営業は自動化できる！改革できる業務と成功のポイント・おすすめツールを紹介
営業職は、営業リストの作成からアフターフォローまでの顧客対応以外にも、資料や日報作成といった事務作業まで多岐にわたる業務に対応しなければなりません。
さらに、営業担当者に依存しやすい傾向があるため、属人化により情報供給がスムーズに行かないのも課題です。
こうした背景から、営業の自動化が重要視されるようになっています。
とはいえ、営業の自動化にはコツがあるため、導入にあたって何から手を付けていいかわからず悩む担当者もいるでしょう。
そこで本記事では、営業の自動化について詳しく解説します。成功のポイントやおすすめツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
営業の自動化とはツールを用いて営業活動を効率化すること
営業の自動化とは、ツールを活用して営業プロセスを自動化することです。
これまで営業職は、営業活動を手作業で行ってきました。しかし、インターネットの普及に伴う顧客行動の変化によって、手作業だけでは対応が困難なのが現状です。
そこで、ツールを活用して作業を自動化することで、営業活動を最大化できます。
なお、自動化する営業プロセスは、課題によって全体または一部のみのケースもあります。
営業の自動化が求められる背景
営業職は業務量が多く煩雑化しやすい傾向があります。
- 営業リストの作成
- テレアポ
- ヒアリングで顧客ニーズや課題を把握
- 顧客の課題解決策を提案
- クロージング
- フォローアップ
企業によりプロセスは異なるものの、営業担当者は案件ごとにルーチンワークを繰り返し実施します。
さらに、資料作成や顧客へのメール対応、毎日の日報作成などの事務作業が加わるため、営業時間内の対応が難しく、残業で対応する担当者は少なくありません。
そこで顧客に提出する資料や、毎日作成する営業日報などの事務作業を自動化すれば、担当者は顧客対応に集中できるので、営業品質の向上につながります。
営業品質が向上すれば成約率も上がり、その結果売上の拡大につながるのは、企業にとって非常に大きなメリットとなるでしょう。
営業活動を自動化する4つのメリット
では次に、営業活動を自動化するメリットを4つ紹介します。
- 業務の効率化で営業活動に注力できる
- 顧客に適したアプローチができる
- 生産性が向上する
- 機会損失を防げる
業務の効率化で営業活動に注力できる
まず、営業担当者が顧客対応に注力できることが挙げられます。
営業職は、業務量が多く煩雑化しやすいため、担当者が全ての業務に対応するには時間がかかります。
事務作業に追われて、顧客対応の準備が十分にできなければ、営業品質の低下につながりかねません。
そこで、ツールを活用して作業を自動化すれば、業務効率化を図れます。自動化により時間に余裕が生まれ、担当者は顧客対応に注力できます。
顧客に適したアプローチができる
営業の自動化は、ツールによってデータ収集や分析が可能です。
ツールにより精度の高い分析ができれば、顧客ニーズを正確に把握できるでしょう。
課題やニーズは顧客によって異なるため、それぞれ適したアプローチができるのもメリットです。
顧客への理解が深いことをアピールすれば、信頼されやすくなり、顧客との関係性を構築しやすくなるといったメリットも生まれます。
生産性が向上する
営業の自動化により、担当者の業務負担が軽減されると、生産性の向上につながります。
営業部全体の生産性が向上すれば、企業の利益拡大効果も期待できるでしょう。
また、業務効率化により残業を減らせれば、人件費を節約できるのもメリットです。
機会損失を防げる
営業担当者が一人で全てのプロセスに対応する場合は、スケジュール管理が上手く行かずに、ミスが生じる恐れがあります。
ミスにより顧客対応に支障が出れば、商談機会を損失しかねません。
ツールの活用により、スケジュール管理も自動化できるため、機会損失を防げます。
営業の自動化ができる主な業務内容
それでは、営業の自動化が可能な業務内容を紹介します。
- スケジュール管理
- メール対応
- 見込み顧客へのアプローチ
- 書類作成
- 顧客情報や進捗情報の共有
それぞれ詳しく見ていきましょう。
スケジュール管理
スケジュール管理を自動化すれば、見落としや勘違いといったヒューマンエラーを防げます。
たとえば、スケジュール調整では、顧客の都合も確認しなければなりません。メールや電話での確認は、伝達ミスが生じたり時間がかかったりする恐れがあります。
ツールのカレンダー機能を顧客と共有すれば、確認の手間を省ける他にも、スケジュール確認や調整がスムーズです。
営業担当者と顧客で情報を共有できるため、伝達ミスも防げます。
メール対応
メール対応も自動化が可能です。
個別にメールを作成し送信する場合は、時間と手間がかかります。
そこでツールのテンプレートを活用すれば、顧客に合わせたカスタマイズも容易になり、大量メールの一斉送信も可能です。
送信エラーがあった場合は、自動メールで通知されるので見逃しを防げます。
見込み顧客へのアプローチ
見込み顧客にアプローチする場合は、顧客情報を正確に把握する必要があります。そのためには、徹底した情報収集や分析が欠かせません。
しかし、情報収集や分析にも時間がかかるため、営業担当者の業務負担が大きくなります。
そこでツールを活用すれば、情報収集や分析を自動化できます。自社Webサイトを訪れたユーザーから見込み顧客を抽出したり、適切なタイミングでアプローチしたりが可能になるでしょう。
書類作成
営業担当者は、提案書や見積書、請求書、契約書など、顧客に提出する書類の作成にも対応しなければなりません。
さらに、社内では月次レポートや日報の作成もあります。
こうした書類作成をツールで自動化すれば、業務負担を軽減できます。さらに、蓄積したデータを活用すれば、精度の高い書類を作成できるのもメリットです。
顧客情報や進捗情報の共有
営業職は属人化しやすい傾向がありますが、迅速に情報共有の体制を整備するのが難しいのも課題です。
そこでツールを活用して顧客情報を社内で共有すれば、担当者の不在時に顧客から問い合わせがあった場合は、他のスタッフが対応できます。
また、営業担当者に依存すると、管理者が進捗状況を把握できません。プロジェクトの遂行に支障をきたすと、企業の信頼を損なう恐れがあります。
ツールで見える化すれば、管理者も進捗状況を随時確認・把握できるので、トラブル発生時にも迅速な対応が可能です。
営業の自動化を成功させる3つのポイント
では次に、営業の自動化を成功させるポイントを3つ紹介します。
- 自社の営業プロセスを把握する
- まずはスモールで始める
- 自社の課題にマッチしたツールを選ぶ
自社の営業プロセスを把握する
営業プロセスを把握できていないまま自動化すると、かえって業務効率が低下しかねません。
自社の営業プロセスを把握できていれば、課題の把握と解決に必要なツールを正しく選定できます。
自社の営業プロセスを正しく把握したうえで、目的と解決策を明確にすることが大切です。
まずはスモールで始める
営業の自動化は、スモールから始めるのも重要です。
自動化する範囲にもよりますが、一部のプロセスであっても、これまで根付いていた体制を即座に変えるのは容易ではありません。
営業プロセスを把握して、課題に合ったツールを選定しても、担当者が使いこなせるようになるまで時間がかかります。
特に営業プロセス全体を自動化する際に改革を急ぎすぎると、現場が混乱して業務に支障が出る恐れがあります。
まずは、あまり業務に支障が出ない範囲から取り組み、徐々に改革を進めるのがポイントです。
自社の課題にマッチしたツールを選ぶ
営業の自動化に役立つツールにも種類があり、企業が抱える課題や目的によっても選択肢が変わります。
また、ツールによって、搭載されている機能が異なることに留意しましょう。
自社の課題を解決できないツールを選んでも意味がありません。
まずは課題を把握して、課題の解決に役立つツールを選定してください。
営業の自動化に役立つツールは3種類
営業の自動化に役立つツールは、以下の3種類です。
- MA（マーケティングオートメーション）ツール
- SFA（営業支援システム）ツール
- CRM（顧客管理システム）
それぞれ、どのような役割があるのかを見ていきましょう。
MA（マーケティングオートメーション）ツール
MA（Marketing Automation）は、マーケティング活動を自動化するツールのことです。
見込み顧客の獲得や育成、選別といった一連のマーケティング活動以外にも、アクセス解析やメールの自動配信などにも対応します。
MAツールについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
BtoBマーケティングツールのおすすめ17選！選定ポイントや注意点も紹介
SFA（営業支援システム）ツール
SFA（Sales Force Automation）は、営業活動を支援するツールです。
- 営業リストの作成
- 見込み顧客へのアプローチ
- 書類作成
- スケジュール管理
- 顧客や案件別の管理
- 売上予測や受注率の算出など
ツールによって搭載されている機能は異なりますが、営業活動を自動化できるのがメリットです。
SFAツールに関しては、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
営業支援ツール（SFA）とは？導入するメリットと選ぶ際の注意点まで解説！
CRM（顧客管理システム）
CRM（Customer Relationship Management）は顧客管理システムのことです。
顧客情報の一元管理や進捗状況の管理など、あらゆる顧客情報を見える化できます。
情報共有もしやすいため、顧客に合わせて最適なアプローチができるのもメリットです。また、過去の情報から、休眠顧客の掘り起こしにも活用できます。
CRMについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
顧客管理ツール（CRM）のおすすめ10選を比較！無料ツールも紹介
営業の自動化でツールを活用する際の注意点
では最後に、営業の自動化にツールを活用する際の注意点を紹介します。
- ツールに依存しすぎない
- 費用対効果を測定する
- 求める機能が搭載されているかを確認する
- サポート体制を確認する
ツールに依存しすぎない
営業の自動化にはツールが欠かせませんが、依存しすぎないように注意してください。
ツールで業務を自動化できれば、業務効率化を図れますが、顧客とのコミュニケーションが必要になるシーンは多くあります。
自動化を優先するあまり、顧客とのコミュニケーションがおろそかになれば信頼関係は構築できません。
ツールに依存しすぎず、顧客と積極的な顧客とのコミュニケーションも意識してください。
費用対効果を測定する
そして、費用対効果を測定するのも重要なポイントです。
充実した機能を搭載したツールは魅力的ですが、全ての機能を使いこなせなければ意味がありません。
高い費用をかけて導入しても、活用できないと無駄にコストを消費する恐れがあります。
ツールの導入によりどのくらいの成果を得られるのか、成果がコストに見合っているかを確認してください。
求める機能が搭載されているかを確認する
最先端のツールを導入しても、求める機能が搭載されていなければ本末転倒です。
まず、自社の課題を見出し、課題解決に役立つ機能が搭載されているかを確認しましょう。
また、すでに導入しているシステムがある場合は、連携が可能であるかも確認したいポイントです。
サポート体制を確認する
ツールの導入にあたっては、操作を覚えるまでに時間がかかることもあります。
複雑な操作が必要な場合は、レクチャーを受けられると安心です。
また、ツールにトラブルが生じた時に、迅速なサポートが受けられなければ業務に支障が出る恐れがあります。
問い合わせ方法や、対応可能な日時なども確認しておくといいでしょう。
営業の自動化をするならディグロス
営業の自動化を検討していても、人手不足で自社対応が難しいこともあるでしょう。
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営業の自動化をご検討中の企業様は、お気軽にご相談ください。
まとめ：営業は自動化して効率かつ効果的に営業活動をしよう
営業は、企業が売上を拡大して成長し続けるために欠かせない活動です。
業務量が多く属人化しやすいといった課題がありますが、営業の自動化で課題を解決できます。
自社の課題にマッチしたツールの選定が重要ですが、本記事で紹介した情報を参考にしながら、営業の自動化で営業活動を最大化してください。
