タスク管理とは？上手い人の特徴や手順・ポイントを解説
日々の業務をスムーズに進めるには、タスク管理が欠かせません。特にチームでプロジェクトに取り組む場合、タスク管理が上手くできなければ業務に支障が出る恐れがあります。
とはいえ、タスク管理にはコツがあるため、ポイントをおさえておくことも大切です。
「タスク管理が上手くできない……」
「タスク管理のコツを知りたい」
このようなお悩みを抱えているのではないでしょうか。
そこで本記事では、タスク管理が上手い人の特徴を紹介します。タスク管理の手順やポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてください。
タスク管理とはやるべき仕事を管理すること
タスク管理とは、仕事の優先順位を明確化し管理することです。そもそもタスク（task）には、最小単位の仕事や課題といった意味があります。
仕事にはさまざまなタスクがあるため、手当たり次第に片付けようとすると、かえって効率が悪くなるケースは少なくありません。
効率よく進めるには、「優先順位を明確化すること」「タスクの量を見極めること」が大切です。
タスク管理が上手くできていれば、個人で取り組む仕事はもちろんのこと、複数人で行なうチームプロジェクトでも効率よく業務をこなせるでしょう。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理の違いは、管理する領域です。
タスク管理では、仕事を最小単位に割り振りそれぞれに管理します。
一方、プロジェクト管理は、プロジェクト全体を管理すること。プロジェクト管理を行なうのは、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーです。
プロジェクトを進めるうえで必要なタスク管理もありますが、この場合のタスク管理は各メンバーが行います。
タスク管理をするメリット
それでは、タスク管理をするメリットを5つ紹介します。
- タスク漏れを防止できる
- 進捗状況を見える化できる
- 作業のボリュームを把握できる
- 業務効率化につながる
- マネジメントに役立てられる
タスク漏れを防止できる
まず、タスク漏れを防止できるのは大きなメリットです。
業務を遂行するうえで複数のタスクをこなさなければならない場合、適切に管理できていないとタスク漏れが生じる恐れがあります。
タスク漏れにより業務に支障が出れば、生産性の低下を招きかねません。複数のタスクがある場合は、何を優先すべきか迷うこともあるでしょう。
タスク管理がしっかりとできていれば、仕事の優先順位を明確化し適切に管理できます。
進捗状況を見える化できる
仕事の進捗状況を見える化できるのもメリットです。
特にチームでプロジェクトに取り組む場合は、各メンバーがスケジュール通りに仕事をこなさなければなりません。
タスク管理ができておらずスケジュールが遅れると、チーム全体に影響を与えます。
タスク管理では、各メンバーが自身の進捗状況を把握しながら仕事に取り組めるので、スケジュール調整もしやすいでしょう。
作業のボリュームを把握できる
仕事のボリュームを把握できるのもメリットです。
タスク管理では、タスクを処理するのにかかる時間も把握できます。
たとえば優先順位が低くても、ボリュームが多く時間がかかる仕事があった場合は、スケジュール調整が必要になることもあるでしょう。
タスク管理で作業のボリュームを把握できていれば、先に取り組み後から優先順位の高い仕事に取り組むなど調整が可能です。
業務効率化につながる
タスク管理は業務効率化にもつながります。
特に煩雑化しやすい業務では、何から手を付けていいかわからず、やるべき仕事が山積みになることもあるでしょう。
そこでタスク管理を行えば、仕事の段取りをつけられます。優先順位の高い仕事から対応できます。簡単な業務は後でまとめて対応すれば、効率的に業務を完了できるでしょう。
マネジメントに役立てられる
マネジメントに役立てられるのもメリットです。
チームプロジェクトでは、プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーのマネジメント力が求められます。
チームが一丸となってスケジュール通りに進めるには、全体と各メンバーの進捗状況の把握が欠かせません。
タスク管理では進捗状況を可視化できるため、マネジメントにも役立ちます。
タスク管理が上手い人の特徴5選
次に、タスク管理が上手い人に共通している特徴を5つ紹介します。
- 仕事の優先順位を正しく把握できている
- タスクの処理時間や工程を理解している
- 余裕のあるスケジュール組みをしている
- チーム内でタスクを共有している
- 完了したタスクは整理や削除している
仕事の優先順位を正しく把握できている
まず挙げられるのが、仕事の優先順位を正しく把握できていることです。
優先順位を決める際は納期に遅れないことも大切ですが、重要度やボリュームなども見極めなければなりません。
複数の仕事を同時にこなさなければならない場合は、優先順位を間違えると業務に支障が出る恐れがあります。
優先順位を正しく把握できていれば、こうしたミスを防げます。
タスクの処理時間や工程を理解している
タスクの処理時間や工程を理解しているのも、タスク管理のコツです。
たとえば、「ボリュームが少なく納期まで3日ある重要度の高い仕事」と、「納期が5日後で重要度は低いがボリュームが多く時間がかかる仕事」があったとしましょう。
納期に合わせて着手していても、ボリュームが多いと時間がかかり納期に間に合わなくなる恐れがあります。
この場合は、スケジュールを早めて先にボリュームが多い仕事を済ませてから、ボリュームが少ない仕事に着手すれば余裕を持って対処できるでしょう。
余裕のあるスケジュール組みをしている
余裕のあるスケジュール組みができるかも重要です。
スケジュール通りに仕事を進めていても、新たなタスクが追加されることもあります。しかし、スケジュールに余裕がないと、新たなタスクに着手できません。
チームプロジェクトでは、他のメンバーがスケジュールに間に合わなければチーム全体に影響を与える恐れがあります。
あらかじめスケジュールに余裕を持たせておけば、新たなタスクが追加されたり、スケジュールがずれたりしても冷静に遂行できるでしょう。
チーム内でタスクを共有している
チームプロジェクトでは、チーム内でタスクを共有できているかも重要です。
チームプロジェクトにおいてのタスク管理は、各メンバーが行います。しかし、進捗状況を把握できていなければ、スケジュールの変更があった場合迅速に対処できません。
常にチーム内でタスクを共有できていれば、スケジュールの変更にも余裕を持って対処できます。
完了したタスクは整理や削除している
完了したタスクの整理や削除しているのも、タスク管理が上手い人に見られる特徴です。
タスクが多く見づらいと、見間違いからタスクの重複や、優先すべきタスクを見逃す恐れがあります。
完了したタスクは、その場で整理したり削除したりして、見やすい状態を維持しましょう。
タスク管理の基本的な流れ
タスク管理の基本的な流れを5つのステップに分けて紹介します。
- やるべきタスクを洗い出す
- スケジュール設定をする
- メンバー同士のタスクを意識する
- リスケジュールする
- 改善と標準化をする
やるべきタスクを洗い出す
まず、やるべきタスクを洗い出してください。
ここですべてのタスクを洗い出すことで、プロジェクトの全体像を把握できます。
タスクの洗い出しが済んだら、細分化しましょう。細分化により、タスクごとのボリュームを把握できます。
次に、タスクの期限を決めてください。期限を決める際は、実現可能な期間を設定することが大切です。
スケジュール設定をする
次に、スケジュール設定を行います。
部署によっては、繁忙期と閑散期では業務量が異なるため、状況に合わせたスケジュール設定を意識してください。
スケジュール設定には、カレンダーやガントチャートを用いると便利です。専門的なスキルが求められる場合は、スキルマップを活用しましょう。
メンバー同士のタスクを意識する
その上で、メンバー同士のタスクも意識してください。
チームプロジェクトでは、複数のメンバーがスケジュールに合わせて作業を進めます。
メンバーの1人に遅延が生じれば、他のメンバーのタスクにも影響しかねません。
常にメンバー同士でタスクを把握できていれば、遅延が生じても他のメンバーがサポートできます。
リスケジュールする
プロジェクトを進める過程では、予期せぬトラブルや新たなタスクの追加などが発生する可能性があります。
スケジュール通りに進まない場合は、早い段階でリスケジュールしましょう。
メンバー同士のタスクを把握できていれば、リスケジュールにも慌てずに対応できます。
改善と標準化をする
改善と標準化も常に意識してください。
綿密なスケジュール組みを設定していても、リスケジュールが生じる場合があります。
この場合はなぜそうなったのか原因を探り、改善策を見出しましょう。ミスやトラブルが生じても、改善し標準化すれば次のプロジェクトに活かせます。
なお、改善と標準化には「PDCAサイクル」が役立ちます。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
PDCAサイクルを回しながら標準化していけば、タスク管理の精度が向上します。
タスク管理に役立つ4つのツール
では次に、タスク管理に役立つツールを4つ紹介します。
- 手帳やノート・ペン
- Excel
- Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール
手帳やノート・ペン
手帳やノート・ペンは、書き込むことで、記憶に残りやすくなるのがメリットです。
外出先にも持ち歩けますし、オフィスやデスクではすぐ目に留まるところに置いておけば常にタスクを確認できます。
ただし、手帳やノートにペンで書く方法は個人のタスク管理向けです。チームプロジェクトには不向きとなることに留意してください。
Excel
Excelは、テンプレートを活用できます。
マイクロソフトの公式サイトにある無料のテンプレートをダウンロードすれば、わざわざ表を作成する必要はありません。
テンプレートのデザインも豊富に揃っており、カスタマイズもできます。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートも、タスク管理に活用できます。
個人での利用にも便利ですが、オンラインで共有できるのでチーム内でタスクを共有したいときにもおすすめです。
こちらも無料のテンプレートがあるので、すぐに利用できます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、タスク管理に特化しているので、幅広い用途に活用できるシステムです。
無料ツールなら気軽に試せますし、使い勝手や機能を重視したいなら有料ツールも選択肢に入るでしょう。
スマホアプリに対応しているツールなら、社内で共有できます。
タスク管理を上手に行なう6つのポイント
では最後に、タスク管理を上手に行なうポイントを6つ紹介します。
- タスクを具体的に書き出す
- タスクを現実的にこなせる粒度で細分化する
- タスクの優先順位が明確になっているか確認する
- プロジェクトの全体像を把握しておく
- スムーズな段取りを構成する
- コミュニケーションを密に取る
タスクを具体的に書き出す
はじめにタスクを具体的に書き出しましょう。頭でイメージするだけでは、タスク漏れが生じる可能性があるからです。
その際、具体的に書き出すことも意識してください。
具体的に書き出せば、タスクのボリュームや処理時間を正確に把握できます。
タスクを現実的にこなせる粒度で細分化する
次に、タスクを現実的にこなせる粒度で細分化します。
書き出した時点ではタスクの粒度が揃っていない状態です。タスクの粒度が揃っていなければ、業務を迅速に遂行できない恐れがあります。
細分化する際は、まず大まかにカテゴライズしてください。
次に、カテゴリーごとの粒度のバランスを見ながら細分化していけば、バランス良くタスクを整理できるでしょう。
タスクの優先順位が明確になっているか確認する
そして、タスクの優先順位が明確化されているかを確認しましょう。
優先順位を付ける際は、「重要度」と「緊急度」を軸にパターン化します。
- パターン1：重要度も緊急度も高い
- パターン2：重要度が高く緊急度は低い
- パターン3：緊急度が高く重要度は低い
- パターン4：重要度も緊急度も低い
上記のパターンに当てはめていけば、タスクの優先順位を明確にできます。
プロジェクトの全体像を把握しておく
プロジェクトの全体像を把握することも重要です。
全体像が曖昧なままでは、適切なスケジュール組みができません。スケジュール組みにミスがあれば、タスク漏れや遅延があった場合迅速に対応できない恐れがあります。
特にチームプロジェクトでは、プロジェクト全体を管理するのも管理者の役目です。
正確なタスク管理を実現するためにも、プロジェクトの全体像はしっかりと把握してください。
スムーズな段取りを構成する
重要度が高いほど丁寧に取り組むことも大切ですが、時間をかけすぎればプロジェクト遂行に支障が出る恐れがあります。
複数のタスクを同時進行するマルチタスクは、効率が良く便利な反面、ミスにつながりやすいので注意が必要です。
プロジェクト内容による違いはあるものの、シングルタスクを確実にこなす方が集中できる分業務効率が上がる場合もあります。
状況を見極めながら、スムーズな段取りを構成してください。
コミュニケーションを密に取る
コミュニケーションを密に取ることも大切です。
チームプロジェクトでは、メンバーが一丸となってプロジェクトを遂行します。各自でタスク管理を行っていても、遅延やタスク漏れがあればチーム全体に影響しかねません。
コミュニケーションを密に取っていれば、遅延やタスク漏れがあっても早期発見により迅速に対応できます。
また、コミュニケーションを取ることで、チーム内に活気が生まれモチベーションアップにも役立つでしょう。
なお、テレワークではコミュニケーション不足になりやすいので、積極的にコミュニケーションを取ることを意識してください。
まとめ：タスク管理を欠かさず行ってプロジェクトの成功に導こう
タスク管理は、迅速に業務を遂行するために欠かせない手法です。
個人での業務はもちろんのこと、チームプロジェクトでもタスク管理が欠かせません。
タスクの書き出しや優先順位付けなど、ポイントをおさえておけば業務効率化やマネジメントに役立てることもできます。
本記事で紹介した内容を参考にしながら、正確にタスク管理を行いプロジェクトの成功につなげてください。
