なものが映らないようにする
- 相手より先に入室する
- 自分が話さない時はマイクをミュートする
- カメラは常時オンにしておく
- 聞き取りやすい声で話す
- 画面共有を活用してわかりやすく説明する
- 顧客主体で話す
- 商談終了後は相手が退室するのを待つ
- 商談後は素早くサンクスメールを送る
事前にインターネット環境を整備する
まず重要なのは、事前にインターネット環境を整備することです。
インターネット環境があっても回線が不安定だと、音声が聞こえづらかったり途中で回線が切れたりする恐れがあります。
オフィスでは万全の体制を整備できていても、テレワークでは環境に左右されるケースは少なくありません。
いかなる場合でも、インターネット環境を整備する必要があります。なお、顧客先の環境も重要です。双方でインターネット環境を整備してください。
資料やURL・ツールの使い方を顧客と共有しておく
次に、商談で使用するツールの使い方と、当日使用する資料を顧客と共有しておきます。
自社では使い慣れているツールでも、顧客が使えなければスムーズに商談できません。ビジネスマナーとして、ツールの使い方や使用する資料は商談前に共有してください。
なお、資料はURLやQRコードで共有しますが、念のため送った後に共有できているか確認しておくといいでしょう。
当日にリマインドメールを送る
商談当日に、リマインドメールを送りましょう。
業務に追われていると、うっかり商談を忘れたり時間を間違えたりする恐れがあります。
これは自社の営業担当者だけでなく、顧客先にもいえることです。
当日にリマインドメールを送信できるように、事前に設定しておけばこうしたミスを防げます。
オンラインでも身だしなみを整える
オンライン商談でも、身だしなみは重要です。
テレワークでは、私服で業務を行うこともあるでしょう。顧客がテレワークで対応していると理解していても、ラフな服装では不信感を与えかねません。
私服で対応する場合でも、シワやシミのない清潔感のある服を選びましょう。オンライン商談の時だけ、スーツを着用する選択肢もあります。
また、女性はメイクが濃すぎないことも重要です。カメラ越しでどのように見えるかも、事前に確認してください。
背景に余計なものが映らないようにする
そして、背景には余計なものが映らないようにする必要があります。
たとえば、オフィス内であっても、背景にさまざまなものが映り込むと顧客が商談に集中できない恐れがあります。状況によっては、顧客に不快感を与えかねません。
片付けるのが難しい場合は、ぼかしを入れたり会社共有の壁紙を使用したりしてください。
テレワークで自宅から対応する場合は、バーチャル背景をおすすめします。
相手より先に入室する
非対面でも、相手を待たせるのはマナー違反です。
予定時間の5～10分前を目安に、客よりも先に入室し待機してください。
その間は動作チェックをしておくのも有効です。万一動作に不備があっても、先に入室しておけば予備のデバイスに変えたり、顧客に連絡したりできます。
自分が話さない時はマイクをミュートする
オフィス内では、他の社員の声や雑音を拾う可能性があります。パソコンやタブレットを使用している人が近くにいると、ハウリングを起こしやすいのも留意点です。
顧客が話している時に、雑音やハウリングが起きれば不快感を与える恐れがあります。
自分が話さない時は、マイクをミュートにしておきましょう。
なお、ツールによってはデフォルトでマイクがミュートになっている場合があります。商談前には、マイク設定も確認してください。
カメラは常時オンにしておく
商談中は、常時カメラをオンにしておきます。
画面越しでの対応では、表情やリアクションで熱量を伝えることも重要です。
商談中に突然カメラがオフになると、顧客を不安にさせる恐れがあります。自分が話している時はもちろんのこと、顧客の話を聞く時も常に顔が見える状態にしてください。
聞き取りやすい声で話す
さらに、聞き取りやすい声で話すことも大切です。
声が小さければ聞き取りづらいため、何度も聞き直さなければなりません。逆に声が大きすぎると、うるさいと感じるのでストレスを与える恐れがあります。
環境によっても聞こえ方が変わるので、冒頭できちんと聞こえているか確認しておくといいでしょう。
画面共有を活用してわかりやすく説明する
オンライン商談では、資料を画面で共有しながら説明します。
対面で商談を行う際にも、事前に資料を準備して交えながら伝えるはずです。それはオンラインで行う商談も変わりません。
口頭の説明では、理解が難しいこともあるでしょう。顧客は頭の中でイメージしなければならず、親切とは言えません。
画面共有を活用しつつ、視覚的にも理解できるように、画像・表・イラストなども活用しながらわかりやすく説明してください。
顧客主体で話す
画面越しでの対応では、顧客に理解して欲しい一心で一方的に話してしまいがちです。
一方的に話してしまえば、強引な印象を与えかねません。
アピールも大切ですが、顧客主体で話すことを意識しましょう。
ある程度話したら、「ここまでで何かご不明な点はありませんか？」などと質問をしながら顧客の意見にしっかりと耳を傾けるのも重要です。
商談終了後は相手が退室するのを待つ
商談が終了しても、相手が退室するのを待ってください。
顧客よりも先に退室するのはマナー違反です。もし、顧客よりも先に退室すれば、失礼な担当者だと不信感を持たれる恐れがあります。
商談終了後は、「本日はありがとうございました。」と深くお辞儀をし、顧客が先に退出しやすい雰囲気作りやテロップ表示を取り入れるといいでしょう。
商談後は素早くサンクスメールを送る
そして、商談後は素早くサンクスメールを送りましょう。
サンクスメールは、お礼だけでなく、ネクストアクションにつなげる重要な手段です。
商談から時間が経過すると、顧客の興味が薄れる恐れがあります。商談後直ぐにサンクスメールを送れば、顧客に熱心さをアピールできます。
その際に、資料やカタログなど、顧客にとって有益な情報を発信すれば、信頼関係を構築しやすいのもメリットです。
オンライン商談の注意点
非対面となるオンライン商談では、いくつか注意点もあります。
- 画面越しだと熱量が伝わりづらい
- 関係性の構築が難しい
- 商談場所で騒音がないか確認する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
画面越しだと熱量が伝わりづらい
画面越しの対応では、対面に比べて熱量が伝わりづらいことを理解しておきましょう。
対面では、表情やリアクションといった非言語情報も、自然と視界に入ります。
しかし、画面越しでは、注意深く見ていないと非言語情報を把握するのが困難です。また、通信環境の影響で遅延が起きれば、余計に非言語情報を把握しづらくなります。
熱量が伝わるように、視覚的要素を盛り込みながら商談を進めるのがコツです。
関係性の構築が難しい
そして、関係性の構築が難しいのも注意しなければなりません。
オンライン商談はオンラインで完結するので気軽な反面、わざわざ足を運ぶ対面訪問に比べて記憶に残りづらい傾向があります。
オンライン商談だけで、関係性を構築するのが難しいと感じた場合は、一度訪問するのも選択肢の一つです。
商談場所で騒音がないか確認する
商談場所で騒音があると、声が聞き取りづらく顧客にストレスを与える恐れがあります。
周囲の騒音で声が聞き取りづらければ、意思疎通がうまくいかず認識のズレが生じかねません。
そこでオフィス内なら、周囲に人がいない会議室を利用するといいでしょう。
テレワークで、静かな環境を用意するのが難しい場合は、ホテルや個室があるワークスペースの利用をおすすめします。
オンライン商談ツールのおすすめ3選
では最後に、オンライン商談ツールのおすすめ3選を紹介します。
- Google Meet
- Zoom
- どこでもSHOWBY
Google Meet
| 運営会社 | グーグル合同会社 |
|---|---|
| 主な機能 | ビデオ通話 音声通話 チャット 録画・保存（有料版） 画面共有 |
| 料金 | 無料版：0円 有料版 Business Starter：680円 Business Standard：1,360円 Business Plus：2,040円 ※1年契約、1人あたりの月額 Enterprise：要問い合わせ |
| 公式サイト | https://workspace.google.com/products/meet/ |
Google Meetは、Googleアカウントを持っていれば、無料から試せるツールです。
1ユーザーあたり15GBまでのGooglドラオブステージを利用できる他にも、60分間最大100人まで利用できます。
2人までの場合は、24時間利用できるのも嬉しいポイントです。
無料版では、オンライン商談内容の録画や保存はできませんが、有料版なら全てのプランで録画と保存機能を利用できます。
Zoom
| 運営会社 | ZVC JAPAN 株式会社（日本法人） |
|---|---|
| 主な機能 | 画面共有 バーチャル背景・フィルター・アバター ブレイクアウトルーム オーディオプラン 電話カンファレンスサービス 無料のビデオカンファレンス ビデオ通話 |
| 料金 | Free：無料 Pro：13.32ドル（約1944.85円） Business：18.32ドル（約2674.89円） Business Plus：要問い合わせ Enterprise：要問い合わせ |
| 公式サイト | https://www.zoom.com/ja/products/virtual-meetings/ |
Zoomは、オンライン商談に必要な機能を集約しています。
ビジネスミーティングをはじめとして、オンライン教育やウェビナーまで幅広い用途に活用できるのも魅力です。
無料から試せますし、必要に応じて有料プランにもシフトできます。
どこでもSHOWBY
| 運営会社 | 株式会社かんざし |
|---|---|
| 主な機能 | モード切替 画面共有 カメラ 画面最大化 チャット 名刺交換など |
| 料金 | 無料版：0円 通常版 ユーザー課金タイプ：1,980円/月×人 ルーム課金タイプ：5,500円/月×部屋 ※いずれも初期費用0円 |
| 公式サイト | https://www.showby.cloud/detail/ |
どこでもSHOWBYは、オンライン商談からWeb面談やWeb診察まで、幅広い用途に対応しているクラウド型ツールです。
1対1のオンライン商談をはじめ、大人数でのオンライン会議もできます。
オンライン商談に必要な機能を集約しているので、導入後直ぐに利用を開始できるのも嬉しいポイントです。
こちらの記事では、オンライン商談ツールのおすすめ11選や選び方も紹介していますので、あわせてご覧ください。
オンライン商談ツールおすすめ11選！選び方や導入メリットも解説
まとめ：オンライン商談ツールを駆使して効率よく顧客獲得を目指そう
オンライン商談は、場所を問わずやり取りできます。
顧客先への移動時間や営業コストを削減できるので、企業にとってのメリットも大きいといえるでしょう。
ただし、画面越しの対応となるため、カメラを通した時の見え方や聞こえ方を意識する必要があります。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、オンライン商談ツールを駆使して、顧客獲得数を増やして成果につなげてください。
