営業の日程調整メール書き方ガイド！恥をかかないポイントやツール4選も紹介
営業における日程調整は、ただ日時を提示すればよいわけではありません。
顧客の都合や予定の重複がないことも重要です。もし日程調整にミスが生じれば、顧客から信用してもらえないでしょう。
また、日程調整メールのやり取りは、意外と時間と手間がかかるのが課題です。
そこでツールを活用すれば管理がしやすく、日程調整メールにかかる時間と手間を削減できます。とはいえ、ツールを利用する場合も、書き方のコツをおさえておかなければなりません。
本記事では、営業における日程調整メールの書き方を詳しく解説します。恥をかかないポイントやおすすめツール4選も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
営業で送る日程調整メールは2種類
営業で送る日程調整メールは、新規顧客向けと既存顧客向けの2種類です。
- 新規顧客に対する営業活動
- 既存顧客に対するフォロー活動
新規顧客に対する営業活動
新規顧客に対する日程調整メールは、問い合わせや資料請求といった接点から、商談の機会を獲得する営業活動を目的としています。
新規営業では、顧客との関係性を構築できていないため、少なからず警戒心を持たれているのが課題です。
顧客に信頼してもらうためには、丁寧かつ迅速なレスポンスを心がけて、好印象を与える必要があります。
既存顧客に対するフォロー活動
既存顧客に対する日程調整メールは、顧客と長期的に関係性を継続するためのフォローアップを目的としています。
継続的にフォローアップすることで、顧客満足度や顧客ロイヤリティが向上し、アップセルやクロスセルにつながる可能性があります。
ただし、営業感を出しすぎると警戒される恐れがあるので注意が必要です。
営業の日程調整メールに記載する項目
では次に、営業の日程調整メールに記載する項目を紹介します。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 本題（要旨）
- 本題（詳細）
- 結びの言葉
- 署名
件名
件名は、具体的にわかりやすく書くのがポイントです。
1日に何十通ものメールを受け取る場合は、件名を見て重要ではないと判断されると開封すらしてもらえない恐れがあります。
迷惑メールにまぎれて埋もれないようにするには、件名を見て内容を理解できるのが重要です。
- 〇〇に関するお打ち合わせ日時のご相談
- 訪問日時のご相談・社名・担当者名
このように、件名で誰からのどんなメールかがわかるようにしましょう。
宛名
宛名は、以下のように記載します。
- 相手の会社名
- 所属部署
- 相手の名前
会社名や部署名、名前に誤字があると失礼に当たるので、ミスがないかしっかりと確認してください。
会社名は省略せずに「〇〇株式会社」と記載し、名前には「様」を付けます。
挨拶文
挨拶文は、簡潔にまとめて、2文目で名前を名乗ります。
名乗りも宛名と同様に、会社名と部署名を記載しますが、改行はせずに1文でまとめましょう。
本題（要旨）
次に、本題に入りますが、まず要旨を述べます。
どのような要件でメールを送ったのか、経緯を簡潔にまとめるのがポイントです。
前置きが長すぎると、最後まで読んでもらえない恐れがあるので、2～3文程度を目安にしてください
本題（詳細）
そして、本題の詳細を伝えます。
先方から一度話を聞きたいと要望があった場合は、複数の候補日を提案しましょう。
3～4日程度を目安に、候補日を箇条書きで記載します。
日時は月日・曜日・時間帯まで、具体的に提案してください。
結びの言葉
結びの言葉では、提案した候補日で都合がつかない場合は、調整可能であることを伝えましょう。
「ご遠慮なくお申し付けください」など、相手に気を使わせないような配慮も必要です。
署名
署名は冒頭での名乗りを含めて、会社の所在地や電話番号の他にも自社サイトやカタログ・資料など、顧客が欲しい情報にアクセスできるURLなどを記載します。
名前だけだと、相手が追加で問い合わせたい内容があった場合に、連絡先を調べなければなりません。
手間をかけさせないためにも、すぐに連絡が取れる手段を記載しておきましょう。
営業の日程調整メールを書く7つのポイント
それでは、営業の日程調整メールを書く際に、おさえておきたいポイントを7つ紹介します。
- 件名で簡潔に要件を書く
- 宛名を正確に表記する
- 日時や所要時間を明確にする
- 日程候補は複数日提案する
- ToやCcをうまく活用する
- テンプレートを作成する
- 返信で提示された日程が不可なら希望日を聞く
件名で簡潔に要件を書く
件名は、簡潔かつ要件が伝わるようにしてください。
重要な部分には【】を使用すると、目に留まりやすくなります。
ただし、長すぎると見づらく、内容が不明瞭だと迷惑メールと間違えられる恐れがあるので、具体的に書くように意識してください。
宛名を正確に表記する
宛名を正確に表記するのも大切です。
顧客によっては、名前に旧字体を使用しているケースがあります。
名刺や問い合わせフォームに旧字体を使用している場合は、宛名にも旧字体を使用するのがマナーです。
日時や所要時間を明確にする
日程調整メールでは、日時や所要時間を明確にするのも重要です。
予定よりも時間が長引くとスケジュールがずれ込むので、相手の業務に支障が出る恐れがあります。
相手が予定を組みやすいように、日時と所要時間も記載しましょう。
日程候補は複数日提案する
提案が限定されると相手の都合が悪ければ、何度も日程調整メールのやり取りをすることになり、相手にも手間をかけます。日程の候補は、複数提案しましょう。
なかなか日程が決まらなければ、商談機会の損失につながりかねません。
3～4つ程度を目安に、相手の選択肢を増やすのもポイントです。
ToやCcをうまく活用する
複数人が参加する商談では、ToやCcを活用してください。
- To：メインでやり取りする相手
- Cc：内容を共有したい相手
個別に対応するよりも時間を短縮できますし、先方も一度で確認できます。
ただし、全員のメールアドレスを把握しておく必要があることに留意しましょう。
テンプレートを作成する
担当者によって、スキルや経験に差が生じるのは仕方のないことですが、テンプレートの活用で、担当者による品質の違いを防げます。
テンプレートに沿って作成すれば、一から構成を考える手間を省けるので、業務効率の向上にもつながります。
返信で提示された日程が不可なら希望日を聞く
相手からの返信で提示された日程に都合がつかない場合は、まず相手の希望日を聞いてから日程調整をしてください。
再提案でも都合がつかないとやり取りが長引くので、時間帯も具体的に提案しましょう。
営業における日程調整メールの例文
では次に、営業における日程調整メールの例文をシーン別に紹介します。
- 相手に候補日を提案する
- 提示された候補日に返信する
- 提示した日時の都合が悪い場合
- 日程を変更したい場合
- キャンセルする場合
相手に候補日を提案する
件名
弊社製品【〇〇】ご紹介のご相談
本文
〇〇株式会社
人事部
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の■■と申します。
この度は弊社の〇〇についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
〇〇に関して詳しくお話する機会をいただきたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中大変恐縮ですが、以下の日程でご都合のよろしい日がございましたらご教示ください。
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
もし、上記日程でご都合がつかない場合は、遠慮なくお申し付けください。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
署名
提示された候補日に返信する
件名
Re：お打ち合わせ日程のご相談
本文
お世話になっております。
株式会社〇〇
営業部
◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の■■です。
先日ご提案いただいた日程ですと、以下でしたら時間を取れます。
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
なお、弊社からは私■■と、上司の△△が参加いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名
提示した日時の都合が悪い場合
件名
Re：弊社サービス【△△】ご紹介日時のご相談
本文
株式会社△△
営業部
■様
お世話になっております。
◯◯株式会社営業部の〇です。
先日はご連絡ありがとうございました。
恐れ入りますが、ご提示いただいた日程ですと予定があるため調整が難しい状態です。
大変恐縮ですが、以下であれば調整できます。
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
日程を変更したい場合
件名
【◯◯】ご紹介に関するご来社日程のご相談
本文
株式会社●●
経理部
■■様
お世話になっております。
◯株式会社営業部の△△です。
◯月◯日（曜日）◯時～◯時よりご来社いただくお約束でしたが、
急遽スケジュールの変更があり、日程を変更していただきたくご連絡を差し上げました。
つきましては、以下の日程で再度調整をお願いできれば幸いです。
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
◯月◯日（曜日）◯時～◯時
もし上記日程でご都合がつかない場合は、遠慮なくお申し付けください。
後日改めて日程を調整いたします。
こちらの都合でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
署名
キャンセルする場合
件名
貴社サービス〇〇に関するご来社キャンセルのご相談
本文
株式会社△△
営業部
◯◯様
お世話になっております。
◯株式会社、企画管理部の■■です。
先日ご提案いただきました、貴社サービス〇〇に関するご来社の件ですが
急遽予定が変更になり、ご来社いただくのが難しくなりました。
勝手なお願いとは承知していますが、
一旦キャンセルさせていただきたいと存じます。
こちらの勝手な都合でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
後日改めて日程を調整できればと思っております。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
営業の日程調整ツールおすすめ4選
では最後に、営業の日程調整ツールのおすすめ4選を紹介します。
- TimeRex
- Jicoo
- 調整アポ
- eeasy
TimeRex
| 初期費用 | – |
|---|---|
| 料金プラン（税込） | フリー：0円 ベーシック：900円 プレミアム：1,500円 |
| 外部システム連携 | ○ |
| 機能 | 日程調整 日程候補を自動でリストアップ 日程調整と同時に会議URLを自動発行 |
| 無料お試し | – |
| 公式サイト | https://timerex.net/ |
TimeRexは、GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムに連携できます。
日程候補や予定登録を完全自動化するので、手作業よりも工数を大幅に削減できるのがメリットです。
1対1の日程調整を始めとして、複数人が参加する打ち合わせや商談の日程調整にも対応しています。
Web会議ツールと連携し、日程調整と同時にWeb会議に招待するURLの自動発行も可能です。日程調整完了時のメールや決定日時は、連携するカレンダーに自動で記載されます。
Jicoo
| 初期費用 | – |
|---|---|
| 料金プラン（税込） | Free：0円 Pro：880円 Team：1,320円 Enterprise：要問い合わせ |
| 外部システム連携 | ○ |
| 機能 | 検索機能 リマインド機能 フォローアップ機能 キャンセル機能 1対1の日程調整など |
| 無料お試し | – |
| 公式サイト | https://www.jicoo.com/ |
Jicooは、あらゆる商談や打ち合わせの日程調整に対応する、チームで使える日程調整ツールです。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーなど、複数のカレンダーと連携して、空き状況をリアルタイムで反映します。
リマインドのタイミングやテキストをカスタマイズして、自動化するので双方のキャンセルにも柔軟な対応が可能です。
予約カレンダーやフォームは、デザインとテキストをカスタマイズできて、Webサイトに埋め込みもできます。
調整アポ
| 初期費用 | – |
|---|---|
| 料金プラン（税込） | 要問い合わせ |
| 外部システム連携 | ○ |
| 機能 | グループウェア連携 空白時の自動抽出 候補提案型の日程調整 3社間以上の日程調整 複数人での日程調整 代理の日程調整など |
| 無料お試し | ○（14日間） |
| 公式サイト | https://scheduling.receptionist.jp/ |
調整アポは、コピペだけの簡単操作で使える日程調整ツールです。
空き日時を自動でピックアップして、カレンダーに予定を自動で確保します。日程調整だけでなく、当日までのフォローアップも自動化します。
候補日が複数ある場合は、空き日時一覧が表示されたURLを相手に送るだけなので、誰でも簡単に使えるのが嬉しいポイントです。
案内文と専用URLをコピペして送るだけなので、わずか10秒程度で完了します。
さらに、メールを受け取った相手は都合の良い時間を選ぶだけで、情報共有も自動化できるので相手に負担をかけずに済むのもメリットです。
eeasy
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン（税込） | 要問い合わせ |
| 外部システム連携 | ○ |
| 機能 | 同席調整・代理調整 担当者の自動割当て 移動・予備時間の自動確保 3社以上での調整 会議室の自動確保 説明会・集団面接の受付など |
| 無料お試し | ○（1か月） |
| 公式サイト | https://eeasy.jp/ |
eeasyは、日程調整を自動化して手間を大幅に削減します。
グループウェアと連携が可能であり、調整はURLを送るだけなので、URLを送るのも日程を選ぶのも最短10秒です。ダブルブッキングもなく、予定はカレンダーに自動で登録されます。
多数の特許を取得や圧倒的な高機能性から、上場企業や有名企業まで5万社以上で導入された実績があります。
グループウェアとの連携で、あらゆる日程調整を自動化するツールを、1か月間無料で試せるのも魅力です。
まとめ：営業の日程調整メールはテンプレートを用意して迅速に対応しよう
営業の日程調整メールを書く際には、テンプレートを活用すれば応対品質を標準化できます。
日程調整ツールの活用で工程を大幅に削減できれば、営業担当者はコア業務に注力できるでしょう。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、営業の日程調整メールにテンプレートを準備して、迅速な対応で顧客との関係性を構築してください。
