電話転送サービスとは？利用するメリットや注意点・課題の解決策も紹介
電話転送サービスは、会社宛に着電した電話を事前に登録したモバイルもしくは固定電話に転送するシステムです。
主に、テレワークを推進する企業や複数拠点を持つ企業など、あらゆる業態で導入が進められています。
電話転送は、電話の迅速な対応や伝達ミスの防止などメリットは多いです。しかし、利用時の注意点も理解しなければいけません。
本記事では、電話転送サービスの基本情報からメリット、注意点などについて解説します。
電話転送サービスの導入で想定される課題とその解決策も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
電話転送サービスの基本情報
電話転送サービスとは、オフィスにかかってきた電話を事前に登録してある希望の携帯電話や固定電話に転送するシステムのこと。ビジネスシーンでの利用が多く、担当者が不在でも柔軟かつ迅速に対応でき、受電漏れ防止にもつながります。
また、電話転送サービスで自動転送を設定する場合は、着信時に間を置かずに登録した電話番号に自動転送されます。直接担当者にかけたときと同様にリアルタイムでつながり、タイムラグが発生しません。
電話転送は「内線転送」と「外線転送」の2種類
電話転送には、大きく「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。
内線転送とは、会社宛に着電した電話を内線を通じて、該当する電話に向けて転送する機能のこと。主に、取り次ぐ相手が社内の別の場所にいるときに利用します。
一方、外線転送とは、会社の固定電話で一旦受けてから社外の電話番号に転送する機能のこと。取り次ぎたい担当者の外出時やテレワーク中に便利です。
電話転送サービスは3種類
電話転送サービスは、主に以下の3種類があります。主に外線転送時に活用する機能としてご覧ください。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 無条件転送 | 転送元の電話機を鳴らすことなく登録した電話番号に自動転送する機能。 転送元での通話は不要。 |
| 無応答転送 | 固定電話に着電した電話が鳴ってから一定時間経過後、登録した別の番号に自動転送する機能。 着信時に転送元で一旦電話の受電が可能。 |
| 応答後転送 | 固定電話に着電した電話を一旦受け、別の番号に転送する機能。 |
それぞれ転送先につながるまでのフローが異なるので、把握しておきましょう。
また、利用するサービスによって、自由に選択ができるうえ、組み合わせての使用も可能です。
主な固定電話転送サービス5選
それでは、主な固定電話転送サービスを5選紹介します。
- NTT東日本｜ボイスワープ
- NTT西日本｜ボイスワープ
- ドコモ｜転送でんわサービス
- KDDI｜auひかり電話サービス着信転送
- Softbank｜おとくライン多機能転送サービス
NTT東日本｜ボイスワープ
ボイスワープは、NTT東日本が提供する着電した電話を事前登録した電話番号に向けて転送するサービスです。
ボイスワープでは、転送元の電話を鳴らさず転送する「無条件転送」と、転送元で応答できないときのみ転送する「応答後転送」の設定が可能です。
外出先で転送の開始と停止を変更できるリモートコントロールが可能で、利用者の負担軽減につながるでしょう。
| 特徴 | 転送機能が豊富 リモートコントロールが可能 転送時の音声ガイダンスあり |
| 利用料金（税込） | 加入電話・ライトプラン、加入電話 月額利用料（住宅用）：550円 月額利用料（事務用）：880円 工事費不要 |
| 公式サイト | https://web116.jp/shop/benri/vw/vw_00.html |
NTT西日本｜ボイスワープ
ボイスワープには、NTT西日本が提供するタイプもあります。ひかり電話のオプションサービスとして導入可能な電話転送システムです。
転送機能も充実し、転送先で自動転送する「無条件転送」や、通話中のときのみ転送に切り替わる「話中時転送機能」が搭載されています。
シーンに合わせて機能をカスタマイズできるため、利便性が高いでしょう。
| 特徴 | ひかり電話のオプションサービスとして導入可能 充実した転送機能 シーンに合わせてカスタマイズが可能 |
|---|---|
| 利用料金（税込） | 月額基本利用料：550円 上記のほか、ひかり電話月額基本料（550円）が別途必要 |
| 公式サイト | https://flets-w.com/opt/hikaridenwa/service/voicewarp/ |
ドコモ｜転送でんわサービス
転送でんわサービスは、ドコモが提供する着電した電話を事前に指定した番号へと転送するサービスです。ドコモ光電話のオプションサービスとして導入可能です。
転送先として、固定電話・携帯電話・海外の番号など、さまざまな電話機の登録が可能です。長期出張時でも対応ができるため、大切な電話の取りこぼし防止にもつながります。
| 特徴 | さまざまな電話機に対応 他の電話から遠隔操作が可能 |
|---|---|
| 利用料金（税込） | 月額利用料：550円 交換機等工事料（番号1つ当たり）：1,100円 ※ドコモ光電話と同時工事の場合は不要 |
| 公式サイト | https://www.docomo.ne.jp/service/transfer/ |
KDDI｜auひかり電話サービス着信転送
auひかり電話サービス着信転送は、「光ファーバーauひかり」のオプションとして導入できるKDDI提供の電話転送サービスです。
シーンに合わせて「無条件転送」「スケジュール転送」「話中転送」の3つの設定が可能です。
スケジュール転送では、事前に設定した条件内でのみ転送機能が作動します。電話対応ができない時間帯や留守電にしたい時に有効でしょう。
| 特徴 | シーンに合わせて選べる転送機能 外出先から設定できるリモートコントロールあり 設定方法は電話機かMy auからの2通り |
|---|---|
| 利用料金（税込） | 月額利用料：550円登録料：無料 |
| 公式サイト | https://www.au.com/internet/service/auhikari/phone/option/forwarding/ |
Softbank｜おとくライン多機能転送サービス
Softbankが提供している多機能転送サービスは、固定電話サービス「おとくライン」のオプションで導入できる法人向けの電話転送サービスです。
多機能転送サービスは、「無条件転送」「無応答転送」「話中時転送」「無応答転送」の4機能を搭載。外出先からのリモートコントロール設定も可能です。
法人向けの「おとくライン」は、SoftBankの直収型電話サービスであり、固定電話の基本料金や通信料金、オプションサービスの転送機能をリーズナブルな価格で活用できます。
| 特徴 | 法人向けの電話転送サービス 4つの転送機能を搭載 SoftBank直収型なのでリーズナブル |
|---|---|
| 利用料金（税込） | 月額利用料：880円（番号1つ当たり） 工事費：無料 |
| 公式サイト | https://www.softbank.jp/biz/services/voice/otoku/option/multifunctional/ |
電話転送サービスを導入するメリット
電話転送サービスを導入するメリットは、以下の3つです。
- 外出時の電話対応が可能になる
- 重要な電話の取りこぼし防止につながる
- テレワークの促進に寄与する
外出時の電話対応が可能になる
電話転送サービスを導入する最大のメリットは、外出時の電話対応が可能になる点です。
ビジネスシーンにおいて、クライアントとの電話は基本的に会社の電話番号を利用しなければなりません。
そこで、電話転送サービスの利用により、たとえ外出時でも先方からの重要な電話に対応ができます。
重要な電話の取りこぼし防止につながる
重要な電話の取りこぼし防止につながる点もメリットです。
クライアントからかかる電話の中には、緊急を要する内容も多いでしょう。
「外出中で気付けない」「後で気づいてもすぐに対応できない」場合、貴重なビジネスチャンスを失いかねません。
電話転送サービスなら、重要な電話にもスムーズに対応できるので、機会損失を防げるでしょう。
テレワークの促進に寄与する
テレワークの促進に寄与することも、メリットのひとつです。従来は、従業員の誰かが出社し、会社にかかってきた電話に応対する必要がありました。
しかし、電話転送サービスを導入することで、社内に従業員が常駐することがありません。完全なテレワークを推進できます。
電話転送サービス利用時のデメリット・注意点
一方で、電話転送サービスには利用時のデメリットや注意点があります。特に、ビジネスシーンで活用する場合は以下の5点に留意して下さい。
- 転送通信料が発生する
- 電話応対の負担が1人に偏りやすい
- 発信者の判別が難しい
- 会社の固定電話から折り返し連絡ができない
- 電話の取り次ぎができない
転送通信料が発生する
まず、電話の転送元だけでなく、着信側にも転送通信料の負担が発生します。
通常の電話では、着信側の負担は発生しません。しかし、電話転送サービスによって転送された相手は料金が加算されます。
サービスを導入することで、電話対応にかかるコストが増えることを把握しておきましょう。
電話応対の負担が1人に偏りやすい
電話応対の負担が特定の担当者に偏りやすい側面もあります。
そもそも、電話転送サービスで転送したい電話番号として2つ以上の設定はできません。
そこで、着信回数が多いほど担当者の電話業務にかかる負担が増大する懸念があります。
発信者の判別が難しい
電話転送サービスでは、応答後転送機能で転送された電話には通信元の番号が表示されます。よって、会社から着電した電話か、もしくは転送電話なのか判別は容易ではありません。
仮に、相手が名乗らず通話を開始した場合は、相手を特定するのに時間を要してしまうでしょう。
会社の固定電話から折り返し連絡ができない
会社の固定電話からの折り返しができない点も、注意しておきましょう。
担当者が商談中や会議中など、全ての転送電話に対応できるとは限りません。外出時の場合は、会社に戻らない限り個人の携帯電話か別の固定電話から折り返すことになります。
相手がモバイル端末の電話番号を知らない場合は、個人情報を教えてしまうことになるため注意が必要です。
電話の取り次ぎができない
また、電話を転送した後に、転送先から新規で異なる番号への取り次ぎはできません。
転送先で顧客と通話をしていて、別の担当者に取り次ぐ必要性が出てくるケースもあるでしょう。その場合は、その場で必要な情報をメモに取り、一旦通話を終了してから対応しなければなりません。
電話転送サービスの課題を解決する方法
電話転送サービスはいくつか課題が挙げられますが、解決方法は2つあります。
- クラウドPBXの導入を検討する
- 電話代行サービスを利用する
クラウドPBXの導入を検討する
まず、クラウドPBXの導入です。
クラウドPBXとは、オフィスに設置していた固定電話をインターネット上に設置するツールのこと。インターネット環境が整備されていれば、内線・外線通話はもちろん、転送機能の利用が可能です。
ツールによっては専用アプリで利用できるため、手持ちの携帯電話をビジネスフォンとして登録可能です。クラウドPBXを導入することで、ビジネス用の携帯電話を購入する必要がなくなり、コスト削減も期待できるでしょう。
電話代行サービスを利用する
電話代行サービスを利用するのも一つの手段です。
電話代行サービスとは、依頼者にかかってきた電話を代理で一次対応するサービスです。
利用することで、セールスや勧誘、間違い電話への対応を防ぎ、担当者の電話業務における負担軽減につながるでしょう。
電話転送サービスに関するよくある質問
では最後に、電話転送サービスに関するよくある質問を紹介します。
- 電話転送サービスは無料で利用できますか？
- 電話転送の通話料金は誰が負担しますか？
電話転送サービスは無料で利用できますか？
電話転送サービスは、完全無料で利用できるものはありません。社外で受けた転送電話は、どうしても通信費用が発生してしまいます。
通信費用を抑えたい場合は、転送先の通信費用が発生しないクラウドPBXの利用がおすすめです。
電話転送の通話料金は誰が負担しますか？
電話転送の通話料金は、転送元が負担する仕組みとなっています。
会社から転送された電話を個人の携帯電話で受けても、通信費用は転送元に請求されます。スタッフが自費で決済する心配はありません。
電話転送サービスを活用して大切な電話を取り逃がさない体制をつくろう
電話転送サービスを利用することで、企業宛にかかってきた着信に迅速な対応が可能になります。自動転送機能を設定すれば、リモートワークの促進にもつながるでしょう。
ただし、前述した通り電話転送サービスで指定可能な番号は、1つの電話機につき1件しかできません。よって指定先の担当者に負担が集中する恐れがあります。
そこで、クラウドPBXや電話代行サービスなど、自社に合ったサービスの導入を検討してみてください。
電話対応の効率化を図り、顧客からの大切な電話を取り逃がさない体制を整えましょう。
