アポイントの返信メールの書き方ガイド！承諾やお断りするときの例文も紹介
営業活動では、メールでコミュニケーションを図ることも多くありますが、文字だけのやり取りだからこそマナーに配慮しなくてはなりません。
アポ取りメールではテンプレートが便利ですが、アポイントの返信メールでは、顧客に合わせた内容を意識する必要があります。
「アポイントメールの返信で内容に不安がある……」
「アポイントへの返信メールにふさわしいフレーズを知りたい」
このように考える営業担当者もいるでしょう。
そこで本記事では、アポイントの返信メールの書き方を詳しく解説します。好印象を与える10個のポイントやシーン別例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
アポイントの返信メールに記載する内容
アポイントメールへの返信に記載する、基本的な内容を紹介します。
- 件名
- 宛名
- 挨拶・名乗り
- 本文
- 結び
- 署名
件名
件名は、できるだけ変えずに作成します。
件名の例
〇〇のアポイント日程調整のお願い
└ RE:〇〇のアポイント日程調整のお願い
件名を変えずに返信すると、メールのスレッド表示機能により、このように表示されます。
ただし、件名を変えてしまうとスレッド化されません。重要なメールだと気づかずに、見逃されてしまう恐れがあります。
件名を変えずに返信すれば、相手もどのメールに対する返信なのかを即座に判断でき、後から見直す際にもスレッドを一覧で確認できるのがメリットです。
宛名
宛名は、誰に向けて送信したのかを判断する重要な項目です。
基本的には「会社名・部署・担当者名」を記載しますが、担当者名がわからない場合は「御担当者様」とします。
社名の省略や担当者名の敬称つけ忘れは、失礼に当たるので注意してください。役職がある場合は、部署名の次に記載します。
社名は省略せず、担当者名には「様」をつけましょう。
挨拶・名乗り
メールの冒頭には、挨拶と名乗りを記載するのがマナーです。
既存顧客の場合
いつもお世話になっております。
□□株式会社営業部の△木です。
新規顧客の場合
この度はご連絡をいただき感謝申し上げます。
株式会社◯◯営業部の◯川と申します。
相手との関係性によって、冒頭の挨拶は変わります。なお、部署内に同じ苗字のスタッフがいる場合は、フルネームを記載するとよいでしょう。
本文
本文は、要点を簡潔に伝えてください。
まず、結論から述べると、相手が内容を理解しやすくなります。アポイントの返信で何よりも大事なのは「日程の共有」です。
加えて、場所や参加者などを箇条書きでまとめるとより見やすくなるでしょう。
結び
本文で用件を伝えたら、結びの言葉も忘れずに記載しましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
「本件についてご不明な点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。」
結びの言葉を記載すると、より丁寧な印象を与えられます。
署名
そして、最後に署名を記載します。
- 会社名
- 部署名（役職）
- 名前
- メールアドレス
- 会社所在地
- 電話・FAX番号
会社のホームページがある場合は、ホームページURLも記載しておくとよいでしょう。
アポイントメールへの返信で好印象を与える10個のポイント
では次に、アポイントメールへの返信で、相手に好印象を与えるポイントを紹介します。
- 当日中に素早いレスポンスを意識する
- 型を用意する
- 開封しやすい時間帯に送信する
- 誤字・脱字がないか確認する
- 読みやすさを意識する
- 丁寧な言葉遣いと正しい敬語を使う
- 件名に「Re：」を入れたままにする
- 感謝の言葉を記載する
- 候補日は複数設定する
- 待ち合わせ日時や場所を再確認する
以降でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
当日中に素早いレスポンスを意識する
まず、素早いレスポンスを意識してください。
アポイントメールでは、日程調整が必要になるケースも多いので、当日中に返信するのがマナーです。
即答できない場合は、取り急ぎその旨を相手に伝えておくとよいでしょう。その際には、いつまでに回答するかも記載すれば、相手を安心させられます。
返信が遅くなるほど、不誠実な印象を与える可能性があります。特に、急ぎの案件では、機会損失のリスクが高まるので注意が必要です。
- 新着メールの通知設定をオンにしておく
- タスク管理ツールのリマインダー機能を活用する
このような対策を講じておけば、当日中にレスポンスできます。
型を用意する
一からメールを作成すると時間がかかります。業務効率化を図りたいなら、いくつか返信の型を用意しておくとよいでしょう。
当然ですが、詳細は顧客に合わせてカスタマイズが必要です。
挨拶や名乗り・結びや署名など、カスタマイズ不要の部分のみ型にしておけば、時短になります。
開封しやすい時間帯に送信する
そして、開封しやすい時間帯に返信するのも重要です。
業務が集中する時間帯は、メールを確認できない、または見落とす可能性があります。
- 良いタイミング：始業直後や昼休憩前
- 読むのが遅くなりやすいタイミング：終業間際や休日前
開封しやすい時間帯は業種によっても異なるので、顧客に合わせて最適な時間帯を見極めてください。
誤字・脱字がないか確認する
ビジネスメールのマナーとしては、誤字や脱字がないか確認することも大切です。
もし、誤字や脱字があると、相手を不快にさせたり不信感を持たれたりする恐れがあります。特に、社名や氏名を間違えると失礼に当たるので、正しく記載してください。
不安な場合は、校正ツールを使うか上司に確認してもらうとよいでしょう。
読みやすさを意識する
ビジネスメールでは、読みやすさも意識してください。
忙しい合間を縫ってメールを読んでもらうので、相手の時間を奪わない配慮が必要です。
丁寧に伝えることも大切ですが、ボリュームが多いと読むのに時間がかかります。箇条書きを活用しながら、用件を簡潔に伝えましょう。
丁寧な言葉遣いと正しい敬語を使う
ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いと正しい敬語を使うことも意識してください。
普段何気なく使っている言葉でも、「二重敬語」「ら抜き言葉」など、実は間違っているケースは多くあります。
送信する前には、誤字や脱字のチェックとあわせて、言葉遣いも確認しておくとよいでしょう。
件名に「Re：」を入れたままにする
件名に「Re：」と付けたままにするのもマナーです。
多くのメールを受信する場合でも、件名に「Re：」が付いていれば、自分が送ったメールへの返信だと一目でわかります。
ただし、何度もやり取りをすると「Re:Re:Re：」のように、見づらくなるので注意しましょう。2回目以降は、重なった部分を削除して「Re:」のみにしても問題ありません。
マナーではありませんが、複数人にメールを送信したい時や、上司もメールの内容を把握する必要がある場合は、TO・CC・BCCを活用するとよいでしょう。
- TO：メールを返信する相手
- CC：複数人に一斉送信できる
- BCC：社内で情報を共有できる
なお、CCやBCCは相手に見えないので、アドレスが漏洩する心配はありません。
感謝の言葉を記載する
本来、アポイントメールへの返信は用件を伝えるのが目的ですが、感謝の言葉も記載しましょう。
「お時間をいただきありがとうございます。」
「ご連絡ありがとうございます。」
「ご確認いただきありがとうございます。」
このように、一文でも感謝の言葉を伝えると好印象を与えられるので、顧客との関係性を構築しやすくなります。
候補日は複数設定する
アポイントの日程調整が必要な場合は、候補日を複数設定してください。というのも、相手にも都合があり、必ずしもこちらが指定した日程に合わせられるとは限らないからです。
選択肢を用意するために、3〜5日程度の候補日を設定しましょう。
待ち合わせ日時や場所を再確認する
何件もの商談を抱えていると、認識のすれ違いが起こる可能性も否定できません。初めて利用する場所では、迷うこともあるでしょう。
こうしたミスを防ぐためにも、当日の時間や場所を再確認する必要があります。
アポイントへの返信メール例文
アポイントメールに返信する際は、シーンによって言い回しが異なることに留意しましょう。以降でシーン別の例文を紹介します。
- アポイント候補日の記載ありで承諾する場合
- アポイント候補日の記載ありで日程を調整したい場合
- アポイント候補日の記載がない場合
- 取り急ぎ確認した旨を伝えたい場合
- アポイントを断る場合
- リマインドメールを送る場合
アポイント候補日の記載ありで承諾する場合
件名：Re:〇〇のお打ち合わせの日程について
株式会社◯◯ △田様
お世話になっております。
◯◯株式会社営業部の◯野です。
この度は日程について、ご確認いただきありがとうございます。
それでは、ご提示いただいた下記の日時でお願いできますと幸いです。
◯月◯日（曜日） ◯時～◯時
当日お目にかかれるのを心待ちにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
アポイント候補日の記載ありで日程を調整したい場合
件名：Re:◯◯のお打ち合わせの日程について
△△株式会社〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社営業部の△崎です。
この度は、お忙しい中ご連絡をいただき感謝申し上げます。
恐れ入りますが、ご提案いただいた日程は予定があり、調整が難しい状態でございます。
こちらの都合でご迷惑をおかけして申し訳ございません。
つきましては、以下の日程でお伺いできればと考えておりますが、
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
- ◯月◯日（月）10時～11時
- ◯月◯日（水）14時～15時
もし日程が合わない場合は、再度調整いたします。
お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名
アポイント候補日の記載がない場合
件名：Re:お打ち合わせについて
株式会社□□商品開発部〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の◯中です。
お打ち合わせのご案内をいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
- ◯月◯日（曜日） ◯時～◯時
- ◯月◯日（曜日） ◯時～◯時
- ◯月◯日（曜日） ◯時～◯時
上記の日程でご都合がつかない場合は、別日で調整可能でございます。
お忙しい中恐れ入りますが、◯日までに返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
署名
取り急ぎ確認した旨を伝えたい場合
件名：Re:お打ち合わせの件
株式会社△△〇〇様
お世話になっております。
株式会社●●営業部の◎山です。
この度は、ご連絡いただきありがとうございます。
お忙しい中恐縮ですが、少々お時間をいただけますと幸いです。
本日中に日程を確認し、追ってご連絡いたします。
署名
アポイントを断る場合
件名：Re:商品のお打ち合わせについて
株式会社△△〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の□藤です。
大変恐縮ではございますが、現在多忙を極めており、日程調整が難しい状況です。
◯月◯日以降でしたら、日程を調整させていただきます。
お手数をおかけしますが、再度ご検討いただけますと幸いです。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
署名
リマインドメールを送る場合
件名：Re:明日のお打ち合わせの件について
株式会社△△◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社の◯本です。
先日は、日程を調整していただきありがとうございます。
本日は、明日の打ち合わせの件で、改めてご連絡差し上げました。
- 日時：◯月◯日（曜日）◯時～◯時
- 場所：貴社A会議室
- 内容：〇〇に関するご説明とご提案
本件について、ご不明な点がございましたらお気軽にお申し付けください。
お会いできるのを楽しみにしております。
署名
アポイントメールへの返信に活用できる7つのフレーズ
では最後に、アポイントメールへの返信でよく使われるフレーズを紹介します。
- お手数ではございますが
- 承知いたしました
- ご都合はいかがでしょうか
- ～いたしかねます
- お時間を頂戴したく存じます
- ご検討いただけますと幸いです
- 返信は不要です
お手数ではございますが
メールのやり取りをする際は、多少なりとも相手に手間をかけるので、「お手数ではございますが」と申し訳ない気持ちを伝えます。
日程候補の確認や提示などを依頼する際にも、お願いする意味合いも含めて、丁寧に依頼しているとの姿勢を伝えられるでしょう。
承知いたしました
相手から日程の提示や依頼に対しては「承知いたしました」と伝えます。
ビジネスシーンにおいて、承諾したという意味を伝える時に活用できます。
「わかった」「引き受けた」という意味を、丁寧に伝えたいときにも活用してみてください。
ご都合はいかがでしょうか
先方の都合を確認する必要がある場合は、「ご都合はいかがでしょうか」と尋ねれば丁寧な印象を与えられます。
「都合はどうでしょうか」だとややくだけた印象を与えるので、丁寧な敬語を使うべきシーンや、目上の方に都合を尋ねる時などにも適しています。
～いたしかねます
先方の申し出を断る際に「〜できません」だと、強めに否定している印象を与えかねません。
そこで「〜いたしかねます」を使用すれば、丁寧かつ否定感を強調しすぎずに断れます。
お時間を頂戴したく存じます
返信メールに記載された日程では都合が悪いものの、上司への確認が必要な場合はすぐに回答できないこともあります。
少し考える時間が欲しい時は「お時間を頂戴したく存じます」と伝えるとよいでしょう。
「時間が欲しい」「そうしてもらえるとありがたい」の気持ちを、丁寧に伝えられます。
ご検討いただけますと幸いです
アポイントメールでこちらが日時の候補を提案する際や、相手が提示した日時で都合が悪く再調整が必要な場合は、へりくだって伝える必要があります。
「ご検討いただけますと幸いです」は「こちらの提案を検討して欲しい」「そうしてもらえると嬉しい」という気持ちを丁寧に伝えられます。
返信は不要です
こちらが送信するメールが最終確認の場合は、相手の負担を軽減するために「返信不要です」と記載するとよいでしょう。
「返信不要」と記載があった場合は、基本的に返信しなくても失礼には当たりません。
ただし、確認事項がある場合は「恐れ入りますが、一点確認させていただけますでしょうか。」と前置きしてから、確認したい内容を伝えましょう。
相手への気遣いをしているとアピールでき、自身もメール確認の手間を省けるのがメリットです。
まとめ：アポイントメールへの返信は丁寧かつわかりやすくまとめよう
アポイントメールへの返信は、多くの内容を伝えるわけではないため、簡潔にわかりやすく書くことも意識してください。
また、ビジネスメールである以上は、マナーも意識する必要があります。
アポイントメールに返信する際は、本記事で紹介した例文やよく使うフレーズを参考にしながら、相手に好印象を与えられるようにわかりやすくまとめてください。
