テレアポで担当者不在時の対応5選！電話営業のコツも紹介
テレアポ業務を行っていると、相手先から担当者不在を伝えられるケースもあるでしょう。
中には、何度掛け直しをしても担当者不在でいつまで経っても担当者と話ができないこともあると思います。
そのような場合、「どう対応したら担当者に繋いでもらえるのか」が気になるかもしれません。
担当者不在の場合は、原因を考え適切に対応することで次のアプローチに繋げることができます。
そこで今回は、テレアポで担当者不在時の原因と対応方法、担当者不在と言われないための電話営業のコツを紹介します。
担当者不在時の対応を身につけて次の機会に活かしましょう。
テレアポで担当者不在の時の原因
テレアポで担当者不在の時の原因は以下の3つが考えられます。
本当に担当者が不在
本当に担当者が不在の場合です。
担当者が不在の理由は、打ち合わせや外出、出張などがあるでしょう。
この場合は、担当者が社内に戻ると繋いでもらえる可能性があります。
電話を取った人の判断
電話を取った人の判断で、担当者不在と伝えられる場合もあります。
「担当者に繋げるのに繋いでもらえない」という状態です。
この場合の原因は、以下のようなものがあります。
・営業電話と判断された
・取り次ぐ担当者が忙しかった
・必要のない商材と判断された
特に、営業電話は業務に影響しないため必要性が低く、嫌われる傾向があります。
中には社内ルールとして営業電話は取り次がないことが決められている会社もあります。
担当者の取り次ぎ拒否
担当者が電話に出るのを拒否している場合もあります。
この場合の原因は、以下のようなものがあります。
・業務が忙しいから
・営業に対応したくないから
原因が業務が忙しいからである場合は、繁忙期を避けたり期間をおいてかけ直すことで繋いでもらえる可能性があります。
テレアポで担当者不在の時の対応方法
先述したように、担当者不在と伝えられる原因は何個かありますが、原因によっては適切な対応で繋いでもらえる可能性があります。
ここでは、テレアポで担当者不在の時の対応方法を紹介します。
何時なら戻るかを聞く
担当者不在と伝えられたら、まずは不在の理由を確認して何時なら戻るかを聞きましょう。
具体的には、以下のように次に繋がる質問をすると良いでしょう。
・「何時ごろお戻りになりますか？」
・「明日でしたら何時ごろならご都合がよろしいですか？」
何時（いつ）なら繋がるかを確認することが重要です。
担当者の名前を聞く
担当者の名前がわからない場合は、確認しておきましょう。
具体的には、以下のように質問します。
・「次にお電話する際にどなた様宛てにご連絡をすればよろしいでしょうか。」
・「前回お電話した際にお名前をお伺いしようと思っておりましたがお聞きできず、申し訳ございませんが担当者様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
・「次にご連絡した際に失礼のないように、担当者様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
担当者の名前がわかれば、次回から取り次いでもらいやすくなるでしょう。
曜日を変えて再コールする
曜日を変えて再コールすることも有効な対応方法の1つです。
担当者が不在だからといって、あまり日を置かずに架電することはしつこい印象を与えるため避けた方がいいでしょう。
また、大企業などの受付の担当者に電話を取り次いでもらう場合、曜日を変えて架電すれば受付担当者が違うこともあります。
受付担当者が変われば対応が変わる可能性もあるでしょう。
良い印象で話を終える
担当者不在の場合でも、電話を取ってもらった人に良い印象で話を終えるようにしましょう。
電話があったことを担当者に伝えてくれるかもしれません。
また、次に架電した時に取り次ぎを断られる可能性も減るでしょう。
何度かけても繋いでもらえない場合はリストから除外する
何度かけても担当者不在の場合は、架電のリストから除外することも考えましょう。
担当者が営業電話を避けている場合や、営業電話は取り次がない方針の可能性があるからです。
繋いでもらえる確率は低いため、他の顧客に架電をした方が効率が良いでしょう。
テレアポで担当者不在と言われない電話営業のコツ
テレアポで、取り次げる状態なのに担当者不在と言われないためのコツを4つ紹介します。
営業と感じさせない対応をする
話し方や内容を工夫することで、営業と感じさせない対応をすることがコツの1つです。
電話を取る人は営業電話と判断すると業務に関係がないため、取り次ぎを断る可能性が増えます。
そのため、以下のようなフレーズを使って伝え方を工夫すると良いでしょう。
・「○○様をお願いいたします。」
・「○○の件でお話させていただきたいのですが・・」
・「○○についてお伺いしたいことがありまして・・」
「販売」や「ご案内」などの言葉を選ぶと、商品の販売目的だと判断されて取り次いでもらえない場合があります。
セールスのための電話と感じさせないように工夫しましょう。
言葉遣いや声のトーンに気をつける
丁寧な言葉遣いや聞きやすいトーンで話し、好印象につなげることも重要でしょう。
テレアポは声しか相手に届かないため、声や言葉遣いで相手に良い印象を与えることが重要です。
具体的には以下のようなことに気をつけましょう。
・クッション言葉を用いたり丁寧な言葉遣いをする
・ゆっくりと落ち着いた声で話す
・話すテンポを相手に合わせる
ボイスレコーダーで録音し、自分の声がどのような印象を与えるか確認してみることもおすすめです。
事前に企業の情報を調べておく
事前に企業の情報を調べておくことも必要でしょう。
企業のホームページ、プレスリリースやニュース記事から情報を収集しましょう。
企業のニーズを把握しておくと会話の糸口が見つかるかもしれません。
以下のような情報を調査しておきましょう。
・企業の業務内容
・最近リリースした商品やサービス
・企業の課題やニーズ
SNSの投稿やブログ記事を確認することも効果的です。
成功しやすい時間帯や時期を把握しておく
テレアポが成功しやすい時間帯や時期も把握しておきましょう。
具体的には、以下のような時期を把握しておくと良いでしょう。
・繁忙期の期間
・繋がりやすい時間帯
・架電しない方が良い時間帯
繋がりやすい時間帯は、会社の業種や営業時間によって異なります。
一般的には、始業後少し時間をおいた午前中が一番繋がりやすいでしょう。
テレアポで担当者不在の時の再コールのコツ
最後に、テレアポで担当者不在の時の再コールのコツについて説明します。
用件は可能な限り伝えない
用件は可能な限り伝えないようにしましょう。
「○○のご提案の件で?」と要件を伝えると、営業電話だと判断されてしまいます。
再コールの場合は、電話を取る人も以前取った人と別の場合があります。
できる限り用件は伝えず担当者を名指しして繋いでもらいましょう。
再コールした経緯を説明する
以前にも電話をした件を伝えて、再コールした経緯を説明しましょう。
前に一度電話していることが分かれば、担当者に繋いでもらいやすくなります。
具体的には、以下のように伝えましょう。
・「○日○時ごろにお電話させていただいたのですが、ご不在だったようですので、改めてご連絡いたしました。」
・「本日の○時なら○○様がお戻りになられるとお伺いし、お電話いたしました。」
まとめ：テレアポで担当者不在の場合は原因を把握して対応しよう
テレアポで担当者不在を伝えられた時の原因と対応方法、担当者不在と言われないための電話営業のコツを紹介しました。
担当者不在で繋いでもらえない場合も、原因によっては適切な対応方法をすることによって次に繋ぐことができます。
担当者に繋いでもらえなかった場合も、良い印象を持ってもらい次の機会に繋げましょう。
