営業進捗管理の方法とは？メリットや効率化のポイントを紹介
営業職は、複数のプロジェクトを同時進行することも多いため、進捗状況が複雑化しやすい傾向があります。
その結果、属人化が進むと営業マネージャーが進捗状況を把握できなくなり、商談機会の損失や対応の遅れにつながることも少なくありません。
こうした状況を防ぐには、営業進捗管理が不可欠であり、チーム全体で共有すれば属人化も防げます。
スムーズな連携により、営業マネージャーは常に進捗状況を把握でき、課題の早期発見・解決や、各担当者への適切なアドバイスが可能です。
そこで、本記事では、営業進捗管理の方法やメリットについて詳しく解説します。効率化のポイントや注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
営業進捗管理が重要な理由
それでは、営業進捗管理が重要な理由を4つ紹介します。
- 売上予測精度を高める必要がある
- 営業プロセスの適切な把握・管理が求められる
- 質の高いマネジメントに不可欠である
- 問題やリスクの早期発見・解決が求められる
売上予測精度を高める必要がある
売上予測精度は、経営判断に大きく影響します。
売上予測精度が低いと、正確な意思決定ができません。売上が予測より少なければ、資金繰りの悪化により企業の成長を妨げる恐れがあります。
売上が予測を大きく上回っても、リソース不足で顧客対応が遅れると、機会損失のリスクが高まります。
営業プロセスの適切な把握・管理が求められる
商談を成果につなげるには、営業プロセスの適切な把握・管理が重要です。
進捗状況は案件ごとに異なるため、営業プロセスを適切に把握・管理できていなければ、パフォーマンスを最大化できません。
もし、優先すべき業務を後回しにすれば、機会損失のリスクが高まります。
質の高いマネジメントに不可欠である
営業マネージャーが、質の高いパフォーマンスを発揮するには、チーム全体の進捗状況を俯瞰して把握する必要があります。
進捗状況が不透明だと、担当者ごとの課題やボトルネックを正確に把握できません。
営業マネージャーが適切にサポートできなければ、チームのパフォーマンスが低下する恐れがあります。
問題やリスクの早期発見・解決が求められる
営業進捗管理の徹底により、チーム全体の状況を把握できていれば、問題の早期発見と解決が可能です。
属人化が進んでいる状態では、問題や課題が生じてもスムーズに情報を共有できません。
特に早急な顧客対応が求められるケースでは、発見が遅れると、機会損失や顧客満足度の低下につながる恐れがあります。
営業進捗管理をする3つのメリット
では次に、営業進捗管理をするメリットを3つ紹介します。
- 売上予測精度が向上する
- 営業マネージャーが全体を俯瞰して管理できる
- 機会損失のリスクを軽減できる
売上予測精度が向上する
営業進捗管理を実施すれば、データに基づく意思決定が可能になるため、売上予測の精度向上につながります。
近年、インターネットの普及に伴い、市場動向や消費者ニーズは常に変化し続けています。このような状況で経験や勘に頼ると、精度の高い予測はできないでしょう。
その結果売上予測精度が下がれば、機会損失や顧客満足度の低下を招きかねません。
そこで、営業進捗管理をすれば、営業プロセスを可視化でき、状況の把握や管理がスムーズになれば売上予測精度の向上にもつながります。
営業マネージャーが全体を俯瞰して管理できる
営業進捗管理は、営業マネージャーがチーム全体を俯瞰して管理できるというメリットをもたらします。
営業担当者が個別に管理する体制では、チーム全体の状況を把握するのに時間がかかり、営業マネージャーの業務負担も大きくなるのが課題です。
そこで、営業進捗管理を徹底すれば、営業マネージャーはリアルタイムで正確な情報を把握でき、マネジメントの負担も軽減されます。
機会損失のリスクを軽減できる
営業マネージャーが全体を俯瞰して管理できていれば、機会損失のリスクを軽減できます。
たとえば、スケジュールに遅れが生じている案件があった場合は、営業マネージャーが把握次第、適切なサポートやアドバイスが可能です。
営業進捗管理の導入で、問題が深刻化する前に対応できるようになれば、顧客満足度の低下や機会損失のリスクを軽減できるでしょう。
その結果、チームのパフォーマンス向上につながるのもメリットです。
営業進捗管理に必要な項目
営業進捗管理に必要な項目は、大きく7つあります。
- 目標管理
- 案件管理
- 顧客管理
- スケジュール管理
- 行動管理
- モチベーション管理
- 人材育成管理
以降でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
目標管理
まず、営業活動の目標を設定します。
- 売上目標額金額
- 新規顧客獲得数
- 売上見込金額
上記はあくまでも一例ですが、営業活動の最終的な目標が明確だと、実現に向けて何をすべきかを把握しやすくなります。
ただし、目標が高すぎると、実現するために無理が生じて現場が混乱する恐れがあります。
目標は「チーム全体」と「担当者ごと」に、それぞれ具体的に実現可能な範囲で設定することが大切です。
案件管理
案件管理では、各担当者が抱える案件を一覧で確認できます。
- 案件名・担当者情報
- 商談件数
- 進捗状況
- 受注数
- 受注済み金額
- 受注見込み金額
- 受注率
このように、チーム全体の案件を把握できるので、マネジメント精度の向上にもつながるでしょう。
顧客管理
顧客管理では、顧客に関するあらゆる情報を一元管理できます。
- 顧客の基本情報
- 課題やニーズ
- 興味や関心・受注確度
- 取引履歴
- 受注・失注理由
- 問い合わせ内容・クレーム内容
- サポート内容
このように、顧客情報を整理しておけば、個別に柔軟な対応が可能です。
なお、CRMツールを活用すれば、顧客情報をデータとして活用できます。
スケジュール管理
スケジュール管理は、スムーズな営業活動の実現に不可欠です。
- タスクを細分化して優先順位をつける→やるべきことが明確になる
- タスクごとに期日を決める→対応漏れを防げる
- タスクごとにステータスで可視化する→進捗状況を把握できる
このように、スケジュール管理を徹底すれば、効果的に業務を遂行できます。
しかし、営業職は、業務量が多く煩雑化しやすい傾向があります。担当者が複数の案件を抱えている場合は、スケジュール管理が難しいこともあるでしょう。
そこで、営業進捗管理によりチームで情報を共有すれば、定量的な把握が難しい担当者の行動を見える化できます。
営業マネージャーも情報を共有できていれば、タスクの見落としがあっても、すぐに気づき適切なフォローやサポートが可能です。
行動管理
行動管理は、営業活動のパフォーマンス向上に不可欠な項目です。
具体的には、テレアポや顧客先への訪問、商談やクロージングなどの営業プロセスに関するアクションを指します。
スケジュール管理では把握しきれない、行動に対する成果も管理できます。
たとえば、失注してもその原因を考えて課題を洗い出していけば、次に活かせる適切な対応策を見つけ出せるでしょう。
こうした活動は、チーム全体の貴重なノウハウとして蓄積できるのも大きなメリットです。
モチベーション管理
モチベーション管理は、営業担当者が働く環境の把握に役立つ項目です。
- 営業成績と評価
- 社内の人間関係
- 精神や健康状態
- ストレス度
このような指標を元に、担当者の状態を把握できます。
もし、人間関係や会社の対応に不満がありモチベーションが低下すれば、パフォーマンスを発揮できません。離職につながる恐れもあります。
モチベーション管理は、担当者の状態を可視化でき、問題が生じた場合の早期対応にも役立つでしょう。
人材育成管理
人材育成管理は、個々のスキルアップやチーム全体のスキル底上げに不可欠な項目です。
- 担当者ごとの得意・不得意分野
- 顧客と関係性を構築できているか
- 営業に必要なスキルを持っているか
このように、担当者ごとのスキルや能力を可視化できるため、課題を把握しやすくなります。
課題を把握できたら、トップセールスのノウハウを共有したり、ロールプレイングを実施したりするなど適切にサポートできます。
営業進捗管理の方法
営業進捗管理の方法は、大きく2種類あります。
- Excelで管理する
- SFAツールで管理する
以降でそれぞれの方法と、向いている企業の特徴を紹介します。
Excelで管理する
多くの企業で利用されているであろうExcelなら、導入コストをかけずに営業進捗管理ができます。
カスタマイズ性が高いため、自由にフォーマットを作成できるのもメリットです。基本的な操作ができれば、専門的な知識は必要ありません。
ただし、データ量が多くなると動作が重くなるため、案件数が多い企業には不向きです。
小規模で管理する情報が少ない企業であれば、Excelでも十分営業進捗管理をしやすいでしょう。
なお、Excelはオフラインでの使用を前提としています。オンラインで利用したい場合は、Googleスプレッドシートで対応できます。
SFAツールで管理する
SFA（営業支援システム）ツールを使用すれば、多くの案件を抱える企業も情報を一元管理できます。
ツールによって搭載される機能は異なるものの、売上予測や分析などにも活用が可能です。
また、ツールで作業を自動化でき、スムーズに情報を共有できるといったメリットもあります。
導入コストはかかりますが、管理する情報が多い企業に適しているといえるでしょう。
なお、スモールから始めるなら、Excelで試してからSFAツールに移行するのも選択肢の一つです。
営業進捗管理を効率化する4つのポイント
続いて、営業進捗管理を効率化するポイントを4つ紹介します。
- 目的を社内に浸透させる
- 誰でも簡単に使えるフォーマットを作成する
- 定期的なフィードバックを実施する
- ツールを活用して作業を自動化する
目的を社内に浸透させる
まず、営業進捗管理の目的を社内に浸透させてください。
社内でも目的を共有できていないと、入力作業がルーチン化してしまい、成果につながらない恐れがあるからです。
なぜ営業進捗管理を導入するのか、その目的を明確にして、社内報や定例会で周知しましょう。
社内に目的が浸透すれば、営業プロセスや進捗状況を意味のある形で可視化でき、適切なサポートやフォローにより営業パフォーマンスの向上につながります。
誰でも簡単に使えるフォーマットを作成する
そして、誰でも簡単に使えるフォーマットの作成も重要です。
フォーマットがないと、都度個別に作成・入力しなければならず、作業に苦痛を感じてしまい継続できません。
そこで、フォーマットを作成すれば、入力作業の負担を軽減できます。
なお、Excelの場合は「ドロップダウンリスト」を活用するとよいでしょう。項目を選択できるSFAツールなら、フォーマットの作成もスムーズです。
定期的なフィードバックを実施する
フィードバックは、定期的に実施してください。
そもそも、営業進捗管理はチーム全体の情報を把握する手段であり、コミュニケーションまでは行えません。
成果を挙げても評価されなければ、営業担当者のモチベーションが低下する恐れがあります。
定期的なフィードバックでコミュニケーションを図れば、評価をダイレクトに伝えられます。仮に失注しても、課題に対する適切なアドバイスで担当者が安心できれば、モチベーションを維持しやすくなるでしょう。
ツールを活用して作業を自動化する
ツールを活用すれば、作業の自動化により業務効率化を図れます。
SFAには営業活動を支援するさまざまな機能が搭載されており、営業進捗管理にも活用が可能です。
- ダッシュボードにて情報を一元管理できる
- リアルタイムで情報の更新と共有ができる
- 通知機能で対応漏れを予防できる
- 場所を問わず必要な情報に素早くアクセスできる
SFAツールを活用すれば、営業担当者と営業マネージャーのそれぞれにメリットをもたらします。
営業進捗管理を実施する手順4ステップ
営業進捗管理を実施する手順を、4つのステップに分けて紹介します。
- 営業プロセスを見直し細分化する
- 各プロセスを数値として見える化する
- 案件ごとに見込み売上の算出と全体の売上を予測する
- 実際の数値との乖離を分析して改善策を立案する
ステップ1.営業プロセスを見直して細分化する
まず、営業プロセスを見直して細分化しましょう。
- 初回アポイント
- ヒアリング
- 商品・サービスの提案
- クロージング
上記はあくまでも一例ですが、営業プロセスを細分化することで進捗状況を正確に把握できます。
この例では、4つのフェーズごとの目標と条件設定により、次のフェーズに移行する条件が明確になり、認識のズレを防げるのもメリットです。
ステップ2.各プロセスを数値として見える化する
次に、各プロセスを数値化して見える化します。
営業プロセスを細分化しただけでは、定量的に把握・分析できません。
- 初回アポイント：15%
- ヒアリング：20%
- 商品・サービスの提案：50%
- クロージング：80%
- 受注：100％
このように、各プロセスを数値化すれば、目標を視覚的に把握できイメージしやすくなります。
ただし、数値は過去の実績を元に、実現可能な範囲で設定することも重要です。実現可能な範囲なら、受注率100%も達成しやすくなるでしょう。
ステップ3.案件ごとに見込み売上の算出と全体の売上を予測する
次は、案件ごとに見込み売上を算出して、全体の売上を予測します。
たとえば、商品・サービスの提案が50%で、10万円の案件がある場合の見込み売上は、10万円×50%で5万円です。
このように、各フェーズの数値に当てはめて算出し、結果を合算すれば全体の売上予測を算出できます。
ステップ4.実際の数値との乖離を分析して改善策を立案する
実現可能な範囲で見込み売上を予測しても、必ず達成できるとは限りません。
実際の数値と乖離があった場合は、分析して改善策を立案することも重要です。
分析により原因を洗い出せれば、適切な改善策を見出せるでしょう。このプロセスを繰り返すことで売上予測精度が向上し、社内ノウハウを蓄積できます。
営業進捗管理の注意点
では最後に、営業進捗管理の注意点を4つ紹介します。
- 情報共有体制を整備して属人化を防ぐ
- タスクに優先順位をつける
- 適切なKPIを設定する
- 入力ルールを明確にする
情報共有体制を整備して属人化を防ぐ
属人化を防ぐには、情報共有体制の整備が不可欠です。
社内で情報を共有する体制が整備されていない状態では、営業進捗管理を導入しても属人化を解消できません。
属人化が進めば、チームのパフォーマンスを最大化できず、機会損失のリスクを高める恐れがあります。
そこでツールを活用すれば、情報が更新されてもリアルタイムで反映されるので、スムーズに情報を共有でき、属人化を解消できるでしょう。
タスクに優先順位をつける
営業進捗管理でタスクを可視化したら、優先順をつけることも重要です。
タスクは、緊急度と重要度から判断して4つに分類できます。
- 緊急度・重要度ともに高い
- 緊急度は高いが重要ではない
- 重要度が高いが緊急ではない
- 緊急度・重要度ともに低い
緊急度も重要度も高いのに後回しにすれば、顧客満足度の低下や機会損失のリスクを高めます。
このようにタスクに優先順位をつければ、重要な業務に集中できます。その結果業務効率や生産性が向上すれば、成果につながりやすくなるでしょう。
なお、優先順位の高いタスクは、自身のスケジュールに合わせて割り振ることも重要です。
適切なKPIを設定する
KPI（重要業績評価指標）は、目標達成までの指標であり、中間指標を可視化できます。
たとえば、どこかのプロセスで課題が生じたとき、KPIを設定していれば早期にボトルネックを発見できます。
これにより、問題が深刻化する前に施策を講じることができ、業務への支障も最小限におさえられるでしょう。
なおKPIは、最終目標となるKGI（重要目標達成指標）から逆算しながら、実現可能な数値を設定してください。
入力ルールを明確にする
Excelで管理する場合は、入力ルールを明確にするのも重要です。
ルールが不明瞭だと、入力者ごとに形式が異なるので、データの一貫性を保てません。
後から情報を探す際に、欲しい情報へのアクセスに時間がかかったり、形式の違いでアクセスできなかったりする恐れがあります。
- 担当者名はフルネームで入力する
- 日付は「yyyy年m月d日」形式にする
- 曜日も入力する
- 数字は「全角」または「半角」に統一する
上記は一例ですが、このように入力ルールを決めておくと、データの一貫性を保てます。
まとめ：営業進捗管理の体制を整備して成果を最大化しよう
営業進捗管理は、単なる情報の記録ではなく、チームのパフォーマンス向上に欠かせない施策です。
情報を一元管理することで、属人化の防止や、売上精度の向上につながるといったメリットもあります。
本記事で紹介した情報を参考にしながら、営業進捗管理の体制を整備して、営業活動の成果を最大化してください。
