商談管理とは？重要性や方法・おすすめツール13選を紹介
商談管理は、営業活動を最大化して成果につなげるための重要な業務です。
一つの案件につき、顧客の基本情報や動向に加えて商談の進捗状況まで、さまざまな情報を適切に管理しなければなりません。
そこでツールを活用すれば、商談管理に必要な情報を適切に管理できます。
とはいえ、商談管理ツールにも種類があるため、何を基準に選べばよいか迷うこともあるでしょう。
そこで本記事では、商談管理の重要性や管理方法について解説します。おすすめツール13選も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
商談管理とは ？
商談管理とは、商談を行う顧客情報や商談内容、進捗状況など、商談に関する情報を管理することです。
一度の商談では受注を獲得するのが難しいため、継続的に顧客との関係性を構築しながら、数回の商談で成約につなげるのが一般的です。
受注までには、初回アプローチ・ヒアリング・解決策の提案・クロージングまでプロセスがあり、これらすべての情報を適切に管理する必要があります。
商談管理で扱う情報は、商談の振り返りに活用できる他にも、社内ノウハウとして蓄積して人材育成に活用できるのもメリットです。
商談管理の重要性
それでは、商談管理が重要とされる4つの理由を紹介します。
- 営業の属人化防止に役立つ
- 業務効率化や生産性の向上につながる
- データドリブンにより営業力を強化できる
- 顧客情報を一元管理できる
営業の属人化防止に役立つ
営業職は、担当者に依存しやすい傾向があるため、属人化が起きやすいのが課題です。
営業担当者が個別に管理していると、担当者の不在時に顧客からの問い合わせがあっても迅速に対応できません。
顧客が早急な対応を求めているのに、すぐに対応できなければ顧客を不安にする恐れがあります。
商談管理ツールで情報を見える化すれば、担当者の不在時にも他のスタッフが対応できるので、営業の属人化を防げます。
業務効率化や生産性の向上につながる
営業担当者が個別に案件情報を管理していると、引き継ぎが必要になったとき打ち合わせに時間がかかるといった課題が生じます。
商談管理ツールで情報を共有できていれば、スムーズに引き継げるでしょう。
引き継ぎにかかる時間が短縮されれば、業務効率化や生産性の向上にもつながります。
データドリブンにより営業力を強化できる
データドリブンにより、営業力を強化できるのも商談管理が必要な理由です。
これまでは、経験や感覚に頼った意思決定が行われてきました。しかし、デジタル化の推進に伴い、経験や感覚に頼った意思決定が通用しなくなっています。
商談管理ツールには活動ログが記録されるため、情報をデータとして活用でき、データドリブンにより客観的な視点での判断が可能になります。
顧客情報を一元管理できる
商談管理ツールを活用すれば、顧客情報を一元管理できます。
情報共有もスムーズになるので、属人化の課題解消にも役立つでしょう。
顧客情報の変更や進捗状況の変化も、リアルタイムで更新できるため、常に最新の情報を共有できるのもメリットです。
個別に情報を確認する必要がないので、管理者の業務負担も軽減されます。
商談管理が必要な項目
商談管理が必要な項目は6つあります。
- 顧客の基本情報
- 顧客を獲得した経路
- 商談の担当者情報
- 商談の進捗状況
- 受注予定日
- 受注確度
以降でそれぞれ詳しくは見ていきましょう。
顧客の基本情報
顧客の基本情報は、商談管理に必要不可欠です。
| BtoB | 会社名 所在地 電話番号 業種 従業員数 担当者名・役職 決済者 WebサイトのURL SNSアカウントなど |
|---|---|
| BtoC | 年齢 性別 家族構成 趣味 見込み度合いなど |
上記は一例ですが、商談に必要な情報はすべて収集します。
顧客を獲得した経路
どのチャネルから顧客を獲得したのかという、流入経路も必要です。
- 自然検索
- Webサイト
- 広告
- メールマガジン
顧客の流入経路は多様化しており、商談では流入経路に合わせて顧客フェーズを見極める必要があります。
成果につなげるためにも、流入経路はしっかりと確認してください。
商談の担当者情報
顧客の担当者情報は、スムーズに商談を進めるために必要不可欠です。
窓口となる担当者に決裁権がない場合は、決裁権を持つ担当者の情報も確認してください。
受注を獲得した場合を想定して、請求書を送付する経理担当者の情報も確認しておきましょう。
商談の進捗状況
商談の進捗状況は、重要事項です。
進捗状況がわからなければ、問題が生じた場合に迅速に対応できません。
なお、商談に進捗情報は常に最新の情報であるか、誰が見ても一目で情報を把握できるかも重要です。
受注予定日
受注予定日も重要な項目です。
受注予定日が曖昧だと発注の手配ができないため、売上の見通しも立てられません。
発注予定日が明確なら、スムーズに発注を手配できます。万が一発注予定日が遅れても、早期に代替策を講じられるでしょう。
受注確度
受注確度は、売上予測や意思決定に欠かせない要素です。
商談によって受注確度は異なります。
適切に管理できておらず受注確度の低い商談を優先すれば、機会損失のリスクを高めかねません。
受注確度を把握していれば、受注確度の高い商談を優先できるので、機会損失のリスクを軽減できます。
商談管理ツールの種類
商談管理ツールの種類は、大きく4種類あります。
- Excel
- Googleスプレッドシート
- SFA（営業支援システム）
- CRM（顧客関係管理）
それぞれに特徴が異なるため、自社にマッチしたツールを選ぶことが大切です。
Excel
Excelは、マイクロソフト社が提供する表計算ソフトです。Officeソフトに搭載されているので、導入コストをおさえられます。
| メリット | 無料で利用できる フォーマットの自由度が高い |
|---|---|
| デメリット | リアルタイムで更新できない 社内で記載ルールを統一する必要がある |
アナログ管理になるため、事前に記載ルールを設定しなければならず、情報をリアルタイムで把握できないのは留意点です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
| メリット | 無料で利用できる リアルタイムに更新される Excelと同じ感覚で使用できる |
|---|---|
| デメリット | 社内で記載ルールを統一する必要がある |
オンラインで使用するため、リアルタイムで情報を更新できます。パソコンの他にもスマートフォンやタブレットなど、幅広いデバイスで使用できるのもメリットです。
Excelと同じ感覚で使用できますが、社内で記載ルールを統一する必要があることに留意しましょう。
SFA（営業支援システム）
SFA（営業支援システム）は、営業活動をサポートします。
| メリット | 業務効率化を図れる 営業活動を見える化できる |
|---|---|
| デメリット | 導入コストがかかる 入力作業に時間がかかる |
営業活動にかかわる情報を一元管理できて、情報もリアルタイムに更新されます。情報を見える化できるので、情報共有もしやすいでしょう。
無料で始められるSFAツールもありますが、機能が制限されます。機能性を重視する場合は、導入コストがかかります。
また、導入時には初期設定や情報の入力作業に時間がかかることに留意しましょう。
CRM（顧客関係管理）
CRM（顧客関係管理）は、顧客情報を一元管理できます。
| メリット | 顧客に関するあらゆる情報を一元管理できる 顧客との関係性構築に役立つ |
|---|---|
| デメリット | 導入コスト・ランニングコスストがかかる 効果が出るまでに時間がかかる |
これまで顧客情報を個別に管理していた企業も、CRMを使用すればあらゆる情報を一元管理できるので、業務効率化を図れます。
顧客が抱える課題やニーズを理解しやすくなるため、関係性の構築にも役立ちます。
CRMは導入コストが高くなる場合があることや、ランニングコスストがかかることに注意してください。
また、CRMはデータが蓄積するほど精度が上がるのも特徴です。導入直後は十分なデータ量を確保できないため、成果が出るまでに時間がかかるのも留意点です。
商談管理ツールのおすすめ13選
それでは、商談管理ツールのおすすめ13選を紹介します。
- Sales Performer
- Mazrica Sales
- eセールスマネージャーRemix Cloud
- Zoho CRM
- Sales Cloud
- Sales Force Assistant
- Translead CRM
- JUST.SFA
- Notion
- cyzen
- ホットプロファイル
- GRIDY SFA
- Reforma PSA
Sales Performer
| 運営会社 | 株式会社ディグロス |
|---|---|
| 費用（税込） | 月額利用料：2,750円/1ライセンス 閲覧ライセンス：0円 初期費用：別途必要（要問い合わせ） |
| 機能 | リアルタイムに変化するグラフ オフィスサイネージ 速報メール自動配信 社内SNSへ速報をAPI通信 週刊ダイジェスト自動配信など |
| 公式サイト | https://topsales.jp/ |
Sales Performerは、リアルタイムで営業実績を見える化できます。
Webグラフで表示されるため、一目で進捗状況を確認できるのもポイントです。部署やチームなど自由にグループを作成して、各グループ集計の比較もできます。
SNSやAPI連携も可能なため、情報共有もスムーズです。
Mazrica Sales
| 運営会社 | 株式会社マツリカ |
|---|---|
| 費用（税込） | Starter：月額30,250円～ Growth：月額121,000円～ Enterprise：月額363,000円～ |
| 機能 | 顧客管理 案件管理 行動管理 レポート機能 AI機能 名刺管理 モバイルアプリなど |
| 公式サイト | https://product-senses.mazrica.com/ |
Mazrica Salesは、営業活動に必要な情報を一元管理できます。
OCR機能が搭載されているので、商談議事録のスキャンや自動文字起こしで入力負担を軽減できるのも嬉しいポイントです。
グループウェアやチャット、請求管理や名刺管理など、多様な外部ツールとの連携にも対応しています。
eセールスマネージャーRemix Cloud
| 運営会社 | ソフトブレーン株式会社 |
|---|---|
| 費用（税込） | Starter：月額1,650円 Basic：月額3,850円 Enterprise：12,100円 |
| 機能 | 顧客管理 案件管理 日報管理 スケジュール管理 名刺OCR・デジタル化 地図機能など |
| 公式サイト | https://www.e-sales.jp/ |
eセールスマネージャーRemix Cloudは、幅広い顧客接点を効率化する顧客管理システムです。
CRM機能・SFA機能・MA機能を1つに集約しているので、マーケティングからアフターサービスまであらゆる情報を一元管理できます。
一度の情報入力でさまざまなアウトプットに自動反映するため、業務効率化にもつながるでしょう。
Zoho CRM
| 運営会社 | ゾーホージャパン株式会社 |
|---|---|
| 費用（税込） | スタンダード：月額1,848円/1ユーザー プロフェッショナル：月額3,036円/1ユーザー エンタープライズ：月額5,280円/1ユーザー アルティメット：月額費用6,864円/1ユーザー ※年間契約 |
| 機能 | 顧客管理 SFA/営業支援 営業分析 カスタマイズ マーケティングオートメーション チームコラボレーション AIなど |
| 公式サイト | https://www.zoho.com/jp/crm/ |
Zoho CRM は、CRM機能とSFA機能を搭載しています。
簡単なカスタマイズからフルカスタマイズまで、カスタマイズの自由度が高いのも魅力です。
初期設定に時間と手間がかかるCRMツールの課題を解決するために、最小限の手間で最大限の成果を得られるように設計されています。
シンプルから大容量まで、スケールに合わせて最適な料金プランを選べます。
Sales Cloud
| 運営会社 | 株式会社セールスフォース・ジャパン |
|---|---|
| 費用（税込） | Starter：月額3,300円/1ユーザー Pro Suite：月額13,200円/1ユーザー Enterprise：月額21,780円/1ユーザー |
| 機能 | パートナー管理 営業向けのデータ分析 営業のイネーブルメント チームのコラボレーションなど |
| 公式サイト | https://www.salesforce.com/jp/sales/ |
Sales Cloudは、AIを搭載したCRMツールです。
顧客情報の管理からチームのコラボレーションまで、生産性の最大化やインサイトの取得を実現します。
30日間の無料トライアルや無料の学習コンテンツなど、サポート体制も充実しています。
Sales Force Assistant
| 運営会社 | 株式会社ＮＩコンサルティング |
|---|---|
| 費用 | クラウド：月額3,500円（顧客深耕）～ オンプレミス：5年利用月額換算 667円（顧客深耕） |
| 機能 | 営業支援機能 記念日通知機能 ゲーミフィケーション機能 グループウェア「NI Collabo 360」連携 |
| 公式サイト | https://www.salesforce-assistant.com/ |
Sales Force Assistantは、AI秘書が営業現場をアシストするSFAツールです。
商談内容は、一日一覧で見える化できるため情報を共有しやすく、管理者のマネジメントを容易にします。電子秘書にAIを搭載しているので、パーソナライズされた営業支援も可能です。
無料の専用アプリケーションを活用すれば、場所を問わずアクセスできるので業務効率化を図れます。
Translead CRM
| 運営会社 | 株式会社Translead |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
| 機能 | 取引先管理 担当者管理 案件管理 営業活動管理 日報・週報 レポートなど |
| 公式サイト | https://lp.translead.jp/ |
Translead CRMは、営業DXを実現するCRM/SFAツールです。
クラウドデータベースは、Excelのように一覧で簡単に編集できて、どこからでもアクセスできます。
数百社の営業現場からのヒアリングに基づき、UIを構築しているので、操作性に優れているのも魅力です。
JUST.SFA
| 運営会社 | 株式会社ジャストシステム |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
| 機能 | フォルダー管理 業務メニュー設定 承認フロー データ処理フローなど |
| 公式サイト | https://www.justsystems.com/jp/products/justsfa/ |
JUST.SFAは、オリジナルのSFAをノーコードで実現する、営業支援クラウドサービスです。
プログラミング知識は不要なので、誰でも簡単に自社にマッチしたSFAをカスタマイズできます。
スモールからスタートできるので、営業現場での運用も可能です。新規開拓からルートセールスまで、さまざまな営業スタイルに対応しています。
Notion
| 運営会社 | Notion Labs Japan合同会社 |
|---|---|
| 費用（税込） | フリー：0円 プラス：月額1,815円/メンバー ビジネス：月額2,750円/メンバー エンタープライズ：要問い合わせ |
| 機能 | ドキュメント Wiki プロジェクト Notion AI カレンダー 目標 サイト テンプレート |
| 公式サイト | https://www.notion.com/ja |
Notionは、チームの働き方に合わせて自由にカスタマイズできるワークスペースです。
AIが組み込まれているので、探したい情報に素早くアクセスでき、他のアプリに保存されている情報も見つけてくれます。
豊富なテンプレートが用意されており、商談管理から会社のWikiまで幅広い用途に活用が可能です。
cyzen
| 運営会社 | レッドフォックス株式会社 |
|---|---|
| 費用（税込） | 1アカウントあたり1,100円 初期費用（要問い合わせ） |
| 機能 | 報告書内の数値自動集計 かんたん活動打刻 オリジナル地図作成 帳票出力（PDF） 手書きサイン チャット データ可視化 日報など |
| 公式サイト | https://www.cyzen.cloud/ |
Cyzenは、外回りや営業など、デスクレスワーカー業務を支援するサービスです。
外で働く人の作業を簡単にデータ化できるので、外出先からスマートフォンで入力した情報を、社内でもリアルタイムで共有できます。
チャット機能や報告書コメント機能など、現場レベルで使いやすい機能が充実しています。
ホットプロファイル
| 運営会社 | 株式会社ハンモック |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
| 機能 | データクレンジング/名寄せ 名刺データ化 人脈可視化 企業属性情報自動付与 人事異動/企業ニュース お客様カルテ |
| 公式サイト | https://www.hammock.jp/hpr/ |
ホットプロファイルは、営業力を高めて売上アップをサポートするサービスです。
新規開拓から営業支援まで、受注に必要な営業プロセスをワンストップで実行します。
ツール操作を統一できるため、生産性の向上にもつながるでしょう。さらに低コストで導入できるので、コスト削減にもつながります。
GRIDY SFA
| 運営会社 | ブルーテック株式会社 |
|---|---|
| 費用（税込） | SFAスタンダード：月額60,500円 SFAプロフェッショナル：月額93,500円 SFAエンタープライズ：月額170,500円 |
| 機能 | 顧客情報管理 顧客担当者情報 活動履歴・予定 商談管理機能など |
| 公式サイト | https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html |
GRIDY SFAは、顧客情報と営業報告を入力するだけで、営業プロセスを可視化してPDCAサイクルの高速化を実現します。
自社の業務内容に合わせて項目をカスタマイズできるので、使いやすさ重視で選びたいときにおすすめです。
項目の追加や変更も簡単なため、他社製品からデータベースのインポートやエクスポートもスムーズに行えるでしょう。
Reforma PSA
| 運営会社 | 株式会社オロ |
|---|---|
| 費用 | 販売：月額6,000円 購買：月額2,000円 勤怠：月額300円 経費：月額300円 セキュリティOP：月額300円 |
| 機能 | 販売管理機能 購買管理機能 勤怠管理機能 経営分析・アウトプットなど |
| 公式サイト | https://www.oro.com/reforma-psa/ |
Reforma PSAは、IT・Web・広告業界に特化した案件管理システムです。
企業の成長に合わせて必要な数だけ利用できるので、部分導入にも適しています。
案件別の原価は自動計算されるので、損益をタイムリーに把握できるのもポイントです。さまざまな経営レポートもワンクリックで出力できるため、経営判断もサポートします。
商談管理ツールを選ぶポイント
商談管理ツールを選ぶにあたって、以降で紹介する3つのポイントが大切です。
- 既存システムとの連携が可能であるか
- 対応可能なデバイスを確認する
- 使いやすさを確認する
それぞれ意識しながら選んでみてください。
既存システムとの連携が可能であるか
既存システムがある場合は、連携が可能であるかを確認してください。
商談管理ツールと連携できなければ、業務量が増えて業務効率が低下する恐れがあります。連携のために別途設備投資が必要になれば、さらにコストがかかります。
既存システムとの互換性があるツールから比較検討するとよいでしょう。
対応可能なデバイスを確認する
対応可能なデバイスを確認するのも、重要なポイントです。
オフィス以外に、外出先やテレワークでの使用を前提としているなら、スマートフォンやタブレットに対応しているツールやシステムが適しています。
パソコンにしか対応していない場合は、パソコンを持ち歩く必要があり、使用できる場所の確保も必要です。
使用するデバイスに対応しているかを確認しましょう。
使いやすさを確認する
そして、使いやすさも確認しておきたいポイントです。
機能性に優れていても、複雑な操作が必要になれば使うたびにストレスを感じるでしょう。
ITリテラシーが高い人材を確保できなければ、ツールを活用できません。誰にでも使いやすいように、直感的な操作が可能なツールがおすすめです。
商談管理にツールを活用する5つのメリット
では最後に、商談管理ツールを活用するメリットを5つ紹介します。
- 業務効率化につながる
- 蓄積されたデータを活用できる
- 受注率の向上が見込める
- 進捗状況を見える化できる
- 案件に紐づけながら管理できる
業務効率化につながる
業務効率化につながるのは、企業にとって大きなメリットです。
営業職は業務量が多く煩雑化しやすいため、残業を余儀なくされることも少なくありません。
コア業務以外に手間取り顧客対応が遅れると、機会損失のリスクが高まります。
商談管理ツールで作業を自動化できれば、営業担当者は顧客対応に注力できます。営業品質が向上すれば、成約にもつながりやすくなるでしょう。
蓄積されたデータを活用できる
蓄積されたデータを活用できるのもメリットです。
商談管理ツールは、扱う案件情報をすべて記録できます。
たとえば過去の案件情報を参考にしたい場合も、キーワード検索によって知りたい情報に素早くアクセスが可能です。
成果につながらなかった商談を振り返ることで、課題を見出せれば解決策も見えてくるでしょう。
受注率の向上が見込める
商談管理ツールは、案件ごとに受注確度を把握できます。
受注確度の高い案件を抽出すれば、受注率の向上が見込めます。
受注確度が低い案件でも、適切にフォローすれば受注確度を高められるでしょう。
進捗状況を見える化できる
商談管理ツールは、進捗状況を見える化できるのもメリットです。
営業担当者が個別に情報を管理する場合、管理者が個別に確認しなければならず時間と手間がかかります。
商談管理ツールを使用すれば、管理者は全体を俯瞰できるので視野が広がります。進捗状況をスムーズに確認できる他にも、フォローすべき事案にも迅速な対応が可能です。
進捗状況の見える化は、情報共有もスムーズになり属人化の防止につながります。
案件に紐づけながら管理できる
個別に案件を管理する場合は、情報を確認するのに時間と手間がかかります。その間に情報が更新されても気づくのが遅れれば、正確な情報を把握できません。
そこで商談管理ツールを活用すれば、案件に紐づけながら管理できるようになります。
顧客ごとに最適なアプローチ方法を見出だせれば、成約につながりやすくなるでしょう。
まとめ：商談管理にツールを活用して営業活動を最大化しよう
商談管理ツールは、進捗状況を見える化して共有できるので、業務効率化や属人化の防止につながります。
営業担当者が顧客対応に注力できるようになれば、営業品質や顧客満足の向上にもつながるでしょう。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、商談管理ツールを有効活用して営業活動を最大化してください。
