商談の録音は許可を取るべき！法律違反やトラブルを避けるマナー・心得を解説
商談は、30分や1時間以上かかることも多いため「メモを取りながら進めるのは難しい……」と悩みを抱える担当者は少なくありません。
また、商談後は議事録作成に時間を取られたり、メモだけでは重要な情報が抜け落ちたりするなどの課題もあります。
こうした課題には、商談の録音で解決が可能です。とはいえ、勝手に録音して大丈夫か不安に思う方もいるでしょう。
そこで本記事では、商談の録音に許可が必要なのか、法律的な問題はないのかについて解説します。ビジネス上のマナーや、トラブルを避けるための心得も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
商談は録音するべき？
結論から述べると、商談は録音すべきでしょう。
商談形式や内容によって異なるものの、商談平均時間は1時間半～2時間とされています。一方、人の集中力が持続するのは60分～90分程度なので、商談の間に集中してメモを取り続けるのは困難です。
さらに、メモに気を取られていると気が散ってしまい、商談の質が低下する恐れもあります。
そこで、商談を録音すればメモを取る必要はありません。商談に集中でき、聞き漏らしや聞き間違いなども防げます。
また、内容がすべて記録として残るため、議事録の正確性を担保できるのも利点です。
商談を録音しても法律違反ではない
商談を録音しても、法律違反には当たりません。ただし、ビジネスマナーとして考えた場合は、マナー違反になるので許可は取るべきでしょう。
無断で録音した場合は「盗聴」や「秘密録音」に該当しますが、録音自体は違法ではないため、刑事罰の対象とはならないケースがほとんどです。
ただし、録音内容を第三者に漏らすと、プライバシーの侵害や名誉毀損になる恐れがあるので注意しましょう。
商談の録音は無断ではなく許可を取るべき理由
事前の許可なく、無断で商談を録音しても違法ではありませんが、後々の関係性に悪影響を及ぼす可能性は少なからずあります。
たとえば、無断で録音したことを相手が不快に思った場合は、不信感から交渉が難航したり、マナー違反を原因に取引が中止になったりするかもしれません。
商談を始める前に、録音する旨を伝えておけば、このようなトラブルを回避できるでしょう。
また、無用なトラブルを避けることで、信頼関係を維持でき円滑な取引を実現できるのも許可を取るべき理由です。
商談を録音する際に許可を取る方法
商談を録音する場合には、マナーとして許可を取る必要があります。
ここでは、録音の許可を取る方法を2つ紹介します。
- 事前アンケートで確認する
- 商談前に相手の意向を確認する
事前アンケートで確認する
事前アンケートは、アポイントの確認時か、あるいはヒアリングを行う前に実施します。
アンケート用紙やアンケートフォームに、録音許可に関する項目を設定しましょう。
例文
項目【商談内容の録音について】
「当日の商談内容を正確に把握し、質の高い議事録作成と迅速な情報共有を行うため、録音を予定しております。ご協力をお願いできますでしょうか。」
・はい
・いいえ
このタイミングでアンケートを実施すれば、相手に考える時間を与えられるため心理的な負担を軽減できます。
また、書面やフォームに残しておくことで、相手から許可があることを記録として残せるのもメリットです。
商談前に相手の意向を確認する
アンケートが難しい場合は、商談前に直接相手の意向を確認する方法があります。
例文
「本題に入る前に、議事録の作成をスムーズにするため、本日の会話を録音させていただいてもよろしいでしょうか。」
アンケートを実施してから時間が空いた場合は、改めて相手の意向を直接確認するとよいでしょう。
事前に許可を得ることで、相手に配慮している姿勢をアピールでき、結果として信頼関係の維持につながります。
商談を録音する方法4選
録音の許可が取れたら、次はどの方法で録音するのかを検討しましょう。
商談形式や必要な音質レベルに応じて、以降で紹介する4つの方法から、最適な録音方法を選ぶことが重要です。
- ICレコーダー
- スマートフォン
- ビデオカメラ
- Web会議ツール
ICレコーダー
音声録音に特化したICレコーダーは、高性能マイクや不要なノイズを処理する機能が搭載されている製品が多くあります。
操作も簡単であり、高品質な録音が可能です。
ただし、容量が小さいモデルは、長時間の商談を最後まで録音できない可能性があります。ICレコーダーを選ぶ際は、容量を確認して何時間録音できるか確認しましょう。
スマートフォン
スマートフォンの録音アプリを使うのも選択肢の一つです。
わざわざ録音機器を購入する必要がなく、普段から使い慣れたデバイスならスムーズに操作できます。
アプリによる違いはあるものの、その多くは長時間対応できるので、多少商談が長引いても最後まで録音できるのも特徴です。
ただし、スマートフォンの場合は、事前にバッテリー残量やストレージ容量の確認が不可欠です。
なお、商談中に着信や通知音が入ると、商談の妨げになる恐れがあります。商談中は、マナーモードにしておくなどの配慮が必要になるでしょう。
ビデオカメラ
ビデオカメラは音声だけでなく、資料やホワイトボードの内容、商談中の相手の表情や仕草なども記録できます。
音声だけでは伝わらない雰囲気を詳細に記録できるので、商談の振り返りやチーム内での情報共有などにも活用が可能です。
ただし、録音と録画ができるビデオカメラは、相手に与える心理的負担が大きくなる懸念があります。
ビデオカメラを利用する際には、丁寧に説明し念入りに許可を取るようにしましょう。
Web会議ツール
オンライン商談の場合は、Web会議ツールの録画機能を活用できます。
別途録音機器を用意する必要がなく、参加者に対して録画の開始が通知されるため、商談開始時にツールを利用する旨を伝えれば許可取りの手間もかかりません。
ただし、通信環境が悪いと途中で中断されたり、音声や映像が乱れたりする恐れがあります。
また、無料プランでは録音機能が使えない、あるいは時間が制限される場合があるため、事前に使える機能や時間を確認しましょう。
商談の録音に関する心得
商談の録音に際しては、単に「録音させてください」と伝えるだけでなく、相手に対する配慮が欠かせません。
ここでは、相手を不快にさせず効果的に許可を取る3つの心得を紹介します。
- 目的を明確に伝える
- 用途を明らかにする
- 管理方法を提示する
目的を明確に伝える
まず、録音の目的を明確に伝えましょう。
相手が事前に同意していても、音声の使い道が不明瞭だと不安を抱く恐れがあるからです。
なお、目的は正直に伝えることも意識してください。「聞き漏らしや聞き間違いを防ぐため」「精度の高い議事録を作成するため」など、ポジティブな理由であることも重要です。
このように、音声の使用目的を明確に伝えることで、相手の不安を解消できます。
用途を明らかにする
次は、用途を明らかにします。
録音に同意して目的を理解していても、どこまで使われるかわからない懸念があると相手は安心できません。
- 議事録作成のために関連部署のみで共有します
- 商談の振り返りを目的に担当者のみが使用します
上記は一例ですが、利用範囲が限定されていることを伝えると相手は安心できます。
管理方法を提示する
そして、管理方法も具体的に伝えましょう。
なぜなら、商談内容には個人情報や機密事項が含まれる場合があるため、情報漏洩の懸念を払拭する必要があるからです。
特に、クラウド上で保管する場合、誰でもアクセスできる状態では情報漏洩のリスクが高まります。利用者が限定されていることや、アクセス権を厳しく管理することを伝えましょう。
商談を録音する6つのメリット
では次に、商談を録音することで得られる6つのメリットを紹介します。
- 聞き漏らしや聞き間違いを減らせる
- 言った言わないのトラブルを防止できる
- 商談に集中できる
- 商談の振り返りで活用できる
- 精度の高い議事録を作成できる
- 欠席者へのフォローアップ資料としても活用できる
以降でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
聞き漏らしや聞き間違いを減らせる
まず、聞き漏らしや聞き間違いを減らせるのは大きなメリットです。
商談中に会話を展開しながらメモを取る方法では、どうしても限界があります。
たとえば、会話に集中する必要がある場面では、メモを取れないこともあるでしょう。一方、メモに集中しすぎるあまり、重要な発言を聞き逃せば本末転倒です。
商談を進めながらメモを取る場合、すべてを完璧に記録できません。
その点、録音なら一語一句漏らさず記録でき、後から何度でも繰り返し再生できます。
言った言わないのトラブルを防止できる
商談がスムーズに進んでも、契約の段階で認識の齟齬により思わぬトラブルに発展するケースは少なからずあります。
特に、条件交渉や金額提示など、重要度の高い話題で認識の齟齬があると、大きな損害につながりかねないため注意が必要です。
商談内容を録音しておけば、音声データが証拠になり、言った言わないのトラブルを防止できます。
仮に契約の段階で齟齬があっても、音声データを聞き直せばトラブルを未然に防げるでしょう。
商談に集中できる
商談中にメモを取っていると、発言が耳に入っていても相手の表情や仕草を確認できません。
商談では、こうした非言語情報にも重要な要素が含まれる場合があります。
そこで、商談を録音すればメモに集中する必要がなくなり、会話に耳を傾けながら相手の仕草や表情もしっかりと確認できます。
相手が迷っているような印象を受けたときにもすかさずフォローでき、商談の質を高められるでしょう。
商談の振り返りで活用できる
録音したデータは、商談の振り返りで活用できるのも大きなメリットです。
多くの商談をこなしても、すべてが成約につながるとは限りません。成約につながらなくても、失敗から学び改善を重ねることが重要です。
録音したデータを、商談の振り返り学習として活用すれば営業担当者は成長でき、商談の質も向上していくでしょう。
また、振り返りで積み重ねたデータは社内ノウハウとして蓄積され、人材育成にも活用できます。
精度の高い議事録を作成できる
商談を録音すれば、内容を一語一句漏らさず記録できます。
メモを見て思い出しながらよりも、精度の高い議事録を短時間で作成できるのがメリットです。
特に、専門性の高い情報や専門用語を多く使用する商談では、録音によりデータの正確性を担保できます。
欠席者へのフォローアップ資料としても活用できる
商談の当日に同席できなかった関係者に対して、口頭や要約のみの資料では、重要事項や会話のニュアンスを正確に伝えるのが困難です。
そこで録音データを活用すれば、商談の全容をそのまま伝えられます。
欠席者へのフォローアップ資料として活用すれば、チーム内で正確な情報を共有できるようになり、結果としてチーム力の強化にもつながるでしょう。
商談を録音する際の注意点
商談の録音は多くのメリットがある反面、実行する前に確認したい点がいくつかあります。
ここでは、商談の録音に関する注意点を3つ紹介します。
- 参加者全員の同意が必要になる
- 環境によって対策が必要になる
- データを適切に管理する必要がある
参加者全員の同意が必要になる
商談の録音に際しては、参加者全員の同意が不可欠です。
「商談を録音しても法律違反ではない」の章で触れた通り、同意なしの録音は違法となるケースはほとんどないものの、ビジネスマナーの観点では信頼関係に影響する懸念があります。
参加者が複数人いる場合は、全員の同意を得ましょう。
また、同意を得るべき対象は、商談相手だけではありません。自社内でも全員から同意を得ることが大切です。というのも、録音データには個人情報や社外秘が含まれる可能性があるからです。
データの管理方法や利用範囲については、情報管理規定やコンプライアンスの観点で事前の許可が必要になります。
もし、社内の同意を得ないまま録音すると、内部規定違反に該当する恐れがあるので事前の同意を得ておきましょう。
環境によって対策が必要になる
商談を行う環境によっては、録音データが不鮮明になったり、雑音が多く聞き取れなかったりする可能性があります。
複数人が参加する商談では「高性能マイクを用意する」「マイクを中央に設置する」などの対策が必要になるでしょう。
外部の音が入る環境では、ノイズキャンセリング機能が欠かせません。
また、Web会議ツールを使用する場合は、事前にマイク感度や設定を確認しておくとよいでしょう。
データを適切に管理する必要がある
商談の録音データには、個人情報や機密情報が含まれるケースがほとんどであり、データの適切な管理は非常に重要です。
もし、録音データが外部に流出すれば、商談相手からの信用を失い取引停止につながる恐れがあります。
また、損害賠償請求を受けた場合は、信頼回復が困難なレベルのダメージを負いかねません。
このようなリスクを回避するためにも、録音データは厳重に管理しましょう。
商談の録音ツールおすすめ5選
それでは、商談の録音に活用できるツールを5つ紹介します。
- AutoMemo
- 議事録革命！ログミーツ
- AmiVoice ScribeAssist
- TIMO Meeting
- YouWire 音声認識
AutoMemo
| 運営会社 | ソースネクスト株式会社 |
|---|---|
| 機能 | 録音文字起こし要約 |
| 料金（税込） | お試しプラン：無料 プレミアムプラン：月額1,480円（初月無料） |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://automemo.com/ |
AutoMemoは、AI文字起こし機能を搭載したボイスレコーダーサービスです。
商談の録音はもちろんのこと、自動文字起こし機能により議事録作成の手間を大幅に削減できるでしょう。
話者分離機能を活用すれば、複数人が参加する商談でも、誰が何を言ったかを正確に判断できます。
文字認識精度99%を謳っているように、文字起こし正解率が非常に高いのも注目したいポイントです。
パソコンやスマートフォンの他にも、専用端末まであらゆるシーンをカバーします。
議事録革命！ログミーツ
| 運営会社 | 株式会社 時空テクノロジーズ |
|---|---|
| 機能 | 録音自動文字起こし編集 |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://lp.logmeets.jp/ |
議事録革命！ログミーツは、Web会議ツールで利用できるサービスです。
ZoomやGoogle Meetなどとの連携が可能であり、オンライン商談の内容をリアルタイムで文字起こしできます。
また、自動要約機能によりAIが自動で重要な論点や決定事項を抽出して要約するので、精度の高い記事録を作成できるのもメリットです。
専用のモバイル端末と、Windowsアプリを利用できるのも特徴です。特に、専用モバイル端末は、携帯電話回線で独立して通信するため、場所を問わず安全に利用できます。
AmiVoice ScribeAssist
| 運営会社 | 株式会社アドバンスト・メディア |
|---|---|
| 機能 | リアルタイム認識 ファイル認識 単語登録機能 発言者識別機能 文字起こしと連動した音声再生機能 ポップアップ字幕、Zoom連携など |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://voxt-one.advanced-media.co.jp/service/scribeassist/ |
AmiVoice ScribeAssistは、録音と文字起こし・編集・要約をワンストップで実現します。
「リアルタイム認識」「ファイル認識」の両方に対応しているため、対面からオンライン商談まで幅広いシーンで活用できるのも魅力です。
また、インターネット接続の有無にかかわらず利用できるので、機密情報を含むデータも安心して扱えます。
さらに、生成AIと連携した文字起こし機能により、ワンクリックで議事録を作成できます。
TIMO Meeting
| 運営会社 | パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社 |
|---|---|
| 機能 | AI文字起こし Todo登録・管理 AI要約 議事録作成・展開など |
| 料金 | 月額3万円～詳細は要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://timo.persol-bd.co.jp/ |
TIMO Meetingは、AIによる文字起こしと要約で、議事録作成をサポートします。
他にも、商談案内や起案収集、事前確認や当日進行までをワンストップでサポートするのも強みです。
商談の録音以外にも、商談後のフォローアップやネクストアクションまで、幅広いシーンに活用できます。
Web会議ツールとの連携により、オンライン商談の録音にも活用が可能です。
YouWire 音声認識
| 運営会社 | 株式会社ギークフィード |
|---|---|
| 機能 | 音声録音とテキスト化 キーワード検索 |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://www.youwire.jp/about/voice-recognition/ |
YouWire 音声認識は、固定電話やスマートフォン、Web会議の音声を録音・管理します。
複数の音声エンジンを活用することで、音声データもテキストデータもクラウド上で管理できるのが強みです。
さらに、録音終了と同時にテキスト化するため、議事録作成もスムーズに進みます。
感情分析やキーワード検索といった機能を活用すれば、商談の振り返りにも役立つでしょう
まとめ：商談を録音する際は事前に許可を得よう
商談の録音に関しては、ビジネスマナーとして事前の許可を取るべきですが、重要な情報も含めて一語一句漏らさずデータとして残せるのはメリットです。
議事録の精度が向上するだけでなく、メモを見ながらよりも大幅に時間を削減できるでしょう。
本記事で紹介した情報を参考に、精度の高い商談の録音データを使用して、議事録作成や振り返りに活用してください。
