テレアポを楽しむためには?つらい状況を変えるマインドやコツを解説
テレアポに取り組む中で、「楽しくない…つらい…」などと後ろ向きな感情を抱いてしまう方は多くいます。
テレアポはやはり難しい仕事であり、業務の性質上どうしてもストレスが溜まりやすく、前向きになりにくいものです。
しかし、テレアポを楽しむコツやマインドを身につけることは、実は多くの方ができることです。
ここでは、テレアポの成功に大切な準備やマインド、最低限必要なコツなどを解説します。
テレアポで結果を出すためには準備が大事
テレアポで結果を出すには、準備が大切です。
そのためここでは、テレアポに必要な準備を以下の5つに整理して解説します。
1. アポリストの質の向上
2. トークスクリプトの作成
3. 相手顧客のリサーチ
4. 裏付け情報とデータの確保
5. 仕事を楽しむこと
アポリストの質を上げる
テレアポの成功に欠かせないのがテレアポリストであり、結果を出すためにはアポリストの質を上げることが大切です。
いくらリストの数を増やして電話の回数を増やしたとしても、成約につながりにくいところにかけていては、一向に成果は上がってきません。
また、確度の低い先に電話をかけ続けていれば時間も無駄になり、業務効率が悪くなってしまいます。
テレアポリストの質を上げるためには、一旦作ったテレアポリストに少しずつ情報を足していくことが有効でしょう。
電話をかけた日付や担当者の名前だけでなく、話した際などの印象も書き足していくことで、徐々に具体的な戦略が立てやすくなります。
トークスクリプトを作成する
テレアポに必要な準備としては、トークスクリプトの作成も挙げられます。
トークスクリプトを作ることでテレアポ中に伝えるべき情報をいちいち思い出す手間が省け、論理的に話すことや相手の関心をつかむことに注力できます。
また、初心者やテレアポがあまり上手じゃない方でも、トークスクリプトを活用することで短期間のうちに成果を挙げられるようになるでしょう。
トークスクリプトの作成は、以下のような手順で行います。
＜トークスクリプトの作成手順＞
1. テレアポにおける一連の流れをなるべく一言一句漏らさずに書き出す
2. 成績の良い営業マンのトークを取り入れる
3. 伝えたいポイントや間の入れ方を明記する
4. 「どうしてこの言葉が必要なのか」の観点でトークスクリプトを見返す
トークスクリプトは一度作成したら終わりではなく、徐々に改善してメンバーでノウハウを共有していきましょう。
相手顧客のことをリサーチする
テレアポの準備段階では、相手顧客のことをリサーチすることも重要な要素の1つです。
相手顧客からすれば、突然電話を掛けてきた相手が自分や自分の会社のことを全然分かっていなかったら、話を聞く気になれないでしょう。
「忙しい」と断られるだけならまだ良いのですが、悪くすると失礼な印象を与えてしまいかねません。
例えば相手顧客が法人であれば、企業HPを見て基本情報を押さえるようにしましょう。
売上や従業員数など、基本的な数字は企業HPを見て確認できます。
また、相手顧客と話している中で聞き出せた情報は、しっかりとメモすることも大切です。
裏付けとなる情報とデータを持っておく
テレアポ中に相手に対する説得力を増すためには、裏づけとなる情報やデータを持っておくことが大切です。
自社の商品・サービスを初会する際には、単に「便利です」「優れています」などといっても相手にはほとんど響きません。
相手からしてみたら、「何が便利なの?」「何が優れているの?」と疑問点が増すばかりで説得力が無いためです。
そのため、「〇〇コストを従来の△△％カットできる」など、具体的な数値や裏づけデータをつけることで具体性を増し、説得力を強めましょう。
自社商品・サービスの情報を得るにはマニュアルやカタログの確認はもちろん、場合によっては商品部等へ照会し、説明する自分自身が疑問点をゼロにすることが重要です。
仕事を楽しむ
テレアポの成功において非常に大切なことは、仕事を楽しめるようにすることです。
テレアポの仕事は電話相手から断られたり否定されたりすることが多く、ストレスが溜まりやすい仕事です。
また、時には非常にきつい言い方や人格を否定するような言い方をされることもあり、仕事に対して前向きなマインドを作ることが大切でしょう。
仕事にゲーム感覚で取り組むことができれば、楽しみながら進めることができます。
アポを取れる早さを同僚と競ったり、自分なりの目標を設定してクリアするために様々なアプローチ・戦略を考えたりすると、積極的に仕事と向き合いやすくなります。
テレアポで結果を出すために最低限必要なこと
ここでは、テレアポで結果を出す為に最低限必要な事を以下の4つに整理して解説します。
1. 相手の話を聞いてニーズを引き出す
2. テレアポ段階では詳細まで話しきらない
3. 選択肢を提示するクロージングトークを用いる
4. 相手に合わせて最適なテレアポ頻度とタイミングを考える
相手の話を聞き、ニーズを把握する
テレアポにおいて非常に大切なのが、相手の話を聞いてニーズを引き出すことです。
相手がどんなことを目標として何を求めているのかが分からなければ、いくら自社商品・サービスのセールスポイントを話ても相手には響きません。
相手からの信頼を得るためには「この担当者は私（の会社）のことを分かっている」と相手に感じさせる必要があります。
「〇〇が御社の目標とのことですが、現在の課題や障害はございますか?」
「その課題を解説するために御社内で取り組まれている・検討されている施策はございますか?」 上記のように相手のニーズを聞き出していきましょう。
テレアポの段階でディテールまで話さない
テレアポの段階ではあまり詳細を話過ぎないことが大切です。
テレアポの目的はあくまでもアポイントを取ることであり、実際に会った際に詳細を伝えれば充分です。
音声のみのコミュニケーションであるテレアポの段階でディテールを伝えすぎてしまうと、分かりにくい印象を相手に与える可能性があります。
商品・サービスに関する詳細は直接顔を合わせた際に資料なども活用して説明した方が伝わりやすく、相手にとっても親切だと言えるでしょう。
クロージングでは選択肢を提示する
テレアポを成功させるには、クロージングで選択肢を提示することをおすすめします。
「いつお会いできますでしょうか」と聞くよりも「来週の火曜日～日曜日の間で、御都合の良い日はございますか?」と選択肢を提示する聞き方の方が答えやすいのです。
また、「お話を聞いて頂いた上で、もし今回のサービスが御社のお役に立てないと判断された場合は、お断り頂いても構いませんので」などと、一言付け足すだけでも相手の印象は大きく変わります。
そうすることで「いつでも断ることができる」との精神的余裕ができ、「それなら少し話を聞いてみるか」と前向きな姿勢になってくれるのです。
テレアポの最適なタイミングと頻度を把握する
テレアポの成功には、最適なタイミングと頻度を把握することも大切です。
相手が忙しいタイミングで電話をかけても当然話すことができず、「忙しい時にかけてきて一体何なんだ」と悪い印象を持たれてしまう可能性もあります。
相手の職種によって最適なタイミングは異なりますが、会社員の場合は社内にいて着席している可能性が高いのは午前中（午前10時～11時）です。
相手が飲食業者の場合、昼時は避け、昼の営業が落ち着いて夜の営業が始まる前の午後2時から午後4時頃にかけるのが良いと言われています。
また、1回だけの電話でアポまで成立させられることはほとんど無く、適切な頻度で連絡を繰り返す必要があります。
1回目の電話でこちらの話に前向きな様子を感じたら数日から1週間ほどで改めて電話してみましょう。 特に良い感触を得られなかった相手に対しても、忘れられてしまわないように1ヶ月程度の間隔で電話を続けるべきです。
テレアポが楽しくなくなる原因と対策方法
ここでは、テレアポが楽しくなくなる原因と対策方法を解説します。
アポを取れた日と取れなかった日があること
アポが取れた日と取れなかった日が繰り返されることで、やる気を保てなくなることがあります。
テレアポは全てを成功させることはできず、どうしても1回1回の電話に注目してしまうと成否の波が出てきてしまうのです。
そこで電話1回や1日の成果だけで判断せず、もう少し長い目で見るスタンスが大切になるでしょう。
中長期的なデータを分析することで自分の成長を客観的に知ることができますし、毎日のように喜んだり落ち込んだりの波を繰り返す必要が無くなります。
前に進んでいる感覚が感じにくい
テレアポの成否は営業担当の実力だけでなく電話した先の状況や会社の知名度など様々な要素から決まるため、なかなか成長が実感しにくいこともあります。
そのためアポがとれたかどうかだけで成長度合いを図ろうとすると正当な評価が下しにくく、テレアポが楽しくなくなる原因になるのです。
そのため、アポ成否回数だけでなく電話がつながった回数や担当者につなげてもらえた回数など多角的な要素から、営業の課題や成長度合いを判断するようにしましょう。
テレアポから得られるものがないと考えてしまう
「テレアポ業務から、得られるものがない」ということも、テレアポが楽しくない原因として挙げられます。
しかし、実際には、テレアポ技術を上昇させることで営業のスキルは着実に上がっていくでしょう。
テレアポの成功率を上げるには適切なPDCAサイクルを回す必要があり、PDCAサイクルの回し方を身につければ他の業務にも活きるからです。
また、テレアポの指標は数字として記録しやすい（電話の回数や繋がった回数、話をした時間等）ため、自分の課題を客観的に分析しやすいといえるでしょう。
このように、テレアポに真正面から取り組むことで、ビジネスパーソンとしての成長も得られることを理解することが大切です。
