テレアポのオートコール活用とは？活用するメリットや注意点を解説
テレアポの現場では、架電数の確保と応対品質の両立に悩む担当者が少なくありません。
そこで注目されているのが、あらかじめ用意した音声を自動で発信する「オートコール」です。
この記事では、テレアポでオートコールを活用する仕組みやメリット、向いている企業の特徴、導入から運用までの流れ、注意点まで解説します。
目次
テレアポ営業のオートコールとは？
オートコールとは、あらかじめ登録した電話番号へシステムが自動で発信する仕組みのことです。
サービスによって機能は異なり、録音した音声メッセージを自動再生するタイプのほか、相手が応答した通話をオペレーターにつなぐタイプなどがあります。
発信作業を自動化することで、オペレーターが1件ずつ電話番号を入力して架電する手間を減らせる点が特徴です。
督促連絡や予約確認、アンケート調査など、定型的な電話業務にも活用されています。
テレアポ営業でオートコールを活用するメリット
テレアポにオートコールを組み合わせることで、架電業務の効率化や負担軽減につながる場合があります。
以降では、テレアポ営業でオートコールを活用する5つのメリットを紹介します。
- 効率化できる
- コスト削減につながる
- 電話の応対品質がオペレーターのスキルに左右されない
- 担当者が見込み度の高い相手への対応に集中できる
- 顧客の心理的負担を緩和できる
効率化できる
オートコールを導入すると、発信作業をシステムに任せられるため、架電数を増やしやすくなります。
番号を1件ずつダイヤルする手間や、話し中・不在への対応をシステムが自動で処理するため、オペレーターは電話がつながった相手との会話に集中できます。
手動で電話番号を入力する機会が減るため、かけ間違いを防ぎやすく、一定時間内に対応できるリスト数も増やしやすくなります
架電数が増えることで、アポイント獲得の母数を確保しやすくなります。
コスト削減につながる
オートコールは、少人数のオペレーターで多くの架電をこなせるようになるため、人件費の削減につながる場合があります。
発信作業にかかっていた時間を削減できる分、オペレーターの稼働をアポイント獲得や商談などの成果に直結する業務に振り分けやすくなります。
発信業務に必要な人的リソースを抑えたい企業にとって、オートコールは選択肢の一つです。
一方で、システムの利用料が発生するため、削減できるコストとのバランスを確認しておく必要があります。
電話の応対品質がオペレーターのスキルに左右されない
テレアポでは、オペレーターの経験やスキルによって、電話の第一声や案内内容にばらつきが出やすいという課題があります。
オートコールでは、あらかじめ用意した音声を使用する場合、初期案内を同じ内容・トーンで統一しやすくなります。
新人オペレーターとベテランオペレーターの応対品質の差を抑えたい場合にも役立ちます。
案内内容を均一にできる分、後から内容を見直す際も修正箇所を一元管理しやすくなります。
担当者が見込み度の高い相手への対応に集中できる
オートコールで発信し、応答があった相手だけをオペレーターにつなぐ運用にすると、不在や拒否の相手への対応に時間を取られにくくなります。
これにより、担当者は実際に応答した相手や、案内内容に関心を示した相手との会話に集中できます。
リストの精査やアポイントの事前確認にオートコールを使い、その結果をもとに担当者が優先度をつけて対応する、といった使い方もあります。
結果として、限られた稼働時間をより成果につながりやすい対応に充てやすくなります。
顧客の心理的負担を緩和できる
テレアポは相手から警戒されたり負担に感じられたりする場合があります。
オートコールであらかじめ用件を簡潔に案内し、興味がある相手だけがオペレーターとの会話に進む仕組みにすることで、相手は自分のタイミングで話を聞くかどうかを判断しやすくなります。
いきなり営業担当者と話すことへの心理的なハードルを下げられる点は、オートコールならではのメリットです。
ただし、自動音声そのものを負担に感じる場合もあるため、音声内容や発信頻度への配慮が必要です。
テレアポのオートコールが向いている企業
オートコールはどのような企業にも適しているわけではありません。
以降では、テレアポのオートコールが向いている企業を4つ紹介します。
- 大量の見込み客リストを持っている企業
- 新規顧客への電話営業を効率化したい企業
- 休眠顧客へ再アプローチしたい企業
- 定型的な案内や確認業務が多い企業
大量の見込み客リストを持っている企業
発信先のリストが多い企業ほど、手動架電にかかる工数を削減しやすくなります。
1件ずつ手動で発信していた作業をシステムに任せることで、限られた時間内に発信できる件数を増やせます。
リスト件数が少ない場合は、削減できる工数に対してシステム利用料が割高になる可能性があります。
まずは、自社が保有するリストの件数を確認したうえで、導入を検討することが大切です。
新規顧客への電話営業を効率化したい企業
新規開拓のためのテレアポでは、つながらない番号や不在への対応に多くの時間がかかりがちです。
オートコールで発信を自動化し、応答があった相手だけをオペレーターにつなぐことで、新規開拓にかかる工数を抑えながら架電数を確保できます。
オペレーターの人数を増やさずに架電数を伸ばしたい企業にとって、有効な手段の一つです。
手動発信にかかる工数を減らし、担当者が会話や商談に時間を使いやすくなる点が特徴です。
休眠顧客へ再アプローチしたい企業
過去に接点があったものの、しばらく連絡を取っていない休眠顧客へのアプローチにもオートコールは活用されています。
新商品や再提案の案内を音声で届け、興味を示した顧客だけを担当者につなぐことで、効率的に再アプローチできます。
多数の休眠顧客へ再アプローチする場合は、1件ずつ手動で連絡するよりもオートコールとの相性がよい業務といえます。
休眠顧客との再接点を作るための初期アプローチとして活用できます。
定型的な案内や確認業務が多い企業
オートコールは、テレアポに限らず、内容が決まっている定型的な架電業務にも向いています。
たとえば、支払いの督促連絡、予約日時の確認、アンケート調査、イベントの告知などが代表的な活用シーンです。
案内内容が毎回同じである業務ほど、あらかじめ用意した音声で対応しやすくなります。
テレアポと定型業務の両方でオートコールを使う場合は、業務ごとに音声内容を分けて管理しておくと運用がしやすくなります。
テレアポ営業のオートコール導入から運用までの流れ
オートコールは導入して終わりではなく、運用結果を確認しながら改善することで、発信条件や音声内容の精度を高めやすくなります。
以降では、基本的な導入から運用までの流れを5つのステップで紹介します。
- 導入目的と目標を決める
- 必要な機能を整理してサービスを選ぶ
- 発信先リストとトーク内容を準備する
- 小規模なテスト発信を行う
- 接続率やアポ獲得率を分析して改善する
導入目的と目標を決める
まずは、オートコールを何のために導入するのかを明確にすることです。
新規開拓の架電数を増やしたいのか、休眠顧客への再アプローチをしたいのかによって、必要な機能や運用方法が変わります。
目的に合わせて、架電数やアポ獲得件数などの具体的な目標を数値で設定しておくことで、後の効果測定がしやすくなります。
必要な機能を整理してサービスを選ぶ
目的が決まったら、それを実現するために必要な機能を整理します。
発信できる件数、音声のバリエーション、応答内容に応じて発信を分岐させる機能、SMSとの連携、料金体系などは、サービスによって違いがあるため比較が必要です。
自社の業務に必要な機能を洗い出したうえで、複数のサービスを比較検討することがこの段階の進め方です。
機能や料金、サポート内容を比較し、自社の用途に合うサービスを選びましょう。
発信先リストとトーク内容を準備する
サービスを選んだら、発信先のリストと、音声で案内する内容を準備します。
リストは重複や古い番号がないか事前に精査し、案内内容は結論を簡潔に伝えられるよう短くまとめることが基本です。
録音する音声は、要件・メリット・次の行動（電話を切らずに待つ、担当者につながる、など）が伝わる構成にするとよいでしょう。
小規模なテスト発信を行う
準備ができたら、いきなり全件に発信するのではなく、まずは小規模な件数でテスト発信を行います。
接続率や応答後の反応を確認し、音声の内容やリストに問題がないかをチェックしましょう。
テスト結果をもとに、音声の言い回しや発信するタイミングを調整していきます。問題点を修正したうえで、本格運用へ移行しましょう。
接続率やアポ獲得率を分析して改善する
本格運用を始めた後は、発信件数だけでなく、接続率やアポイント獲得率といった結果を継続的に確認します。
数値が想定より低い場合は、発信する時間帯やリストの精査方法、音声内容を見直します。
結果を分析し、改善点を次回の発信に反映するサイクルを回すことで、運用の精度を高めていきます。
一定期間のデータを確認しながら、継続的に改善することが重要です。
テレアポでオートコールを活用する際の注意点
オートコールには多くのメリットがある一方で、導入や運用の際に注意しておきたい点もあります。
以降では、テレアポでオートコールを活用する際の注意点を紹介します。
- 特定商取引法や業界ごとのルールを確認する
- 携帯電話に架電できるサービスを利用する
- トークスクリプトの作成を依頼できるサービスを選ぶ
- 有人対応に切り替えられるサービスを選ぶ
- 相手に不快感を与える過度な発信を避ける
- 電話番号などの個人情報を適切に管理する
- 高単価商材や個別提案が必要な商材には向かない
特定商取引法や業界ごとのルールを確認する
電話による勧誘や案内には、特定商取引法をはじめとする法令や、業界団体が定めるルールが関係する場合があります。
自社が扱う商材やサービスがどの法令・ルールの対象になるかを、導入前に確認しておくことが必要です。
判断が難しい場合は、法務担当者や顧問弁護士に相談したうえで運用方法を決めることが望ましいです。
法令やルールを確認せずに運用すると、後から運用方法の見直しが必要になる場合があります。
携帯電話に架電できるサービスを利用する
オートコールサービスには、固定電話への発信のみに対応し、携帯電話番号への発信ができないものもあります。
テレアポの発信先が携帯電話番号を含む場合は、導入前に携帯電話への架電に対応しているかを事前に確認しておく必要があります。
対応範囲を確認しないまま契約すると、想定していたリストの一部に発信できない事態になりかねません。
サービス選定の比較ポイントの一つとして押さえておきましょう。
トークスクリプトの作成を依頼できるサービスを選ぶ
オートコールで発信する音声の内容は、成果を左右する重要な要素です。
自社にトークスクリプトを作成するノウハウが少ない場合は、サービス提供会社にスクリプト作成を依頼できるかどうかの確認が重要です。
作成支援がない場合は、自社でスクリプトを作成し、効果検証を行いながら改善する必要があります。
初めてオートコールを導入する企業ほど、作成支援の有無を比較検討の材料にするとよいでしょう。
有人対応に切り替えられるサービスを選ぶ
オートコールは音声メッセージの発信が中心ですが、相手が質問をしたり、その場で話を聞きたいと反応したりする場合もあります。
そうした場面でオペレーターによる有人対応にすぐ切り替えられるサービスを選ぶことが重要です。
切り替えができないサービスだと、関心を示した相手へ、その場で詳しい案内ができない可能性があります。
発信後の対応フローまで含めて、サービスの機能を確認しておく必要があります。
相手に不快感を与える過度な発信を避ける
短期間に同じ相手へ繰り返し発信すると、警戒心や不快感を与えてしまう場合があります。
オートコールは一度に大量の発信ができる分、発信頻度や時間帯を誤ると、相手に迷惑だと感じられるリスクが高まります。
発信対象や用途に応じて適切な時間帯を設定し、同じ相手への再発信の間隔にもルールを設けておくことが大切です。
発信頻度や時間帯について社内ルールを設け、過度な発信を避けることが重要です。
電話番号などの個人情報を適切に管理する
オートコールで扱う発信先リストには、電話番号をはじめとする個人情報が含まれます。
リストへのアクセス権限を必要な担当者に限定し、外部への漏えいが起きないよう管理することが求められます。
サービス提供会社を選ぶ際は、データの保管方法やセキュリティ対策も確認しましょう。
個人情報の取り扱いに関する社内ルールを整備したうえで運用することが前提になります。
高単価商材や個別提案が必要な商材には向かない
オートコールは、決まった内容を多くの相手に届けることには向いていますが、見込み顧客ごとに適した説明や提案が必要な商材には不向きな場合があります。
高単価商材の中でも、顧客ごとに詳しいヒアリングや個別提案が必要な商材では、最初の接点はオートコールで作りつつ、その後の詳しい説明は人が対応するといった有人対応と組み合わせる方法があります。
もちろん、すべてのテレアポ業務をオートコールに置き換えられるわけではありません。
自社の商材の特性に合わせて、オートコールを使う場面の見極めが重要です。
テレアポ代行ならディグロス
オートコールだけでは対応しにくい、顧客ごとのヒアリングや個別提案が重要な営業では、人によるテレアポ代行が適しています。
株式会社ディグロスは、アポイント獲得に特化した成果報酬型のテレアポ代行サービスを提供しています。ターゲット設定から営業リスト・トークスクリプトの作成、架電まで一貫して支援できる点が特徴です。
また、アポイント獲得時に費用が発生する成果報酬型のため、固定費を抑えながら新規商談の創出を目指せます。
「テレアポのノウハウや人員が不足している」「営業担当者を商談に集中させたい」と悩んでいる企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ：テレアポにオートコールを活用して営業活動を効率化しよう
オートコールは、発信作業を自動化することで架電数を増やし、応対品質を均一に保ちながらテレアポを効率化できる仕組みです。
一方で、法令の確認や有人対応への切り替えなど、運用上押さえておくべき注意点もあります。
自社の商材や営業プロセスに合わせて、活用範囲を検討することが重要です。
