資料作成ツールのおすすめ10選！納得いく資料作りが可能に【無料もあり】
「プレゼン資料作りが苦手…」
「企画書をもっとわかりやすく効率良く作成したい」
業務の中で、資料作成に苦悩するビジネスパーソンも多いでしょう。
そこでおすすめしたいシステムが、資料作成ツールです。
資料作成ツールは、プレゼン資料や企画書など資料を作成するツール。資料作成ツールはグラフやチャートのテンプレはもちろん、クラウド型であれば複数人での共同作業が可能で、業務の効率化に役立ちます。
本記事では、資料作成ツールのメリットや選び方、おすすめのツールをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
資料作成ツールとは？
資料作成ツールとは、プレゼン資料や企画書、スライドショーを作成するツールのこと。
資料作成ツールには、パワーポイントやGoogleスライドといったローカル環境で行うオフライン型と、オンライン上で作成するクラウド型の2種類があります。
現在は、テレワークの普及も加速し、クラウド型の資料作成ツールが主流となっています。クラウド型の資料作成ツールは、複数人での共同作業やオンライン会議での資料共有・編集が可能なので、今後も企業の使用率は高まるでしょう。
資料作成ツールの選び方
資料作成ツールを選ぶポイントは、大きく以下の4つです。
1. 機能面｜ビジネス向けの資料作成が可能か
2. セキュリティ面｜安全性は高いか
3. 費用面｜料金形態は予算に合っているか
4. 操作面｜誰でも使いやすいか
機能面｜ビジネス向けの資料作成が可能か
まずは機能面です。ビジネス利用に適した機能が備わっているか選定基準に入れましょう。
例えば、プレゼン資料や企画書作成を、スライド形式で行えるか、グラフや図を作成できるかはポイントです。
目的や用途に応じた資料作成が可能かどうかを見極めましょう。
セキュリティ面｜安全性は高いか
セキュリティ面も欠かせないポイントです。特にビジネス利用の場合、フォームから入手したユーザー名や住所などの個人情報の漏洩は、防がなければいけません。
複数人で閲覧・編集する際のパスワード設定、共有範囲の権限設定、デバイス制限が可能かどうか確認しましょう。
費用面｜料金形態は予算に合っているか
また、費用面にも着目してください。資料作成ツールは完全無料のものから有料、課金型までさまざまです。
無料ツールでも資料作成は可能ですが、使えるデザインや機能面で物足りなさを感じるかもしれません。
そして、有料ツールの方がセキュリティ面やサポート体制が充実しているケースは多いです。ビジネス目的で利用する際は、コスパだけでなく安全面にも気を配りましょう。
操作面｜誰でも使いやすいか
操作面も選定基準の一つです。せっかく資料作成ツールを導入しても、機能が複雑だと使いこなすまでに時間がかかります。それではかえって非効率でしょう。
社内全体で使用するなら、社員の誰もが利用しやすいものを導入してください。
資料作成ツールのおすすめ10選
それでは、資料作成ツールのおすすめ10選を紹介していきます。
1. Googleスライド
2. Keynote
3. Sway
4. Stock
5. Canva Pro
6. Zoho Show
7. Prezi
8. Clear Slide
9. Scrapbox
10. Powtoon
Googleスライド
Googleスライドは、Google社が提供する資料作成ツールです。Googleアカウントでログインし、無料で利用できます。
作成した資料はオンラインで共有でき、権限付与で誰でも編集が可能です。シンプルな操作も魅力で、手軽に資料を作成したい人におすすめです。
| 特徴 | Googleアカウントに登録するだけで利用開始できる pptx、pdf、odp、pngへのエクスポート可 自動保存機能あり |
|---|---|
| 費用 | 初期費用・月額費用：基本無料 （ただし、容量15GBを超える場合は、追加容量の購入が必要） |
Keynote
Keynoteは、Apple Japanの合同会社が提供する資料作成ツールです。Apple製品であればすぐにインストールができ、無料で資料作成が始められます。
エフェクト、トランジションが豊富なのでインパクトのある資料を作りたい人におすすめです。
| 特徴 | Apple製品対応（Windowsは利用不可） 無料で利用できる 30種類以上のテンプレート、パワフルなエフェクト、トランジションが充実 Appleユーザー同士でファイル共有・編集が可能 |
|---|---|
| 費用 | 初期費用・月額費用：無料 |
Sway
Swayは、Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できる資料作成ツールです。Microsoftと連携しているため、PowerPointやWord、PDFを読み込んで資料を作成できます。
デザイン性の高いテンプレートが豊富なので、クオリティの高い資料を簡単に作成できるところが売りです。
| 特徴 | Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できる Microsoft機能からの読み込み可能 URL共有で複数人での共同作業が可能 共有権限の設定が可能 |
|---|---|
| 費用 | 初期費用・月額費用：無料 |
Stock
Stockは、チーム内のタスク管理やメモ管理といった情報ストックに強みを持つ資料作成ツールです。シンプルな機能で分かりやすく直感的に使えるため、IT用語に詳しくない人でも安心して利用できます。
| 特徴 | 操作がシンプルで誰でも使える チーム内の情報管理に強み フォルダ階層形式で手軽に資料共有が可能 万全なセキュリティ体制 |
|---|---|
| 費用 | 初期費用：無料 フリープラン：無料 ビジネスプラン：月額2,980円〜/5人以下利用時 エンタープライズプラン：月額5,800円〜/5人以下利用時 （無料トライアル・年間一括払い有り） |
Canva Pro
Canva Proは、42万点以上のテンプレートと1億点以上の写真・動画・グラフィックが利用できる素材が豊富な資料作成ツールです。魅せるプレゼン資料を作りたい、エフェクトやトランジションにこだわりたい人におすすめです。
無料と有料の2種類があり、チームで月額1,800円で利用でき、プレミアムコンテンツを無制限に利用可能とコスパ抜群です。個人ユーザー向けに無料プランもあります。
| 特徴 | 豊富なテンプレートとコンテンツが無制限に利用可能 チーム利用では1TBの保存容量 24時間年中無休のカスタマーサポート ブランドカラー・ロゴ・フォントをデフォルト設定するブランドキット機能 |
|---|---|
| 費用 | 無料プラン：無料 有料プラン Canva Pro：月額1,500円/1人 Canva for Teams：月額1,800円/2〜5名 |
Zoho Show
Zoho Showは、Googleアカウントでログインできる資料作成ツールです。Zoho Showの魅力はコスパの良さです。高機能でありながら運用コストは大手企業が提供するツールの5分の1と低価格で利用できます。
フリー写真素材サイトと連携しているため、イメージ写真を外部で検索する手間がかかりません。図やグラフにアニメーション機能が付けられ、見た目にもこだわりたい人におすすめです。
| 特徴 | 高機能で低価格 フリー写真素材サイトとの連携 図やグラフのアニメーション機能 ソーシャルメディアとの連携が得意 安心のサポート体制 |
|---|---|
| 費用 | 初期費用：無料 月額費用 スタンダード：月額1,680円 プロフェッショナル：月額2,760円 エンタープライズ：月額4,800円 アルティメット：月額6,240円 （無料トライアル・無料プラン有り） |
Prezi
Preziは、高画質で動きのあるスライド作成に強みを持つ資料作成ツールです。相手の興味を惹きつけるインパクトのある資料を作りたい人におすすめです。
Preziで作成した資料はオンライン会議をしながらのプレゼンが可能です。ZoomやGoogle Meetで接続でき、ビデオ通話と資料表示を同時に行えます。無料と有料の2種類があり、ビジネス利用では有料がおすすめです。
| 特徴 | 動きのあるスライド作成 ビデオ通話と資料表示を同時に行える スマホアプリ対応 |
|---|---|
| 費用 | ベーシック：無料 個人向けプラン：月額＄7（約937円）〜 ビジネス：月額＄12（約1,606円）〜 （個人向け、ビジネス共に14日間無料トライアル有り） |
Clear Slide
Clear Slideは、セールスに特化した資料作成ツールです。
閲覧履歴を残せる分析機能が特徴で、顧客がどの資料にどれくらいの時間滞在したのかを分析することで、顧客の興味や動向を把握できます。
| 特徴 | セールスに特化 資料の閲覧履歴、アクセス時間の分析機能 スマホにも対応 |
|---|---|
| 費用 | 月額＄35（約4,686円）〜 |
Scrapbox
Scrapboxは、オンライン上で資料を保存・整理し、リンク化されたメモ書きや文書をそのままスライドに反映できる資料作成ツールです。リアルタイムでの編集・保存を複数人で同時に行え、情報はクラウド内に自動保存されます。
使い方もシンプルで、ボタンや操作の表現方法に専門用語も使われていないため、IT用語に不慣れな人でも安心して利用できます。
料金プランは公開プロジェクトと非公開プロジェクトがあり、ビジネス利用の場合は非公開プロジェクトがおすすめです。
| 特徴 | 情報の整理や分類をリンク化し自動整理 リアルタイムで共同編集・保存が可能 シンプルな表現方法で誰でも使いやすい |
|---|---|
| 費用 | 公開プロジェクト：ビジネス・個人に関わらず無料 非公開 PERSONAL/EDUCATION：無料 BUSINESS：月額税込1,100円/ユーザー ENTERPRISE：要問い合わせ |
Powtoon
Powtoonは、アニメーションを活かしたスライドやビジュアルコンテンツ作成に強みを持つ動画作成プラットフォームです。
操作感もシンプルで使いやすく、テンプレートが豊富なので他社とかぶらないアニメーション資料を作成できます。企業や教育機関の幅広い業務コミュニケーションに対応しており、世界149カ国で導入されています。
| 特徴 | アニメーション作成に強み 豊富なテンプレートと素材で高品質な動画制作が可能 ブランドロゴやカラー、フォントを一元化 世界149カ国で利用されている |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
なお、現代では大企業と中小企業問わず、高品質なマーケティング資料の収集は競合に競り勝つ上で欠かせません。
質が高いマーケティング資料ダウンロードのおすすめサイトについては、こちらもぜひ参考にしてみてください。
質の高いマーケティング資料を集める方法とおすすめのサイトとは？の記事はこちら
資料作成ツールを導入するときの注意点
資料作成ツールを導入する際は、下記の3点に注意を払いましょう。
1. 素材やテンプレートが少ないとイメージする資料が作成できない
2. 既存ソフトとの互換性がないと設定が難しい
3. 権限管理を徹底しないと情報漏洩のリスクがある
素材やテンプレートが少ないとイメージする資料が作成できない
まず、素材やテンプレートが不足していると、イメージ通りの資料作りができません。特に、顧客との商談に用いるプレゼン資料は、クオリティの高さが求められます。
自社商品を魅力的に伝えるためには、デザインに工夫を凝らす必要があるでしょう。
また、テンプレートが豊富なツールであれば資料作成の作業効率が上がるため、ツール選びは妥協せず行ってください。
既存ソフトとの互換性がないと設定が難しい
PowerPointをはじめ、既存ソフトがある場合、互換性がないとシームレスなデータの受け渡しができません。
データをすぐに移行させるためにも、新しいツールへのインポートが可能であるか、フォント制限の有無も確認しましょう。
権限管理を徹底しないと情報漏洩のリスクがある
複数人で資料を共有する場合は、アクセス権限の設定にも注意してください。
クラウド型の資料作成ツールは、共同編集ができるため便利です。しかし、閲覧・編集権限を正しく設定しないと、外部に情報漏洩する恐れが高まります。権限設定やパスワード管理が万全なツールを選び、データの取り扱いにも細心の注意を払いましょう。
資料作成ツールを活用するメリット
資料作成ツールを活用すると、主に以下3つのメリットが得られます。
1. 自社のイメージに合った資料を作れる
2. 一度作成すれば繰り返し再利用できる
3. チーム内でファイルの共有と編集ができる
自社のイメージに合った資料を作れる
まず、自社のイメージに合った資料が作れます。
資料作成ツールは、基本的に素材とテンプレートが充実しています。色やデザイン、フォントの豊富なツールを活用すれば、自社の商品やサービスをより魅力的に伝えられ、顧客へも良い印象を与えられるでしょう。
一度作成すれば繰り返し再利用できる
資料を一度作ってしまえば、繰り返し再利用ができることもメリットです。
既存資料と類似の資料を作る場合、フォーマットをコピーするだけで、一から資料を作る必要はありません。顧客から評価の良かった資料は再利用する価値があるので、チェックを入れておくといいでしょう。
チーム内でファイルの共有と編集ができる
そして、チーム内で資料ファイルを共有して編集ができます。
クラウド型の資料作成ツールは、複数人で共同作業ができ、業務効率化にもつながるでしょう。
また、評価のよかった資料は教育資料としても使えるため、自社全体のスキルアップも図れます。
資料作成ツールに関するよくある質問
では最後に、資料作成ツールに関するよくある質問を紹介します。
● 無料の資料作成ツールでも十分活用できますか？
● どのデバイスからもアクセス可能ですか？
● 資料やファイルのエクスポート機能に対応していますか？
Q.無料の資料作成ツールでも十分活用できますか？
A.無料のツールでも資料作成自体は可能です。
しかし、無料ツールでは使える機能やテンプレートの範囲が狭いケースがあります。さまざまなプレゼン資料を作成するのであれば、有料の資料作成ツールを検討してみてください。
Q.どのデバイスからもアクセス可能ですか？
A.資料作成ツールによってアクセスできるデバイスが異なります。各ツールの公式サイトを確認してみてください。
特に、外出する機会の多い人が利用する場合は、タブレット端末やスマホからアクセスしても問題なく閲覧できるか、編集可能かという点も確認する必要があります。
Q.資料やファイルのエクスポート機能に対応していますか？
A.資料作成ツールごとに異なります。
ツールの種類によって、PDF化パワーポイントへのエクスポートに無料で対応しているもの、制限があるものなどさまざまです。利用したいツールを確認してみてください。
まとめ：資料作成ツールを活用して訴求力の高いプレゼンをしよう
資料作成ツールに備わっている豊富なテンプレートと素材を活用することで、自社の商品やサービスをより魅力的に顧客に伝えられます。
ツールの種類によって図やグラフをアニメーション化できるため、オンライン商談やWeb会議でも訴求力の高いプレゼンテーションが可能です。
資料作成ツールを活用して、他社との差別化を図りましょう。
なお、kyozonでは資料作成ツールの比較・検討ができます。あわせてご覧ください。
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