日程調整ツールのおすすめ11選！業務効率化するツールの選び方も紹介
「日程調整のコミュニケーションが大変…」
「日程調整にかかる時間を減らしたい…」
このような悩みを抱えるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
日程調整ツールとは、社内会議や打ち合わせ、飲み会などのスケジュール調整を自動で行える便利なツールです。これまで手動で行なってきた調整作業を格段に減らせるため、業務全体の効率化に役立ちます。
そこで本記事では、日程調整ツールのおすすめ11選を紹介します。利用するメリットと注意点もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、大事な定例や打ち合わせをはじめ、複数人での会議やイベントなどの日程をシステム上で自動調整、管理できるツールのこと。
日程調整ツールには、メンバーの空き時間の抽出やカレンダーへの入力、当日のリマインドなど、これまで手動で行っていた作業を自動化する機能があります。
日程調整を手作業で行ううえでネックとなる部分は、非効率な作業でしょう。
普段、電話やメールでお互いの空き時間を確認しながら日程調整を行うと、何往復ものやりとりが必要です。
また、スケジュールの調整ミスや予定忘れといったヒューマンエラーも招きかねません。
そこで日程調整ツールを使用することでミス防止につながり、業務の効率化が期待できます。
日程調整ツールの選び方
日程調整ツールを選ぶにあたって、以下3つのポイントをおさえておきましょう。
- ツールのタイプ別で選ぶ
- 使用頻度別で選ぶ
- 対応デバイスや環境に合わせて選ぶ
ツールのタイプ別で選ぶ
まず、ツールのタイプ別で選ぶ方法があります。
そもそも日程調整ツールには、大きく「予約受付型」と「候補提案型」と2つの種類に分類されます。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 予約受付型 | 主催者の空き時間が表示され、参加者に都合の良い日時を選んでもらう |
| 候補提案型 | 主催者が決めた候補日が表示され、参加者に日時を選択してもらう |
使い分けは、用途によって決まります。
例えば、サロンや美容室での予約受付をする場合は、予約受付型で調整することが多いでしょう。一方、複数のクライアントと商談日程を組む場合や、参加人数の多いイベントを開催する際は、候補提案型が向いています。
目的に合わせてツールのタイプを選びましょう。
使用頻度別で選ぶ
使用頻度も選ぶ基準のひとつです。
日程調整ツールは無料と有料の2タイプがあります。使用頻度が少ない場合や、まずはお試しで使ってみたいという場合は、無料ツールから始めて感覚をつかんでみましょう。
クライアントとのスケジュール調整を頻繁に行う人や、定期的な会議を開催する場合は、無料ツールの機能だけでは不十分だと感じるかもしれません。有料ツールはビジネスに特化した機能が豊富なので、費用対効果も期待できます。
使用頻度別で、適したプランを選びましょう。
対応デバイスや環境に合わせて選ぶ
そして、複数のデバイスや使用端末の環境に対応したツールを導入してください。
日程調整ツールの多くは、Webとアプリに対応しています。アプリの場合は、iOSとAndroidの両方で操作が可能であるかも考慮しておきましょう。
日程調整ツールのおすすめ11選
それでは、日程調整ツールのおすすめ11選を紹介していきます。
- ScheCon（スケコン）
- 調整さん
- 伝助
- Aipo
- eeasy
- 日程調整さくらさん
- 調整アポ
- jicoo
- TimeRex
- アイテマス
- Spir
ScheCon（スケコン）
ScheCon（スケコン）は、『採用担当者に一番支持されている日程調整ツール部門』で3冠を達成（2021年）したAIサービスです。
1対1から複数人、社内の予定調整まで手軽にできるうえ、名刺交換もオンラインでシームレスに行えます。
Google カレンダーやZoom、Slack、Chatwork、salesforceなどあらゆるサービスとの連携で、スケジュールの漏れも起こりません。
ユーザー認証や暗号化による万全なセキュリティ体制で、安心して利用できるでしょう。
| 特徴 | 『採用担当者に一番支持されている日程調整ツール部門』で3冠を達成 100名以上のユーザーアンケートから最適化されたUI/UX 暗号化による万全なセキュリティ対策 オンライン名刺交換はURL不要で完了 |
|---|---|
| 費用 | フリープラン：0円 スタンダードプラン：月額660円 ビジネスプラン：月額990円 |
調整さん
調整さんは、社内会議や商談から飲み会やイベントまで幅広いシーンでスケジュール調整ができる無料の日程調整ツールです。
スマホやパソコンだけでなく、ガラケーにも対応しているため、どの端末からも利用できます。使い方もシンプルで、調整さんで作成したURLをメールやアプリに送信するだけで出欠管理が完了します。
| 特徴 | 完全無料 スケジュール調整が強み パソコン・スマホ・ガラケーに対応 会員登録不要 デザインがシンプルで操作が簡単 |
|---|---|
| 費用 | 無料 |
ScheCon
伝助
伝助は、打ち合わせや社内会議のスケジュールを一括管理する日程調整ツールです。
会員登録やログインは不要、完全無料で利用できます。
伝助のスケジュール管理は投票型で、主催者が用意した調整表に参加者は出欠を入力します。鍵付きのイベントページの作成やメールによる更新通知の送信といったカスタマイズ性も高く、活用しやすいでしょう。
| 特徴 | 完全無料 イベントの出欠調整に強み 会員登録・ログイン不要 ガラケーにも対応 |
|---|---|
| 費用 | 無料 |
Aipo
Aipoは、チームやメンバーの予定をひとつのカレンダーで一括管理できる日程調整ツールです。
Aipoの特徴は、事業規模や仕事内容の変化に応じて使用する機能をカスタマイズできることです。必要な機能を必要な分だけ利用でき、料金に反映できるため、無駄なコストはかかりません。
シンプルな操作で活用できるため、社内への浸透も早いでしょう。
| 特徴 | 必要な機能をカスタマイズできる 事業規模に合わせて機能を追加できる シンプルな操作で誰でも使える |
|---|---|
| 費用 | 月額費用 ミニマム：385円（税込）/1ユーザー ベーシック：495円（税込）/1ユーザー プレミアム：770円（税込）/1ユーザー （すべてのプランで5ユーザーから利用可能） |
eeasy
eeasyは、ビジネスニーズに対応した機能を持つ日程調整ツールです。
Googleカレンダーやoutlook予定表とのデータ連携が可能で、ツールで調整したスケジュールは各グループウェアに自動登録されます。
データ連携業務を削減できるので、スムーズな日程調整と確認ができるでしょう。
| 特徴 | 特許取得済みの機能が豊富 外部システムと連携可能 ビジネスニーズにほぼ対応 一回の調整にかかる時間はわずか10〜30秒と簡単 |
|---|---|
| 費用 | 個人利用：初期費用なし・月額無料 法人利用 初期費用なし 無料プラン：0円（月間の調整回数が6回未満） 有料プラン：850円/月（月間の調整回数が6回以上） |
日程調整さくらさん
日程調整さくらさんは、AI代行型の日程調整ツールです。
AIがメンバーへのスケジュール共有を行い、24時間265日リアルタイムでカレンダー管理を行うため、予定調整にかかる時間は実質ゼロを達成します。
外部システムとの連携も可能です。日程調整さくらさんと組み合わせることで、カスタマイズが可能です。
| 特徴 | AI代行型のスケジュール管理が可能 Googleやマイクロソフトなど外部システムと連携可能 既存システムとの組み合わせであらゆる業務の自動化ができる |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
調整アポ
調整アポは、スケジュール調整と当日までのフォローアップに強みを持つ法人向けの日程調整ツールです。
ZoomやGoogleMeetといったWeb会議ツールとの連携が可能で、ページURLを自動発行し、調整作業の労力を減らします。
操作手順は2STEPとシンプルで、パソコン操作が苦手な人でも簡単に使えます。
| 特徴 | 調整にかかる全工程はわずか2STEP 日程確定のチャット通知 予定当日のリマインドメールを自動送信 Web会議ツールとの連携で自動予約が可能 |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
Jicoo
Jicooは、ビジネスシーンのスケジュール調整からメンバーのタイムマネージメントのサポートまで行える多機能な日程調整ツールです。
Jicooのカレンダー機能ではチームの時間を可視化できるため、リモートワークの多い企業におすすめです。ZoomやSlackなど外部システムとの連携が可能であり、オンライン会議のURLも自動発行できます。
日程調整におけるあらゆる業務効率化が叶うでしょう。
| 特徴 | リモートワーク時のスケジュール管理に強み 顧客に合わせたデザイン・レイアウトが設定できる 外部システムとの連携が可能 ミーティング・採用面接・社内教育とあらゆるシーンに対応 |
|---|---|
| 費用 | 月額費用 Free：無料 Pro：880円（税込） Team：1,320円（税込） Enterprise：要問い合わせ ※有料プランは2週間の無料トライアル有り |
TimeRex
TimeRexは、シンプルな操作と万全なセキュリティ対策が強みの日程調整ツールです。
調整したいスケジュールページを送信し、相手に都合の良い日程を選んでもらう候補提案型を採用しています。
無駄な機能やボタンがないため、相手に負担をかけずに日程調整ができます。
| 特徴 | 候補提案型の日程調整ツール 無駄な機能がなく使いやすい ISO27001認証取得済みの万全なセキュリティ体制 Googleカレンダーやoutlook予定表との連携が可能 |
|---|---|
| 費用 | 月額費用： フリー：無料 ベーシック：825円（税込） プレミアム：1,375円（税込） |
アイテマス
アイテマスは、Webだけでなくスマホアプリで完結する無料の日程調整ツールです。
スマホで使いやすいように、iOSとAndroidの両方のアプリがあり、出先や移動中に手軽に日程調整ができます。
Web会議ツールとの連携が可能で、調整済みのミーティングURLを自動発行するため、作業の効率化に役立ちます。
| 特徴 | 完全無料で使える スマホアプリでスケジュール管理が完結 複数人のスケジュールを一括管理 Web会議URLを自動発行 |
|---|---|
| 費用 | 無料 |
Spir
Spirは、複数人の予定を1つのカレンダーで一括管理できる日程調整ツールです。
自身の予定管理を行える個人プランから、チームメンバーとの共有に特化したチームプランの2種類があります。
Spirの特徴は、社内外のカレンダー機能と連携できることです。複数のカレンダーを持っている場合は、アカウントを設定すれば自動で情報が統合されるため、個人カレンダーと調整ツールを行き来せずに予定を管理できます。
| 特徴 | 複数人のスケジュールを一括管理 個人とチームでプランが選べる 複数のカレンダーとの連携が可能 |
|---|---|
| 費用 | 月額費用： 個人プラン：無料 チームプラン： Starter：6,600円（税込） Essential：22,000円（税込） Standard：55,000円（税込） Growth：88,000円（税込） Enterprise：要問い合わせ |
日程調整ツールを運用するときの注意点
日程調整ツールを運用するときは、以下のポイントに注意してください。
- 顧客側の使いやすさにも考慮する
- 工数削減率を意識する
- システムトラブル時の想定をしておく
顧客側の使いやすさにも考慮する
まず、顧客側の使いやすさにも考慮しましょう。
操作が難しい場合、顧客が使いこなせない可能性があります。操作に時間がかかってしまうと、スムーズに日程調整ができず、顧客への負担になりかねません。実際に顧客に使用してもらったあとは、操作性に関するヒアリングを実施してみましょう。
日程調整ツールは機能が豊富なものやデザイン性に優れたものまでさまざまですが、見た目はもちろん、操作性にも注意してください。
費用対効果を意識する
日程調整ツールの活用前と比べて、日程調整に費やす人員の削減率や、工数の削減率を確認しておきましょう。
日程調整ツールの目的は、手作業による非効率なやりとりの削減と、業務全体の効率化です。社内での効果だけでなく、社外の人との調整分も含めて削減率を算出しましょう。
特に、有料ツールを導入する場合は費用対効果を必ず確認してください。
システムトラブル時の想定をしておく
また、日程調整ツールを活用するうえで、システムトラブル時の想定もしておきましょう。
外部ツールを使用する限り、システムトラブルの可能性はあります。顧客とのスケジュールを組んでいる場合、エラーによって予定がうまく反映されていなかったという事態も招きかねません。
トラブルが発生した際のサポート体制が充実しているか、事前に確認しておきましょう。
日程調整ツールのメリット
日程調整ツールの活用には、以下3つのメリットがあります。
- コア業務に集中できる
- ダブルブッキング防止につながる
- 社内・社外問わず複数人で利用できる
コア業務に集中できる
まず、コア業務に集中できる点です。
日程調整ツールを活用することで、非効率なやりとりに費やしていた時間が削減された分、コア業務に使える時間が増えます。
例えば営業担当者の場合、顧客との商談件数の増加やアポ取りの時間確保にもつながるでしょう。コア業務に集中することで、自社全体の利益アップも期待できます。
ダブルブッキング防止につながる
ダブルブッキングの防止につながることも、日程調整ツールを使うメリットです。
複数の人と電話やメールでスケジュールのやりとりを行っていると、予定が重複するケースも珍しくありません。
日程調整ツールでは、調整中の情報も漏れなく管理できるので、顧客対応の質向上にも役立ちます。
社内・社外問わず複数人で利用できる
社内・社外問わず複数人で利用できることもメリットです。
日程調整ツールを活用するメンバー同士であれば、異なる組織であってもスケジュールの共有が可能です。
万が一、予定のキャンセルや急な日程変更があっても、個別に連絡する手間が省けます。
また、他のツールとの連携も可能であれば、仕事のスピードが格段に上がるでしょう。
日程調整ツールに関するよくある質問
では最後に、日程調整ツールに関するよくある質問を紹介します。
- 無料と有料でツールに違いはありますか？
- 日程調整を素早く行うコツはありますか？
Q.無料と有料でツールに違いはありますか？
A.無料ツールは有料ツールに比べて使える機能に制限があり、細かなカスタマイズができない可能性があります。
有料ツールは、タスクやスケジュール管理機能が充実しています。日程調整にかかる工数を大幅に削減できるので、導入するメリットは大きいでしょう。
Q.日程調整を素早く行うコツはありますか？
A.迅速に日程調整を行うためには、主催側が主導権を持つよう心がけましょう。
相手の都合から調整しようとすれば、日程の先送りやリスケジュールの増加につながる恐れがあります。
主催者側の都合の良い候補をいくつか提示し、相手に選択してもらう形を取れると、スムーズな調整ができるでしょう。
まとめ：日程調整ツールは目的と頻度で選ぼう
日程調整ツールの活用により、これまで手動で行っていたスケジュール調整が自動化され、削減した時間でコア業務に集中できます。
外部システムと連携可能なツールも多く、ダブルブッキングや予定漏れなどのヒューマンエラー削減にもつなげられます。
自社の目的と使用頻度で最適な日程調整ツールを選び、業務効率化を図りましょう。
