営業ナレッジマネジメントとは？必要な理由や効果を高める6つのコツも紹介
営業活動で成果を上げるには、課題やニーズに合わせた適切なアプローチが欠かせません。
チーム全体が効果的に営業活動を進めるには、トップセールスのナレッジを共有し活用する必要があります。
そこで重要となるのが、営業ナレッジマネジメントです。とはいえ、効果的に進めるには、コツや注意点があります。
本記事では、営業ナレッジマネジメントの必要性や効果を高めるコツについて解説します。共有すべき情報や管理に役立つツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
営業ナレッジとは？
営業ナレッジとは、営業担当者が業務を通じて身につけた知見や経験といったノウハウのことです。
トップセールスだけが優秀な成績を収めても、他の担当者の業績が悪ければ売上が低迷する恐れがあります。
そこで、トップセールスのナレッジを社内で共有すれば、営業品質の底上げと標準化が可能です。
チーム全体の営業成績が伸びれば、結果として売上が伸び企業は成長し続けられます。
営業ナレッジマネジメントとは？
市場動向や顧客が抱える課題やニーズは常に変化しています。
トップセールスのナレッジを共有しても、適切に管理できなければ情報が更新されなかったり、滞ったりして業務効率の低下を招きかねません。
そこで重要となるのが、ナレッジマネジメントで適切に管理し、情報をブラッシュアップすることです。
特に規模が大きい企業では、情報やノウハウがスムーズに共有されないことも少なくありません。
営業ナレッジマネジメントが適切に行われていれば、企業規模にかかわらずスムーズに情報やノウハウを共有できます。
営業にナレッジマネジメントが必要な理由
では次に、営業ナレッジマネジメントが必要な6つの理由を紹介します。
- 知見や経験の属人化が起きやすい
- 情報の変化が速くて追いつけない
- 業務量が多く煩雑化しやすい
- 人手不足になりやすい
- 大事な営業時間に時間を割けていない
- 多様なワークスタイルへの対応が求められる
知見や経験の属人化が起きやすい
営業職は、知見や経験の属人化が起きやすい傾向があります。
これまでの営業は、個々の営業担当者が、顧客情報や進捗状況を個別に管理する手法が用いられてきました。
トップセールスが自身のノウハウを独占して良い成績を収めても、チーム全体の成績が悪ければ企業の成長を妨げます。
そこで、営業ナレッジマネジメントに取り組み、チームでノウハウを共有すれば知見や経験の属人化を防げます。
情報の変化が速くて追いつけない
インターネットの普及やAI技術の進化などの影響から、市場の動向や顧客行動は目まぐるしいスピードで変化し続けています。
こうした変化に対応できなければ、顧客の課題やニーズを正しく理解できません。古い情報に基づき戦略を立案しても、成果にはつながらないでしょう。
常に変化し続ける情報の変化に追いつくには、チーム全体で情報をキャッチしてアップロードできるような体制作りが欠かせません。
業務量が多く煩雑化しやすい
営業職は、業務量が多く煩雑化しやすいといった課題もあります。
顧客への対応や商談といったコア業務の他にも、メールの確認や返信、営業日報などの事務作業もこなさなければなりません。
雑務に時間を取られてコア業務に支障が出ると、機会損失のリスクが高まります。
営業ナレッジマネジメントにツールを導入すれば、業務効率化により営業担当者はコア業務に注力できます。
人手不足になりやすい
属人化や業務負担の増加などで、一部の担当者が成績を伸ばせなければモチベーションの低下による離職率を高めます。
営業職が人手不足になりやすいのは、こうした理由があるからです。
営業ナレッジマネジメントでノウハウを共有すれば、スキルの底上げや応対品質を標準化できます。
それまで成績が悪かった担当者も成果を出せるようになれば、モチベーションが上がり、業務への意欲が高まれば離職による人手不足を解消できるでしょう。
大事な営業時間に時間を割けていない
属人化や業務効率の低下により、営業担当者がコア業務に注力できないと、獲得したリードを逃す恐れがあります。
マーケティング部門が見込み角度の高いリードを獲得しても、アプローチ漏れがあれば意味がありません。
営業ナレッジマネジメントは、業務効率化を図る効果も期待できます。業務効率化によりコア業務に注力できれば、効果的に営業活動を展開できるでしょう。
多様なワークスタイルへの対応が求められる
近年、ワークスタイルの多様化に対応するため、リモートワークを導入する企業が増えています。
オフィス内であれば、ミーティングや何気ない会話を通して、営業ナレッジを共有できます。
しかし、リモートワークはコミュニケーションが希薄になりやすいので、ナレッジを共有しづらいのが懸念点です。
多様なワークスタイルに対応するためにも、営業ナレッジマネジメントを適切に行い社内のコミュニケーションを強化する必要があります。
営業ナレッジマネジメントで得られる6つの効果
では次に、営業ナレッジマネジメントで得られる6つの効果を紹介します。
- 属人化を解消できる
- 営業品質を標準化できる
- 業務効率化を図れる
- 教育の効率化を図れる
- エンゲージメントの向上につながる
- コストを削減できる
属人化を解消できる
属人化が起きやすい営業職にとって、営業ナレッジマネジメントで属人化を解消できるのは、非常に大きなメリットです。
属人化が起きている状態で情報が共有されていないと、担当者が退職した場合に顧客への対応ができなくなる恐れがあります。
そこで、営業ナレッジマネジメントにより、情報が共有されていれば後任者へスムーズに引き継ぎができます。
営業品質を標準化できる
どの企業でも、スキルや経験の違いから、担当者によるばらつきが生じるのは仕方ないことです。
しかし、担当者によるばらつきを解消しなければ、営業力を最大化できません。
営業ナレッジマネジメントは、営業品質の標準化にも貢献します。
業務効率化を図れる
業務量が多く煩雑化しやすい営業職は、残業を余儀なくされることも少なくありません。
業務負担を軽減できなければ、モチベーションや生産性の低下を招く恐れがあります。
チームでスムーズに情報を共有できていれば、余裕のある従業員が他の担当者をサポートできるので、業務負担を軽減して効率化にもつながるのはメリットです。
教育の効率化を図れる
蓄積したナレッジは、人材教育にも活用できます。
たとえば、トップセールスの商談内容や成功事例を元にトークスクリプトに活用すれば、新人教育にも活用できます。
また、蓄積したノウハウは企業の財産となるので、組織力の強化につながるでしょう。
エンゲージメントの向上につながる
営業ナレッジマネジメントは、エンゲージメントの向上につながるのもメリットです。
情報共有体制が整備されると、従業員で積極的に情報を共有しようとする意識が芽生えます。
こうした行動が社内に根づけば、コミュニケーションが強化され、自然な流れでエンゲージメントの向上につながります。
コストを削減できる
属人化の解消や業務効率化を実現できれば、限られたリソースでも営業活動を最大化できます。
人材採用費や教育費を削減できるのは、企業にとっても大きなメリットです。
業務効率化により就業時間内に業務が終われば、残業代も削減できます。
営業ナレッジとして共有すべき情報の例
では次に、営業ナレッジとして共有すべき情報の例を5つ紹介します。
- セールストークの情報
- 製品やサービスの情報
- 顧客情報
- 提案資料
- 受注と失注の要因とその分析
セールストークの情報
セールストークの情報は、営業活動を効率的に進めるためにも重要な要素です。
特に商談では、顧客の購買意欲を高めるためのトークスキルやプレゼン力が求められます。
成約につながりやすいセールストークのコツや、顧客に断られにくい質問など、幅広い情報を共有する必要があります。
なお、成功事例だけでなく、失敗事例も共有してください。失敗した原因を洗い出し改善策を見出せば、次回以降の教訓として活用できます。
製品やサービスの情報
製品やサービスの情報もしっかりと共有してください。
顧客から製品やサービスについて問い合わせがあった時に、的確な回答ができなければ顧客から信頼してもらえません。
自社製品やサービスについての理解を深めておけば、どのタイミングで質問されても顧客が求める回答を提示できます。
自社製品やサービスに対する理解が深いとアピールできれば、顧客からの信頼を得やすくなるでしょう。
顧客情報
顧客情報は、常に最新であり正確であることが重要です。
古い情報のまま更新されていなければ、顧客ニーズを正確に把握できません。アプローチのタイミングや提案内容を見誤ると、顧客に不信感を与える恐れがあります。
管理する顧客情報が最新であるか、誤りがないかは定期的に確認してください。情報が更新された時は、都度更新して社内で共有することも大切です。
提案資料
提案資料を一から作成すると、手間と時間がかかります。
資料作成に時間を取られコア業務に支障が出れば、機会損失につながりかねません。
そこで、提案資料を共有すれば、一から作成する手間を省けます。成約につながった資料を再利用すれば、経験に乏しい担当者も資料から提案の仕方を学べるでしょう。
受注と失注の要因とその分析
入念に準備をして顧客に対応しても、すべてが受注につながるとは限りません。
失注した場合は、なぜそうなったのか原因を洗い出し、改善策を立案していけば社内ノウハウとして蓄積されます。
受注に結びついても、失注しても必ず原因はあるはずです。成功の原因をマニュアルとして、失敗の要因は課題として改善していけば、組織力の強化につながります。
営業ナレッジマネジメントを始める手順5ステップ
営業ナレッジマネジメントを始める手順を、5つのステップに分けて紹介します。
- 共有するナレッジを確認する
- トップセールスにヒアリングする
- コンテンツを作成する
- コンテンツを整理する
- ツールを導入する
ステップ1. 共有するナレッジを確認する
まずは、共有すべきナレッジを確認します。
最初から何もかも共有しようとすると、情報の伝達ミスが起きる恐れがあるからです。
こうしたトラブルを防ぐためにも、営業フローに合わせて必要な情報をピックアップするとよいでしょう。
| 営業フロー | 共有するナレッジ |
|---|---|
| 事前準備 | 製品やサービスの情報顧客情報 |
| ヒアリング | セールストークの情報提案資料 |
| 解決策の立案 | 受注と失注の要因とその分析 |
このように営業フローに沿って確認すれば、共有すべきナレッジを選出しやすくなります。
ステップ2. トップセールスにヒアリングする
共有するナレッジを確認したら、次はトップセールスにヒアリングします。
- 使用している資料を共有してもらう
- セールストークで心がけていることを教えてもらう
なお、トップセールスにヒアリングする際には時間を取るので、インセンティブなどナレッジを提供する側へのメリットを提示することも大切です。
ステップ3. コンテンツを作成する
次は、トップセールスから得た情報を元にコンテンツを作成します。
提案資料やヒアリングシートに基づきテンプレートを作成したり、インタビュー風景を動画にしたり、トップセールスのテクニックを見える化して共有するのがポイントです。
ステップ4. コンテンツを整理する
コンテンツを作成しても、探したい情報がどこにあるのかわからなければスムーズにアクセスできません。
そこで、いつ誰が見ても欲しい情報に素早くアクセスできるように、コンテンツを整理しましょう。
また、情報に変更があった場合は、都度更新して社内に共有することも大切です。
ステップ5.ツールを導入する
効果的にナレッジを共有するには、ツールの導入がおすすめです。
Excelを活用すれば、コストをおさえながら情報共有体制を整備できます。ただし、リアルタイムでの更新や共有がしづらいのは懸念点です。
費用はかかりますがITツールを活用すれば、リアルタイムで情報が反映されるのでスムーズに共有できます。
営業ナレッジマネジメントを効果的に実施する6つのポイント
では次に、営業ナレッジマネジメントを効果的に実施するポイントを6つ紹介します。
- ナレッジ共有の目的を明確にする
- 実践的に学べる場や機会を設ける
- SECIモデルを活用する
- 継続的にPDCAサイクルを回す
- 営業ナレッジマネジメントのツールを導入する
- スモールから始める
ナレッジ共有の目的を明確にする
まず、ナレッジ共有の目的を明確にします。
目的が不明瞭だと、共有すべき情報を整理できません。
また、ナレッジを共有するメリットを感じられない担当者がいる場合は、理解を得る必要があります。強引に進めても、ナレッジマネジメントが機能しなければ意味がありません。
まず、目的を明確にしたら社内に周知して、理解を得てください。ナレッジを提供する側に対するメリットの提示も必要です。
実践的に学べる場や機会を設ける
トップセールスのナレッジを共有してもらっても、身につかなければ営業活動を最大化できません。
まず、OJTや研修やセミナーなど、実践的に学べる場や機会を設けてください。
実践的に学べる場や機会があれば、ナレッジが集まりやすくなるのもメリットです。
SECIモデルを活用する
SECI（セキ）モデルを活用するのも有効です。
SECIモデルとは、個々の担当者が持つ知見や知識といった言語化が難しい「暗黙知」を、文章や図表で可視化し「形式知」に変換することを指します。
- 共同化（暗黙知）
- 表現化（形式知）
- 結合化（暗黙知）
- 内面化（形式知）
このように4つのプロセスを経て可視化すれば、チームで共有しやすくなり、理解度が深まるのもメリットです。
継続的にPDCAサイクルを回す
ナレッジマネジメントは運用したら終わりではなく、継続的にPDCAサイクルを回しながら、評価と改善を繰り返すことが大切です。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
営業活動は長期的な視点で戦略を立案するため、プロジェクトを進める過程でさまざまな問題が生じます。
短いスパンでPDCAサイクルを回せば、問題が生じてもすぐに気づき改善できます。
営業ナレッジマネジメントのツールを導入する
営業ナレッジマネジメントを効果的に運用するには、ツールの導入が必要不可欠です。
ただし、ナレッジマネジメントツールには種類があるので、目的や課題に合わせて選ぶ必要があります。
| ツールの種類 | 概要 |
|---|---|
| 専門知識型 | 専門性の高い人材の知見を集めて社内マニュアルで共有する |
| 業務改善型 | 顧客満足度の向上に必要なナレッジを共有してデータベース化する |
| ベストプラクティス共有型 | トップセールスのノウハウをパターン化してチームの目標にする |
| 分析・戦略策定型 | 蓄積したナレッジを多角的に分析して戦略立案のヒントにする |
なお、ツールによって搭載されている機能は異なります。課題解決に必要な機能が搭載されているか、も確認してください。
スモールから始める
営業ナレッジマネジメントの運用が決まっても、社内に浸透するまでには時間がかかります。
最初から何もかも上手くいくとは限らないため、スモールから始めるのも大切なことです。
プロジェクトごとにスモールで始めながら、徐々に浸透させて成果を出せば、社内からも理解されやすくなるでしょう。
営業ナレッジマネジメントに取り組む際の注意点
では次に、営業ナレッジマネジメントに取り組む際の注意点を紹介します。
- メリットを提示して従業員からの理解を得ておく
- 運用ルールを設定して社内に周知させる
メリットを提示して従業員からの理解を得ておく
これまで自身が蓄積してきた知見や知識を、他の担当者と共有するメリットを感じられないケースも考えられます。
ナレッジを共有するとどのようなメリットが得られるのかを明確に提示して、従業員からの理解を得たうえで運用を開始すれば、効果的に進められます。
運用ルールを設定して社内に周知させる
そして、運用ルールを設定して社内に周知させる必要があります。
運用ルールを設定しないまま導入しても、素早く欲しい情報にアクセスできません。情報を探すのに手間取れば、業務効率が低下します。
運用ルールを設定しておけば、欲しい情報までスムーズにアクセスできます。
営業ナレッジマネジメントツールのおすすめ3選
では最後に、営業ナレッジマネジメントにおすすめのツール3選を紹介します。
- Notion
- Stock
- Kibela
Notion
| 運営会社 | Notion Labs Japan合同会社 |
|---|---|
| 料金 | フリー：0円 プラス：1,650円 ビジネス：2,500円 エンタープライズ：要問い合わせ |
| 機能 | ドキュメント Wiki プロジェクト NotionAI カレンダー 目標 サイト テンプレート |
| 無料トライアル | ◯※要アカウント作成 |
| 公式サイト | https://www.notion.com/ja |
Notionは、一つのワークスペースであらゆる情報を管理できます。
オンライン・対面・モバイル会議など、あらゆるプラットフォームで利用でき、AIが自動で議事録を作成するので、業務効率化を図れるのもメリットです。
知りたい情報にも素早くアクセスできるだけでなく、AIコネクターを使えば他のツールに記録された情報も短時間で検索できます。
なお、無料プランは個人での利用は無制限ですが、メンバーが2名以上になると制限があるので注意してください。
まずは、無料から試してみて、用途に合わせてプランのアップグレードも可能です。
Stock
| 運営会社 | 株式会社Stock |
|---|---|
| 料金（税込） | フリー：0円 ビジネス5：月額2,750円 ビジネス10：月額5,500円 ビジネス20：月額11,000円 ビジネス30：月額16,500円 ※ビジネスプラン・年間払い |
| 機能 | 社内の情報ストック タスク管理 メッセージ自動プレビュー バックアップデータの保持など |
| 無料トライアル | – |
| 公式サイト | https://www.stock-app.info/ |
Stockは、社内の情報を簡単に一括管理できます。
タスク管理やメッセージのやり取りも簡単にでき、自動プレビュー機能を活用すれば、わざわざファイルをダウンロードする手間もかかりません。
チャットツールのようにログが流れないので、欲しい情報をすぐに探せます。
また、ノートに記載された内容は、編集履歴として自動バックアップされるため、過去の情報が欲しいときも簡単に復元できます。
社外の人とも完全無料・人数無制限でやり取りできるなど、コミュニケーション機能が充実しているのも特徴です。
Kibela
| 運営会社 | 株式会社ビットジャーニー |
|---|---|
| 料金（税込） | コミュニティプラン：無料 ライトプラン：月額550円/１ユーザー スタンダードプラン：月額880円/１ユーザー エンタープライズプラン：月額1,650円/１ユーザー |
| 機能 | 営業・外出レポート 企画書 イベント情報 メディア・コンテンツ管理 目標設定・OKR 日報など |
| 無料トライアル | ◯ ※無料トライアル申し込みページより新規登録後に自動的にトライアル適用 |
| 公式サイト | https://kibe.la/ |
kibelaは、知識やスキルの違いから生じる、組織の縦割りミスや機会損失を防ぎたい企業におすすめのツールです。
シンプルかつ見やすいインターフェースで、リアルタイム同時編集や他のツールからインポートまで、簡単に情報を蓄積できます。
複数の条件を指定した高度な検索機能や、プレゼンテーション機能など、ナレッジの共有に役立つ機能も充実しています。
また、プランによる違いはあるものの、5段階のユーザー権限と、情報を公開したくないグループなど、セキュリティ面に配慮した機能があるのも安心ポイントです。
無料プランなら、5名までずっと無料で利用できます。
まとめ：営業ナレッジマネジメントを促進して組織力を強化しよう
営業職は、業界全体で属人化や人手不足といった課題を抱えています。
社内への理解を得て周知するなどの注意点もありますが、営業ナレッジマネジメントの導入で課題を解決できれば、営業活動を最大化できます。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、営業ナレッジマネジメントを促進して、組織力を強化してください。
