テレアポで受付突破をする方法！効果的なフレーズやスクリプトも解説
テレアポ営業をする上で最初の大きな壁となるのが、受付突破です。
実際に企業のキーマンと話ができることは少なく、多くの場合で受付の段階で断られてしまい、担当者へつながれることなく終了してしまいます。
テレアポで受付突破をするには失敗してしまう原因を分析し、ポイントを押さえたトークを展開することが重要です。
ここでは、テレアポで受付突破ができない原因や受付突破のコツ、受付突破のためのテレアポトークスクリプトを解説していきます。
目次
なぜテレアポで受付突破ができないのか？
そもそも、なぜテレアポでなかなか受付突破ができないのでしょうか。
テレアポで受付突破ができない理由は、外的要因と内的要因に分けて考えられます。
＜受付突破ができない外的要因の例＞
• 営業電話は断るよう、受付が上司から指示を受けている
• テレアポ先が既に同じような商品・サービスを利用している
＜受付突破ができない内的要因の例＞
• テレアポしている側の印象が悪い
• テレアポしている側の話が分かりにくく、要点がつかめない
• テレアポしている側の話が分かりにくく、誰に取り次げばよいのか分からない
テレアポで受付突破ができない場合は原因を上記のように分けて、それぞれに対して対策を考えることが大切です。
＜外的要因への対策＞
受付が上司から営業電話を断るように指示されているケースなどでは、受付に営業電話だと気づかせないようにすることが大切です。
受付に余計な提案などをせず、用件を聞かれた際にも「〇〇の件でとお伝えください」などとすぐに営業だと分からない言い回しを使いましょう。
また、呼び出しの際は「社長」「ご担当者様」などと役職で呼ぶのではなく、「〇〇様」と名指しですると効果的です。
WebサイトやSNSなどで名前を確認すると良いのですがそれでも確認できない場合はまず、資料送付の許可を取り付けると効果的です。
「まず資料を送付させていただきたいのですが、どなた様宛にお送りすればよろしいでしょうか」
などとサラリと言えば、キーパーソンの名前を確認できる可能性があります。
もし名前を確認できなかったとしても、次回電話をする際に「資料をお送りした件でご担当者様におつなぎください」と切り出せるため効果的です。
＜内的要因への対策＞
受付突破ができない理由がこちらのテレアポトークにあるのであれば、話し方やトークスクリプトなど、テレアポ技術を上げる必要があります。
特に話し方のトーンは意外とテレアポの受付突破において大切です。
突然電話する後ろめたさからついつい弱めのトーン・声量で話をしてしまう方が多くいます。
しかしこの場合は受付に「この人は初めてかけてくる営業だ」と感づかせてしまい、すぐに断られてしまう可能性が上がるのです。
テレアポで受付突破をするにはなるべく「いつも通りのトーン・声量」で話すことが大切でしょう。
そうすれば受付に「いつもやり取りしている営業の人かな」と感じさせれ、受付突破の可能性が高まるのです。
テレアポで受付突破するための3つのコツ
ここからは、テレアポで受付突破をするためのコツを3つに整理してそれぞれ解説していきます。
丁寧な言葉遣いは必須
テレアポで受付突破をしたいのであれば、丁寧な言葉遣いが必須です。
ここでいう「丁寧な言葉遣い」とは、以下のような言葉遣いを指します。
• ハキハキとしている
• 「えー」「あのー」など間をつなぐ言葉をなるべく入れない など
「電話出の会話があまり上手でない」「電話のマナーがあまり良くない」と思われれば、それだけで受付の印象は悪くなってしまいます。
一度悪くしてしまった印象を良くしていくのは難易度が高く、少なくとも受付との短いやりとりの中では困難でしょう。
＜電話の言葉遣いにおける良い例と悪い例＞
例1）
×「〇〇株式会社の〇〇と申しますが～」
〇「私、〇〇株式会社の〇〇と申します」（ハキハキと言い切る）
例2）
×「えー、本日ご連絡しましたのは、あのー、資料をお送りした件でして…」
〇「本日は、先日資料をお送りした件で連絡いたしました」
電話をしている結論を先に言う
短い時間で受付を突破するには、結論を先に言うことが非常に大切です。
あまりに早く断られたくないとの気持ちから、結論をいうことを無意識に先延ばしにしてダラダラ話をしてしまうことはよくあるケースです。
しかし結論を先延ばしにすると何の話をしているのか理解しにいだけでなく、話が長引いてお互いの時間が無駄になってしまうため良いことがありません。
まず結論を説明し、必要に応じて補足説明を簡潔に行う姿勢を身に着けるようにしましょう。
＜悪い例＞
「私〇〇株式会社の〇〇でして、〇〇会社は〇〇を製造している会社で〇〇年に創業をしていまして…」
＜良い例＞
「私は〇〇株式会社の〇〇と申します。弊社は〇〇を専門に製造している会社で、本日は貴社の業務に役立つ商品のご案内をしたく、お電話いたしました。」
受付突破のためのペルソナ設定をする
受付突破をするためには、ペルソナ設定をすることが大切です。
ペルソナとは自分が提案する商品・サービスの典型的なユーザーのことを言います。
ペルソナを設定する際には可能な限り詳細に、あたかもその人物が存在しているかのようにプロフィール設定していくことが大切です。
ペルソナを設定していない、設定していてもあいまいな状態では、ユーザーがどんな悩みを解消するために自社商品を利用しようとしているのかを把握できません。
ペルソナを設定する際は以下の手順で行います。
• 情報収集をする
まずざっくりと設定したターゲット層に対し、アンケート調査などを行って情報を集めます。
• 情報の整理を行う
集めた情報を住所・氏名・職業・生活パターン・年収などの項目に整理し、リストアップします。
• 具体的に文章として組み立てる
ペルソナの人物像をよりイメージしやすくなるように、リストアップした情報をストーリーなどを盛り込んで組み立てていきます。
ペルソナ設定をする際は、思い込みや先入観には頼らず客観的なデータから設定をすることが大切です。
電話をかける担当部署の人物像を設定し、確実に次へとつながるようにします。
最後まで良い印象を与える
テレアポの際に受付と電話をしたら、最後までなるべく良い印象を与えて電話を終えることが大切です。
なぜなら、同じターゲットには半年を目安に改めてアプローチをすることが多いためです。
半年を目途に再度アプローチをかければ、異動などで担当者がかわっている可能性があります。
同じ部署でも改めて成約につながる可能性が出てくるため、一定期間をあけて再アプローチしましょう。
過去のテレアポのデータを分析する
テレアポで受付突破の可能性を高めていくには、これまでに電話をかけた際のデータを記録して分析することも重要です。
もし何の記録もなければ、次回かける際に同じ話をしてしまったり同じことを繰り返し聞いてしまったりと無駄が生じてしまいます。
具体的には、以下のような情報を記録しましょう。
• 電話をかけた日時
• 受付の名前
• 担当部署の担当者（キーマンの名前）
• 話をした内容
• 電話の時間
また、データは分析をすることで次回の電話に活かすこともできます。
データの分析方法には、以下のようなものがあります。
• KPI分析
業務上の目標を達成するための指標を分析する手法です。
「電話時間」など数値で記録できる指標を分析します。
• トーク分析
会話内容の流れや分かりやすさによって評価・分析する手法です。
会話内容を文字に起こすと、分かりやすさなどを判断しやすくなります。
• VOC分析
顧客からの反応を元にサービス品質を向上させる手法です。
良い意見も悪い意見も含め、顧客からの実際の声をニーズとして分析します。
テレアポの受付突破で使えるトークスクリプトの作り方
テレアポで受付突破ができるトークスクリプトを作る際は、会話の段階ごとに効果的になフレーズなどを交えて作成していくと良いでしょう。
＜段階別トークスプリクトの作り方・トーク例＞
• 最初の挨拶
こちらの名前が良く分かるように、ハキハキと挨拶をします。
また、突然の電話をかけたことを、冒頭で簡単に謝ります。
（例）
「お忙しい中申し訳ありません。」
「私、〇〇株式会社の〇〇と申します。」
• 担当者へ電話をつないでもらうためのトーク
電話した用件を端的に述べ、取り次ぐことで相手方にメリットがあることを印象付けます。
「おつなぎいただけますでしょうか」と切り出すと受付の人が「断らなければだめだ」と身構えてしまうため、「～様をお願いいたします」と簡潔に伝えます。
（例）
「本日は、弊社のサービスが貴社の〇〇におけるコスト削減につながると考え、ご紹介をさせていただきたくお電話しました。」
「〇〇のご担当者様をお願いいたします。」
• 自己紹介トーク
先程同様にハキハキと自己紹介をします。
冒頭に簡単に「お時間少しだけよろしいでしょうか」と伝えて了承を取ってしまえば、その後途中で断りにくい状況を作れます。
（例）
「お時間数分だけよろしいでしょうか」
• 自社商品・サービスの紹介トーク
自社商品・サービスの特徴を紹介するのではなく、自社商品・サービスを利用することによる相手のメリットを強調して簡潔に説明します。
テレアポの目的はあくまでもアポイントメントを取ることですので、ここではあまり説明し過ぎないことが大切です。
（例）
「弊社の〇〇をご利用いただくことで、〇〇業務にかかるコストが〇〇％削減できると試算できております」
「詳細のご説明をさせていただくために、どこかでお時間をいただけますでしょうか」
• 相手の反応に応えるトーク
相手がこちらの話に反応を見せて何か質問をしてきたら、アポイントを取るチャンスです。
その場で全てを説明しきってしまうのではなく、アポにつなげるトークを展開します。
（例）
「ご質問有難うございます。資料をご覧いただきながらご説明した方が分かりやすいため、少しだけお時間をいただけますでしょうか」
• アポイントを取るトーク
アポイントメントを取る際には面談できるか否かを聞くのではなく、面談日時の候補を提示して選択したもらう形にすると、自然と断られにくくなります。
（例）
「それでは、〇月〇日と〇日のどちらがご都合よろしいでしょうか」
テレアポ営業はディグロスにアウトソーシング
テレアポの問題改善には問題点の一つ一つと向き合い改善していくことが大切なものの、多くのコストと時間がかかります。
そこでお勧めするのが、テレアポ営業の代行サービスであるディグロスの活用です。
ここでは、テレアポ営業代行サービスディグロスを利用するメリットを4つ解説します。
ディグロスはアポイント獲得特化のサービス
ディグロスはアポイント獲得に特化したサービスであり、アポイントからの成約率は平均30％以上を誇ります。
テレアポ上級者でも数％程度の成約率であるとも言われており、高い成約率のディグロスのは営業効率を上げるツールに最適です。
ディグロスではターゲットを事前調査してからコールを実施し、コール先に合わせたトークを行います。
そのためアポイントメント時点からターゲットがお客様の商材を具体的にイメージでき、高い成約率につながっています。
テレアポのコミット達成率が高い
ディグロスはアポイントメント数のコミット達成率が94.9％以上と、こちらも高い数値を保っています。
ディグロスでは営業商談経験のある人材の採用やアウトバウンド事業従事者のスカウト採用を積極的に行っております。
経験豊富なスタッフがアポインターとして取り組むことで、高いアポイントメント数のコミット達成率を実現しているのです。
また、業務は100％自社雇用のスタッフで行っております。
厳しい選考によりスタッフ採用率はわずか5.8％であり、書類・面接選考、研修選考を経て成果・結果につながるアポイントを獲得できるスタッフを着実に採用しています。
成果報酬型でコストの試算がしやすい
ディグロスの料金プランは成果報酬型であり、テレアポ代行依頼にかかるコストの試算がしやすいと言えます。
以下の様にアポイントメント獲得ごとに課金をしていき、初期費用や月額利用料金など、固定費がかかることが一切ありません。
アポイントがなければ費用が発生しないためご利用のハードルが低く、どなたにも無理なくご利用いただくことができるのです。
営業支援実績が豊富
ディグロスのテレアポ代行支援実績は1,000社以上にもなり、スタートアップ企業から上場企業まで、様々な企業のテレアポ代行を行っています。
もちろん一社一社に合わせてカスタマイズしたご提案をし、結果に結びつけています。
支援した企業の業界は幅広く、美容商材販売会社や新卒採用コンサルティング会社、Web広告会社など、その他に多種多様な企業のテレアポを代行しております。
[まとめ]テレアポで受付突破のコツは
テレアポで受付突破ができないことには「外的要因」と「内的要因」があり、それぞれ整理して対処法を考えるのが効果的です。
テレアポで受付突破をするにはいくつかのコツがあり、ポイントを押さえたトークを展開することが大切でしょう。
また、受付突破がしやすいトークスクリプトを作っておくことも非常に大切であり、会話の段階別にポイントを押さえて作成すると効果的なトークスクリプトが出来上がります。
