メール作成をAIで業務効率化！おすすめツールやプロンプト例を紹介
ビジネスメールといっても、その内容はアポ取りや日程調整、問い合わせへの回答やお詫びまでさまざまです。
目的によって、文面や内容を使い分けなければならないため、メール業務に時間がかかると悩む担当者は少なくありません。
そこで、メール作成にAIツールを活用すれば、自動化により業務負担を軽減できます。
とはいえ、AIツールには種類があるため、何を基準に選べばいいか迷うこともあるでしょう。
本記事では、メール作成をAIで効率化するメリットや活用するコツについて解説します。プロンプト例やおすすめツール6選も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
メール作成にAIを活用する5つのメリット
それでは、メール作成にAIを活用する5つのメリットを紹介します。
- 作業にかかる時間を短縮できる
- パーソナライズされたメールを作成できる
- 誰が見てもわかりやすい文面を作成できる
- 誤字や脱字などのミスを防げる
- 多言語メールにも対応できる
作業にかかる時間を短縮できる
まず、作業にかかる時間を短縮できます。
一からメールの構成を考える場合、わかりやすいタイトルや文面など構成を考えるだけでも時間を要します。
1件のメールでもかなりの時間を取られるため、1日に大量のメールに対応する必要があるとコア業務に影響しかねません。
そこで、メール作成にAIを活用すれば、瞬時にリクエスト通りのメールを作成してくれます。
作業時間が短縮されれば、コア業務に注力できて生産性も向上するでしょう。
パーソナライズされたメールを作成できる
大量のメールを作成する場合は、テンプレートの活用により業務効率化できますが、定型文は機械的なイメージを与えかねません。
メール作成にAIを活用すれば、内容のパーソナライズ化が可能です。
顧客の課題やニーズなどの情報をいくつか伝えるだけで、ターゲットに最適な文面を作成できます。
定型文では感じられない丁寧さをアピールできれば、顧客に信頼されやすくなるでしょう。
誰が見てもわかりやすい文面を作成できる
特有の業界や業種では難しい専門用語を使うこともあるため、顧客からの問い合わせメールに対して、わかりやすい文面で説明しなければならないこともあります。
AIは、専門用語の要約もできるので、誰が見てもわかりやすい文面を作成したい時にもうってつけです。
抽象的な表現に具体性を持たせることもできるので、理解しやすい文面を作成したい時にも活躍します。
誤字や脱字などのミスを防げる
人が作成するメールには、誤字や脱字、ねじれ文や表記揺れなどのミスが起きる可能性があります。
メール作成にAIを活用すれば、人工知能が文章を解析・校正するのでミスを防げます。
特にお詫びメールでは、誤字や脱字などのミスがあると相手の不快感が増す恐れがあるので、人の目でしっかりとチェックしてください。
多言語メールにも対応できる
外資系企業において、多言語メールに対応できるのは大きなメリットです。
日系企業でも海外からの問い合わせメールがあった場合に、AIで翻訳できます。
AIが多言語メールに対応できるなら、専任の担当社への依存も解消され属人化を防げるでしょう。
AIでメール作成する手順4ステップ
では次に、AIでメール作成する手順を4つのステップに分けて紹介します。
- メール作成者の立場を設定する
- 本文の内容を具体的に指示する
- 言葉遣いや雰囲気も指定する
- 内容を確認して修正する
ステップ1.メール作成者の立場を設定する
まず、メール作成者の立場を設定しましょう。
「私は、〇〇株式会社の営業部で働く〇〇（名前）です」
このように、社名や担当者名を入れておくと即座に反映されます。
メールを送る相手名がわかっているなら、追加しておくと冒頭に宛名も入れた状態で作成されます。
ステップ2.本文の内容を具体的に指示する
次に、本文の内容をできるだけ具体的に指示してください。
- 新規顧客からの問い合わせに対してお礼を伝える文章を作成したい
- 既存顧客に対して新規キャンペーン〇〇のお知らせメールを作成したい
具体的であるほど精度の高い文面を作成できます。
なお、テンプレートを作成したい場合は、具体名は指示せず〇〇などにしておくとよいでしょう。
ステップ3.言葉遣いや雰囲気も指定する
より具体的な文章を作成したい時は、言葉遣いや雰囲気も指定します。
- お客様からのクレームに対して丁寧に謝罪をしたい
- 既存顧客に対して丁寧かつ堅苦しくならないように、明るい雰囲気で新商品を提案したい
このように指定すれば、用途に合わせて文面を作成できます。
ステップ4.内容を確認して修正する
AIといっても完璧ではないため、中には不適切な言い回しや誤った情報が含まれる場合があります。
メールが完成したら、必ず内容をチェックしてください。
修正や微調整が終わったら、もう一度内容を確認してから送信します。
メール作成でAIを使いこなす7つのコツ
メール作成にAIを最大限活用する7つのコツを紹介します。
- 宛先リストを精査する
- 開封したくなるような件名にする
- プロンプトは細かく入力する
- パーソナライズを意識する
- 適切なタイミングで送信する
- リターゲティングメールにも活用する
- データを活用してブラッシュアップする
宛先リストを精査する
まず、宛先リストを精査します。
リストに記載されている情報に誤りがないか確認してください。
作成してから時間が経過している場合は、情報が更新されていない可能性があります。リストの情報が最新であるかも確認しましょう。
また、見込み角度や購買意欲の高い顧客に、優先順位を付けておくのも有効です。
宛先リストを常にアップデートしておけば、効果的なメール営業ができます。
開封したくなるような件名にする
顧客に合わせてパーソナライズ化したメールを作成しても、読んでもらえなければ意味がありません。
そこで、件名を見ただけで、開封したくなるようなタイトルを考えましょう。
AIに顧客の属性や関係性を伝えておけば、瞬時に多くの件名候補を提案してくれます。
件名が長くなりすぎると途切れて見づらくなるため、20～30文字程度にするとよいでしょう。
プロンプトは細かく入力する
プロンプトは細かく入力するのもコツです。
- メールを送る相手や目的
- 文字数
- 口調（ですます調）
- 〇〇の知識がない人でもわかるように説明
- 項目（商品名・価格・サイトURLなど）
上記はあくまで一例ですが、プロンプトを細かく設定するほど精度の高いメールを作成できます。
パーソナライズを意識する
そして、パーソナライズを意識するのも重要です。
たとえば、新商品や新キャンペーンの訴求で大量メールを一斉送信する際は、パーソナライズされた方が良い反応を得られる可能性があります。そのためにも、顧客情報はできるだけ多く収集し分析することも大切です。
顧客情報の分析にAIを活用すれば、よりパーソナライズしやすくなります。
適切なタイミングで送信する
完成したメールは、適切なタイミングで送信してください。
どんなに精度の高いメールを作成しても、タイミングを見誤り開封されなければ顧客に伝わりません。
メルマガの開封率が高い時間と曜日を以下にまとめます。
| 時間帯 | 8時～9時、12時～13時が高いとされている |
|---|---|
| 曜日 | 火曜日、木曜日が効果的 |
週初めや週末の朝や夕方は忙しくて、メールの確認が遅れる傾向があるので避けたほうがよいでしょう。
顧客の属性なども考えながら、適切なタイミングを見極めてください。
リターゲティングメールにも活用する
アプローチする母数を増やしたい時は、リターゲティングメールも活用してください。
リターゲティングメールは、既存顧客に対してアクションを促す目的で送信します。
- 休眠顧客の掘り起こしメール
- ECサイトのカートに放置された商品に対するフォローメール
すでに接点のある既存顧客なので、効果的なメールでアプローチすれば成果につながる可能性があります。
データを活用してブラッシュアップする
AIは学習するほど精度が上がりますが、データを活用してブラッシュアップすれば、より精度の高いメールを作成できるようになります。
たとえば、メール配信システムを利用しているなら、システムに蓄積されたデータをAIに活用すれば開封率や適切なタイミングを分析できます。
開封されて成果につながったメールをAIに学習させれば、成約率の向上にも貢献できるでしょう。
AIによるメール作成のプロンプト例
では次に、AIによるメール作成のプロンプト例を紹介します。
- お礼メールのプロンプト例
- 謝罪メールのプロンプト例
- アポ取りメールのプロンプト例
- 会食の案内メールのプロンプト例
- 返信を促すメールのプロンプト例
お礼メールのプロンプト例
私は、〇〇株式会社営業部の◯木です。
本日商談したお客様に向けて、商談のお礼メールを作成してください。
#条件
*文字数：300文字程度
*ですます調の正しい敬語を使う
#宛先：株式会社△△開発部〇〇様
#件名：本日の商談のお礼
#目的：商談のお礼と次回の日程調整も依頼したい
#候補日
*◯月◯日（曜日）〇〇時～〇〇時
*◯月◯日（曜日）〇〇時～〇〇時
*◯月◯日（曜日）〇〇時～〇〇時
#他に希望があったら教えて欲しい
#返信期日：今週の金曜日まで
謝罪メールのプロンプト例
私は、〇〇株式会社営業部の◯川です。
取引先の株式会社〇〇の営業部長宛てに、〇〇（トラブルの内容）の件でお詫びするメールを作成してください。
#条件
*件名：20～25文字
*一文あたりの文字数：20～30文字
*低姿勢で申し訳ない気持ちを伝える
*頭語や時候の挨拶は不要
#伝えたい内容
*今回の件に対して申し訳なく思っている
*不手際への対応として〇〇や〇〇を検討している
*要望があったら遠慮なく言って欲しい
アポ取りメールのプロンプト例
#メール作成者：◯株式会社営業部〇〇
#主旨：お客様との商談にあたってアポイントの依頼メールを作成したい
#宛先：株式会社◯◯、購買部□□様
#場所：オンライン商談
#目的：新商品の提案
#所要時間：30分～40分
*第1～第3まで候補日も提示
*事前の資料送付あり
*資料送付期限：◯月◯日
上記の内容を元に、アポ取りメールを作成してください。
会食の案内メールのプロンプト例
私は、株式会社◯◯・営業部△△です。
お客様の接待を目的とした会食の案内メールを作成してください。
#条件
*堅苦しくないですます調
*拝啓と敬具は不要
*読みやすいように適宜改行
#目的：会食の日時とお店の案内
#相手：◯◯株式会社部長◯様
#内容
*時間を作ってれたことへの感謝を伝える
*会食するお店と日時を伝える
返信を促すメールのプロンプト例
私は、◯◯株式会社企画開発部の◯◯です。
5日前にお客様に送信したメールに対して返信がないので、返信を促すメールを作成してください。
#条件
*丁寧かつ押し付けがましくならないように
*前回のメールの内容を要約する
*返信待っていることを伝える
*相手の都合に合わせる用意があることを伝える
*◯月◯日までに返信して欲しい
メール作成にAIを活用する際の注意点
メール作成にAIを活用する際の注意点を3つ紹介します。
- ファクトチェックが必要になる
- プロンプトに機密事項を入力しない
- ツールやサイトの規約を遵守する
ファクトチェックが必要になる
AIでメールを作成する場合は、必ずファクトチェックが必要になると理解しておいてください。
プロンプトを具体的に細かく指定しても、AIが提案する情報が間違っている可能性があるからです。
- 言い回しに不自然な点はないか
- 日時や場所に間違いはないか
- 社名や担当者名に間違いはないか
上記は一例ですが、人の手で修正や微調整する前提でAIをメールに活用するとよいでしょう。
プロンプトに機密事項を入力しない
プロンプトに入力する内容には、機密事項や個人情報を使用しないことも大切です。
AIは、プロンプトに入力された情報を学習に使うことがあります。うっかり使用すると、機密事項や個人情報が外部に漏洩する危険性があるので注意してください。
ツールを選ぶ際には、プライバシーポリシーを確認しましょう。
ツールやサイトの規約を遵守する
AIをメール作成に活用する際は、各ツールやサイトの規約を理解したうえでの利用をおすすめします。
ツールやサイトによる違いはあるものの、利用規約とポリシーは最初に確認するとよいでしょう。
なお、日本語に対応していないツールやサイトの場合は、日本語に対応したツールやサイトで翻訳すれば大体の意味は理解できます。
正確に規約を理解したいなら、日本語に対応したツールやサイトを選ぶとよいでしょう。
メール作成AIツールおすすめ6選｜無料ツールもあり
メール作成AIツールのおすすめ6選を紹介します。
- ChatGPT
- Gemini
- hitobo
- yaritori
- Catchy
- Microsoft Copilot
ChatGPT
| 運営会社 | OpenAI |
|---|---|
| 主な機能 | 文書作成 リアルタイム音声会話情報要約 グラフ作成Web検索など |
| 料金 | 無料版：0円 Plus：月額20ドル（約2,948円） Pro：月額200ドル（約29,486円） Team：月額30ドル（約4,423円） Enterprise：要問い合わせ ※2025年5月時点 |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/ |
ChatGPTは、ビジネスメールの作成にも活用できます。
プロンプトを正しく入力すれば、後はAIが自動で精度の高いメールを作成するので、業務効率化を図りたい時にもおすすめです。
ビジネスメール以外にも、メルマガやステップメールなど、目的に応じた使い分けもできます。
業務量が多くメール作成に時間を割けない時も、簡単＆手軽にメール作成を自動化できるのは嬉しいポイントです。
ただし、無料プランの場合は、文字数が制限されることに留意しましょう。
Gemini
| 運営会社 | |
|---|---|
| 主な機能 | 文書作成 情報検索 テキスト要約 画像生成 画像認識 音声入力など |
| 料金 | 無料版：0円 Gemini Advanced：月額2,900円 |
| 無料トライアル | Gemini Advanced：大学生は15か月間無料 |
| 公式サイト | https://gemini.google.com/app?hl=ja |
Geminiは、Googleアカウントを持っていれば、無料ですぐに始められます。
ビジネスメールも簡単に作成できて、質問しながらメールの内容を決めたい時にも便利です。ただし、精度はあまり高くないため、作成後には人の手で確認や修正が必要です。
より快適に使用したい場合は、Google Workspaceと連携する選択肢もあります。
ただし、学習モデルとして使用される可能性があるため、機密情報などは入力しないなどの配慮が必要になる点に留意しましょう。
なお、Geminiは無料で利用できますが、より充実した機能を求めるならGemini Advancedの選択肢もあります。
hitobo
| 運営会社 | アディッシュ株式会社 |
|---|---|
| 主な機能 | Q&A自動生成 応答生成ボット 従来AI Q&Aボット 分析・レポート デザイン・カスタム セキュリティ FAQページ生成 |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://hitobo.io/ |
hitoboは、ChatGPT 「GPT-4o mini」に対応したAIチャットボットです。URLやファイルなど自社でデータから生成したQ&Aを簡単に作成できます。
顧客対応にも活用できるため、問い合わせへの返信メールの作成にも役立つでしょう。
さらに、個別の自動対応や担当者のチャットやメールに自動誘導する機能も搭載されています。
これまでに、Q&Aの作成にかかっていた時間と手間を大幅に削減できるのも魅力です。なお、すべてAIが自動化するので、専門的な知識は一切必要ありません。
yaritori
| 運営会社 | Onebox株式会社 |
|---|---|
| 主な機能 | メールの共有・管理 効率化・コラボレーション マルチチャネルツール連携 顧客管理分析・セキュリティ |
| 料金（税込） | 月額1,980円～/１ユーザー |
| 無料トライアル | ◯（7日間） |
| 公式サイト | https://yaritori.jp/ |
Yaritoriは、最新AIを搭載した、問い合わせ状況を見える化するツールです。
対応ステータスによるメールの分類や、個人のメールから複数の共有アドレスまで一箇所で管理します。
未対応、または対応済みの問い合わせを見える化できるので、二重対応や対応漏れを防げるのが特徴です。
さらに、メールごとのチャットをリアルタイムで確認すれば、その場で相談したり情報を共有したりもできます。口頭確認の手間を省けるので、業務効率化にもつながるでしょう。
クレームの自動検出や緊急度の高いメールへのアラートなど、業務をサポートする機能も充実しています。
Catchy
| 運営会社 | 株式会社デジタルレシピ |
|---|---|
| 主な機能 | 記事作成 メールの提案 広告作成 マーケティングのアイデア提案 |
| 料金 | Free：0円 Starter：月額3,000円 Pro：月額9,800円 Enterprise：要問い合わせ |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://lp.ai-copywriter.jp/ |
Catchyは、記事作成や広告制作まで幅広く対応する、AIアシスタントツールです。
用途に合わせて100種類以上の生成ツールを使い分けながら、最適な文章を作成します。
コンテンツや画像作成にも対応しており、困った時はお任せ文章機能で欲しい内容を瞬時に作成するのも特徴です。
あらゆるマーケティングシーンを網羅しているので、キャッチーな文章から精度の高い文章まで幅広い用途に対応します。
無料プランでは10クレジットまでと制限がありますが、有料プランなら無制限の使い放題です。
Microsoft Copilot
| 運営会社 | Microsoft |
|---|---|
| 主な機能 | 文章作成 Webページ要約 |
| 料金 | 無料版：0円 有料版：月額3,200円/1ユーザー |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://copilot.microsoft.com/ |
Microsoft Copilotは、無料で利用できます。
プロンプトを細かく設定すれば、目的に合ったメールを作成できる他にも、Webページ要約も可能です。
誰でも簡単に使えて、一度作成した文章から「モットフォーマルなトーンに変更」「他の例も見たい」などの指定もできます。
文章作成のみならアカウントは必要ありませんが、編集にはMicrosoft・Apple・Googleのいずれかのアカウントでのサインインが必要です。
有料版は、Word・Excel・PowerPointなどでも活用できるので、Microsoft365ユーザーに適しています。
ディグロスのAIサービスなら営業も自動化！
AIは、営業活動を効率化したい時にも活用できます。
株式会社ディグロスでは、セールスの完全自動化の実現を支援する「コラパス」を提供しています。
- AIテレアポ：コールから受付通話までを完全自動化
- セールスパフォーマー：営業マネジメントツール
- 日程調整：円滑な営業活動をサポートする日程調整ツール
弊社では、今後もセールスの完全自動化に向けた機能を拡張し続けます。
セールスの自動化で業務効率化を図りたい企業様には、電話やメールで説明いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ：メール作成にAIを活用してビジネスチャンスを拡大しよう
メール作成に時間がかかる課題には、Aiの活用がおすすめです。
目的や伝えたい内容をいくつか指示するだけで、あっという間に精度の高い件名や文章を作成できます。
メール作業を自動化できれば、業務効率化により生産性の向上にもつながります。
本記事で紹介したプロンプト例や、おすすめツールを参考にしながら、メール作成にAIを活用してビジネスチャンスを広げてください。
