商談アポイントメールの書き方ガイド！成果につなげる8つのコツや例文を紹介
商談の機会を獲得する方法には、電話を使用するテレアポや、営業担当者が顧客先を訪問する飛び込み営業などがあります。
テレアポや飛び込み営業の場合、タイミングによっては話すら聞いてもらえないことも少なくありません。
商談アポイントメールは、受け取る側が都合の良いタイミングで開封できるのがメリットです。
とはいえ、商談アポイントメールに目を通してもらえなければ、商談の機会を獲得できません。
そこで本記事では、商談アポイントメールの書き方を詳しく解説します。成果につなげる8つのコツや例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
商談アポイントメールが必要な理由
商談アポイントメールが必要とされる3つの理由を紹介します。
- 商談に関する情報を漏れなく伝えられる
- 相手に都合の良いタイミングで開封・確認できる
- 履歴から内容を再確認できる
商談に関する情報を漏れなく伝えられる
メールは、多くの情報を記載できるため、商談に関する情報を漏れなく伝えられます。
メールを作成したら送信前に見直せるので、伝え漏れがあっても追記できます。
さらに、見て欲しい資料や自社サイトのURLを添付すれば、口頭で伝えるより正確かつ客観的な情報を伝えられるのもメリットです。
相手に都合の良いタイミングで開封・確認できる
テレアポや飛び込み営業は、対面で顧客の反応を確認できる反面、タイミングが悪ければ話すら聞いてもらえないこともあります。
商談アポイントメールは、手が空いたタイミングで開封して内容を確認できるので、相手の貴重な時間を奪いません。
対面でのコミュニケーションに比べて、双方の心理的負担が軽減されるのもメリットです。
履歴から内容を再確認できる
メールには送信履歴が残るので、内容を再確認できるのもメリットです。
開封確認機能を活用すれば、相手がメールを開封したかも一目で確認できます。
ただし、受信側が開封確認通知を無効にしていると、確認できないことに留意しましょう。
効果的な商談アポイントメールを書く8つのコツ
では次に、効果的な商談アポイントメールを書く8個のコツを紹介します。
- 内容が伝わりやすい件名にする
- 宛名や挨拶文で敬意を示す
- 冒頭に結論や要件を記載する
- メリットを簡潔に伝える
- アポイントの候補日は複数提案する
- 返信日の期限を設定する
- 問い合わせ先を記載する
- フォローアップも丁寧にする
以降でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
内容が伝わりやすい件名にする
時間をかけて作成しても、メールを開封してもらえなければ意味がありません。
まず、件名を工夫することが大切です。
- 件名で内容が分かるようにする
- 記号を使って目に付きやすくする
- 特別感を持たせる
なお、件名が長すぎたり記号を多用したりすると、見づらくなるので15～25文字程度を目安にするとよいでしょう。
宛名や挨拶文で敬意を示す
宛名や挨拶文は、省略せずに必ず記載して敬意を示すことも大切です。
知らない人からのメールでも、丁寧な挨拶から入れば好印象を与えられます。
正しい敬語を使うことも意識してください。丁寧に挨拶をしても、間違った敬語を使うと悪い印象を与えかねません。
正しい敬語と丁寧な挨拶で、相手に敬意を示してください。
冒頭に結論や要件を記載する
冒頭は、結論や要件から伝えるのもコツです。
丁寧な挨拶は重要ですが、前置きが長すぎると要件が伝わりません。何を言いたいのかが伝わらなければ、最後まで読んでもらえないでしょう。
冒頭で結論や要件を伝えれば、相手もメールの内容を即座に理解できます。必ず読んでもらえるとは限らないものの、興味を引ければ目を通してもらえる可能性が高まります。
メリットを簡潔に伝える
メリットは、簡潔に伝えてください。
そもそもどんなに魅力的な件名でも、相手にとってのメリットがなければ開封してもらえません。
メリットは商品やサービスの特徴に過ぎないため、メリットの先にあるベネフィットもしっかりと伝えましょう。
メリットとベネフィットを理解してもらえれば、相手もイメージしやすくなります。
アポイントの候補日は複数提案する
アポイントの候補日は、複数提案するのも重要です。
相手がメールを開封して、自社商材に興味を持ってくれても、アポイントの日程が合わなければ商談の機会を獲得できません。
候補日を複数提案すれば、相手に都合の良い日を選んでもらえます。相手に合わせるという協調性をアピールすれば、好印象を与えられるのもメリットです。
返信日の期限を設定する
返信日には期限を設定するのもコツです。
期限がないと、後回しにされる恐れがあります。せっかく商談アポイントメールに興味を持ってもらえても、時間が経過すると興味や関心が薄れかねません。
返信日に期限を設定すれば、相手もスケジュールを調整しやすくなります。
1週間ほどの現実的な期限を設定しましょう。
問い合わせ先を記載する
相手によっては、返信前に直接のコミュニケーションを求められる場合があります。
こうした場合にもすぐに対応できるように、電話番号も記載しましょう。
メールの署名に、公式サイトのURLや商品やサービスの紹介ページURLなども記載しておけば、相手が知りたい情報をすぐに確認できます。
フォローアップも丁寧にする
商談アポイントメールは、送ったら終わりではありません。
返信がない場合は1週間後を目安に、フォローアップメールを送りましょう。
フォローアップメールにも返事がないのに何度もメールを送ると、相手を不快にする恐れがあります。ニーズにマッチしていない可能性もあるので、見極めも必要です。
アポイントメールの書き方
アポイントメールは、顧客との関係性によって書き方が異なります。
- 新規顧客へのアポイントメール
- 既存顧客へのアポイントメール
それぞれ書き方のポイントを見ていきましょう。
新規顧客へのアポイントメール
新規顧客とは関係性を構築できていないので、まず自己紹介とどのような経緯でメールを送信したかを説明してください。
冒頭には、「突然ご連絡を差し上げる非礼をお許しください」など、丁寧に挨拶してから、簡単に自己紹介します。
次にメールを送った経緯を記載しましょう。
- 相手企業のホームページを見た
- セミナーに参加した
このように経緯を説明すれば、警戒心を和らげることができます。
既存顧客へのアポイントメール
過去に取引がある既存顧客とは、ある程度関係性を構築できています。メールを送ってきた相手のことも認識しているので、開封率は高くなるでしょう。
件名には、送信者の名前を記載するのもポイントです。
冒頭は「ご無沙汰しております」のように、既知であることをアピールします。
以前の取引に関するお礼を述べてから、要件を伝えましょう。
商談アポイントメールの例文
それでは、商談アポイントメールの例文をシチュエーション別に紹介します。
- アポイントへのお礼メール
- 先方に候補日を挙げてもらう場合のアポイントメール
- オンライン商談希望時のアポイントメール
- 日程の再調整が必要な場合
- アポイントメールへの返信例文
- 商談前日のリマインドメール
- 訪問後のお礼メール
アポイントへのお礼メール
アポイントメールへのお礼は、顧客との関係性を構築するうえでも重要な意味を持ちます。
まず、感謝を述べてから、再確認の意味で商談日時を記載しましょう。
件名：アポイントメントのご確認
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
株式会社□□の◯◯です。
この度はアポイントメントの機会をいただいたこと、心より感謝申し上げます。
つきましては、下記の日程にて貴社にお伺いさせていただきます。
日程：◯月◯日（◯曜日）XX時～XX時
訪問者：株式会社□□ 営業部◯◯
ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
署名
先方に候補日を挙げてもらう場合のアポイントメール
通常は、営業側が候補日を提案しますが、先方の都合によっては候補日を挙げてもらうケースもあります。
こちらから候補日を提案する場合と同様に、複数の候補日を提示してもらえるように促しましょう。
件名：お打ち合わせ日程のご相談
◯◯株式会社
◯◯様
お世話になっております。
株式会社□□の◯◯です。
早速ですが、お打ち合わせ日程をご相談したくご連絡いたしました。
◯◯様のご都合の良い日時を、いくつかお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
署名
オンライン商談希望時のアポイントメール
顧客がオンライン商談を希望するケースもあります。
対面商談と同様に、候補日は複数提示して顧客に選んでもらうようにしましょう。
件名：□□に関するお打ち合わせ日程について
株式会社△△
□□様
お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日はお問い合せいただきありがとうございました。
□□様よりご要望いただきましたオンライン商談の日程ですが
以下から、ご都合の良い日はございますでしょうか。
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
上記以外の日程がよろしければ、お手数ですがご指示いただけますと幸いです。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
署名
日程の再調整が必要な場合
スケジュールを組んでいても、急遽日程の変更が必要になる場合があります。
このケースでは、再調整が必要になったらすぐに連絡を入れ、早めに日程を調整しましょう。
件名：〇〇のお打ち合わせ日程調整について
株式会社◯◯
◯◯様
お世話になっております。
株式△△の◯◯です。
先日お知らせした◯月◯日のお打ち合わせですが、こちらの都合でお伺いするのが難しくなってしまいました。
スケジュールを調整していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
以下に候補を挙げますので、ご検討いただければ幸いです。
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
◯月◯日（◯曜日） ◯時～◯時
なお、他にご都合の良い日がございましたら、お知らせください。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
アポイントメールへの返信
アポイントメールへの返信といっても、さまざまなシチュエーションがありますが、ここでは提示された候補日から選ぶケースで紹介します。
件名：お打ち合わせ日時の件
株式会社□□
営業部△△様
お世話になっております。
◯◯株式会社の□□です。
ご訪問の件について承知いたしました。
先日いただいた候補日程ですと、◯月◯日◯時なら時間を確保できます。
お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名
商談前日のリマインドメール
リマインドメールは、商談の日時を確認する意味でも重要な施策です。
すでにスケジュールは把握している前提なので、簡潔に伝えることを意識しましょう。
件名：◯月◯日◯時からのお打ち合わせについて 株式会社□□・営業部◯◯
△△株式会社
◯◯様
お世話になっております。
株式会社□□の◯◯です。
早速ですが、明日予定しておりますお打ち合わせについて、改めてご連絡させていただきます。
日程：◯月◯日◯時～◯時
場所：貴社本社ビル
訪問者：株式会社□□・営業部◯◯
何かご不明な点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
それではどうぞよろしくお願いいたします。
署名
訪問後のお礼メール
訪問後のお礼メールは、フォローアップの意味も込められています。
できるだけ迅速に送るのもポイントです。
件名：本日のお打ち合わせの件
株式会社□□
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の□□です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
大変参考になるご意見を賜り感謝申し上げます。
年のため、本日のお打ち合わせに関する資料と議事録を添付しますので
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
他にも何かご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
署名
商談アポイントメールに関する注意点
商談アポイントメールにも、いくつか注意したい点があります。
- 送信時間に配慮する
- 正しい敬語を使用する
- 返信には迅速に対応する
以降でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
送信時間に配慮する
メールでも送信時間への配慮が必要です。
ビジネスマナーとして、深夜や早朝は避け、就業時間内に送りましょう。
就業直後や午前中の早い時間なら、当日中に開封してもらえる可能性があります。
やむを得ず就業時間内に送れない場合は「朝早くに失礼します」「夜分に失礼します」と一言添えるとよいでしょう。
正しい敬語を使用する
正しい敬語を使用することも大切です。
関係性を構築できている顧客でも、お客様には失礼があってはいけません。丁寧な言葉使いはもちろんのこと、過剰過ぎる敬語も避けてください。
送信前には、誤字や脱字がないかも確認しましょう。
返信には迅速に対応する
商談アポイントメールに返信があったら、迅速に対応してください。
時間があくと顧客の関心や興味が低下する恐れがあります。レスポンスが遅いと、後回しにされたと、ネガティブな印象を与えかねません。
メール配信システムで開封確認ができたら、電話でのアプローチをプラスするのも有効です。
まとめ：効果的な商談アポイントメールで商談を獲得して成果につなげよう
商談アポイントメールは、相手が都合の良いタイミングで確認できます。
件名や文面には工夫が必要ですが、対面でのやり取りのように心理的な負担がないため、受け入れてもらいやすいのはメリットです。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、効果的な商談アポイントメールで商談の機会を獲得して成果につなげてください。
