名刺管理ツール・アプリのおすすめ10選！選び方や注意点まで徹底解説
「紙の名刺だと溜まって整理がしづらい…」
「名刺管理をもっと効率化させたい」
名刺管理について、このようなお悩みを抱える企業担当者も多いのではないでしょうか。
名刺管理ツールとは、紙媒体の名刺をデータ化し、システム上で一元管理できるツールのことです。名刺管理ツールの活用により、名刺情報の検索や登録作業の効率化、社内で顧客情報の共有、販促支援につなげられます。
本記事では、名刺管理ツールの特徴やメリット、おすすめの名刺管理ツール10選を紹介します。
名刺管理ツールとは？
名刺管理ツールとは、名刺をカメラやスキャナーで読み取り、データ化して管理するシステムのこと。重要な顧客情報である名刺を、自社の資産として活用するために管理し、整理することを目的とします。
従来では、紙媒体でファイリングすることが一般的な保管方法でした。しかし、それでは必要な情報を探すまでに時間と手間がかかります。
名刺管理ツールは、名刺情報をデータ保存するため、欲しい情報をスピーディーにピックアップできるほか、自社全体で情報共有が可能になります。
名刺情報の社内共有は、営業活動に活かせるため、自社の売上アップに貢献します。
名刺管理ツールでできること・機能
名刺管理ツールには、主に以下のような機能が搭載されています。
1. 名刺の取り込み
2. 名寄せ機能
3. マルチデバイス・名刺検索機能
名刺の取り込み
名刺管理ツールは、カメラやスキャナーで読み取った情報を正確にデータ化し、保存します。
ツールによっては、スマホアプリから撮影するだけで簡単にスキャンでき、手軽にデータ化できます。
名寄せ機能
名刺管理ツールには、名寄せ機能が備わっています。
名寄せ機能とは、同一人物の名刺データをまとめて最新状態に更新する機能のこと。顧客の部署名が変更になったり、肩書きが変わったりした場合、最新の情報を自動で上書き・保存します。
マルチデバイス・名刺検索機能
名刺管理ツールはPC、タブレット、スマホなどマルチデバイスに対応しているものが多く、外出先でも簡単に保存・管理ができ、リアルタイムで更新できます。
さらに、名刺検索機能の使用で目的の情報を素早く発見し、時間と手間を大幅に削減できます。
名刺管理ツールの選び方
名刺管理ツールを選ぶポイントは、大きく以下の5つです。
1. 法人向けか個人向けか
2. クラウド型かオンプレミス型か
3. 利用料金は妥当か
4. 名刺情報の登録など操作しやすいか
5. セキュリティ面は万全か
法人向けか個人向けか
まず、法人向けか個人向けかを確認しましょう。
多くの名刺管理ツールは、基本的な機能が搭載されていますが、個人向けのツールには、最小限の機能で無料で使えるものも多く、お得に利用ができます。
一方で、組織内共有や外部ソフトとの連携を図る場合は、法人向けツールがおすすめです。機能が充実している分、月額費用がかかりますが、絶大な費用対効果が期待できます。
クラウド型かオンプレミス型か
クラウド型か、オンプレミス型かも選定ポイントのひとつです。
クラウド型のメリットは、自社で専門的なメンテナンスが不要で導入しやすいこと。最近ではクラウド型が主流となりますが、インターネットを介して管理するため、セキュリティ対策の徹底は欠かせません。
一方、オンプレミス型はインターネットを介さずに自社のサーバーで管理できます。よって、情報漏洩の心配はありません。しかし、導入コストやメンテナンスを自社で行うため、サーバーの専門知識を要します。
双方のメリット・デメリットを考慮したうえで、選ぶようにしましょう。
利用料金は妥当か
利用料金の妥当性も意識すべき点です。
名刺管理ツールは、月額利用料やオプション費用など、料金体系がさまざまです。
特に利用者が多い場合、ユーザー数や名刺の枚数によっても料金が変動する可能性があるため、費用面を考慮する必要があります。
中には、無料トライアルも用意されているツールもあるので、まずはお試しで利用してみてください。
名刺情報の登録など操作しやすいか
名刺管理ツールを運用するうえで、操作のしやすさも外せません。
多くの名刺管理ツールは、登録する際にカメラ機能や専用アプリを使います。
特に、外出先での登録作業が多い場合は、情報入力の精度が高く、かつ簡単に操作できるツールであるかは重要な要素です。
セキュリティ面は万全か
名刺管理ツールを活用するうえで、セキュリティ対策は必ずチェックしましょう。 名刺は、会社にとって重要な資産です。
セキュリティ対策が万全なツールでなければ、サイバー攻撃を受けた際に、顧客情報が漏洩するリスクがあります。
名刺管理ツールを導入する前に、安全対策が徹底されているかを確認してください。
法人向け｜名刺管理ツールのおすすめ10選
それでは、法人向けの名刺管理ツールのおすすめ10選を紹介していきます。
1. Sansan
2. Eight
3. トーニチ・ネクスタ・メイシ
4. ホットプロファイル
5. Our Card
6. CAMCARD
7. Wantedly People
8. アルテマブルー
9. 名刺de商売繁盛
10. メイシー
Sansan
Sansanは、基本的な名刺管理から販促支援まで営業活動をフルサポートする名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、データ化した名刺情報を基に、マーケティング戦略につなげられること。名刺交換やメールの頻度といった顧客から得た情報を、顧客の企業規模や売上高の情報と組み合わせて営業戦略を立案できます。
その他の営業支援ツールとの連携も可能なので、営業力の強化に役立つでしょう。
| 特徴 | 名刺管理から販促支援までフルサポート オンライン名刺交換が可能 他ツールとの連携が可能 |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ |
Eight
Eightは、アプリで名刺を撮影するだけで正確にテキスト化できる無料の名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、同ツールでつながった相手の情報が変更した際に、自動通知する機能が付いていること。相手が異動や昇格、退職した場合、Web上のプロフィールを感知するため、最新状態を見逃しません。
基本は無料ですが、機能を重視する方には有料のEightプレミアムもおすすめです。
| 特徴 | ツール内で相手の近況情報が通知される 名刺をスキャンするだけで職歴などキャリアプロフィールが作成できる 共通の知り合いを検索し、人脈形成が可能 |
|---|---|
| 費用 | 基本無料 |
トーニチ・ネクスタ・メイシ
トーニチ・ネクスタ・メイシは、高品質でリーズナブルな価格帯が魅力の法人向けの名刺管理ツールです。
本ツールの月額利用料は、基本プランで1ユーザー660円〜と非常に低価格です。データ登録数は無制限で、追加料金なく利用できます。
搭載機能は、名刺のデータ化や検索、名寄せ、最新情報の共有、権限設定など必要なものばかりであり、納得のコストパフォーマンスでしょう。
| 特徴 | 月々の利用料が660円とリーズナブル データ登録数は無制限 安心のセキュリティ対策 |
|---|---|
| 費用（税込） | ベーシックプラン：月額660円/1ユーザーあたり ネクスタ・メイシプラス：月額990円/1ユーザーあたり （1カ月間の無料トライアルあり） |
ホットプロファイル
ホットプロファイルは、名刺管理機能だけでなく、案件管理やマーケティング、オンライン名刺交換といった営業サポートも付いているクラウド型の名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、名刺情報を通じた営業戦略ができること。名刺交換した取引先が、自社のWebサイトを閲覧したタイミングで自動通知されるため、顧客ニーズに合わせたアプローチを考案できます。
セキュリティ対策も万全です。ホットプロファイルのセキュリティは、経済産業省のセキュリティガイドラインに沿っているため、安心して利用できます。
| 特徴 | 名刺管理と営業支援のダブル機能 名刺情報から見込客を自動通知する 経済産業省「クラウドセキュリティガイドライン」に準拠したセキュリティ |
|---|---|
| 費用 | 要問い合わせ（無料トライアルあり） |
Our Card
Our Cardは、「必要な機能に、必要なコストだけ」と、シンプルな価格体系を追求した名刺管理ツールです。
本ツールに搭載されている基本的な機能は、目的の名刺を検索し「電話をかける」「メールを送る」「経路や場所を確認する」の3つとシンプル。必要な機能のみ搭載されているので、余計なコストはかかりません。
シンプルなツールをお求めの方におすすめです。
| 特徴 | 名刺管理に特化したシンプルな機能 他ツールと併用したい人向け 遠隔サポートサービス付き |
|---|---|
| 費用（税込） | 月額1,100円×ユーザー数 |
CAMCARD
CAMCARDは、世界1億人以上から利用される無料で使える名刺管理ツールです。
高精度のスキャンや並び替え、タグ追加、マルチデバイスに対応しています。
基本は無料で利用可能です。ですが、多人数での共有やオンライン名刺交換といった機能が豊富な有料版「CAMCARD BUSINESS」もおすすめです。
| 特徴 | 高精度の読み取り機能 名刺検索、並び替えの操作がシンプル スマホ・タブレット・PC、マルチデバイス対応 |
|---|---|
| 費用 | 基本無料 |
Wantedly People
Wantedly Peopleは、複数の名刺を1度の撮影で即時にデータ化できる無料の名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、連絡先の同期や連絡先の共有、他ツールからのインポート、Excelへの書き出しなど、すべての機能が無料で利用できること。
また取り込んだデータは、高いセキュリティ水準を持つデータセンターで管理するため、安心して利用できます。
| 特徴 | 複数の名刺を1回の撮影で即時取り込み すべての機能が無料 安心のセキュリティ |
|---|---|
| 費用 | 無料 |
アルテマブルー
アルテマブルーは、シンプルな操作性と高機能にこだわった法人向けの名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、名刺のデータ化を活かした営業支援が付いていること。取り込んだ名刺情報から人脈マップを作成し、メールの一斉送信といった営業活動を支える機能が搭載されています。
また、営業活動をスムーズに行えるように、コンサルティングサービスも利用できます。
| 特徴 | シンプルな操作性 営業活動を支える豊富な機能 コンサルティングサービスあり |
|---|---|
| 費用（税込） | 月額2,750円/ID （2週間の無料トライアルあり） |
名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛は、ヤマトシステム開発が提供する、法人向けの名刺管理ツールです。
本ツールの強みは、データ化した名刺情報から、マーケティングにつなげる機能が豊富なこと。
名刺のデータベースを一括管理することで、人脈の可視化による商談案件を探して見込み顧客にメール配信ができ、販促活動に役立てられます。
| 特徴 | 販促支援に特化した豊富な機能 マルチデバイス対応 万全のセキュリティ対策 |
|---|---|
| 費用（税込） | 月額33,000円〜/ユーザー |
メイシー
メイシーは、使いやすいデザインと精度の高さにこだわった名刺管理ツールです。
本ツールの特徴は、高機能なのに低価格であること。
月額料金は2178円〜（税込）と利用しやすいうえ、運営元によるダブルチェックで名刺のデータ化に欠かせない読み込み精度の高さもポイントです。
| 特徴 | 使いやすいデザイン 優れたコスパを実現 高水準の精度 セキュリティが安心 |
|---|---|
| 費用（税込） | 月額2178円〜/ユーザー無制限 （2,500データを超える場合は、月々1,078円追加） |
名刺管理ツールを運用する際の注意点
名刺管理ツールを導入する際は、以下の3点に注意しましょう。
1. 正確に情報入力しないと意味がない
2. 情報は定期的にメンテナンスしないと効果が期待できない
3. コストパフォーマンスを吟味しないと継続運用が難しい
正確に情報入力しないと意味がない
まず、ツール内にある名刺情報が正確にデータ化が出来ているか確認が必要です。
ほとんどの名刺管理ツールは、スキャナやカメラ機能で読み込み、名刺情報をデータ化し登録します。しかし、精度が低いと正確な情報でテキスト化されないケースも。正確な情報で管理しないと、検索機能や名寄せ機能が発揮されません。
読み込んだ情報にミスがないか都度確認し、間違いを発見したらデータを修正するようにしましょう。
情報は定期的にメンテナンスしないと効果が期待できない
名刺情報を常に最新の状態に維持するためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。
会社や営業所の住所の変更、担当者の部署や肩書きなど、名刺情報は定期的に変わります。
特に、疎遠になった顧客先の担当者が退職していたり、異動していたりすると、連絡先が分からず、大事な成約チャンスを逃しかねません。
これまで名刺交換を行った相手とスムーズにコンタクトを取るためにも、顧客情報を定期的にアップデートしましょう。
コストパフォーマンスを吟味しないと継続運用が難しい
有料の名刺管理ツールを導入する場合、コストパフォーマンスを吟味しないと、継続運用が困難になります。
多機能で高額な名刺管理ツールを導入したにもかかわらず、管理する名刺データが少ないと、導入前に比べて工数削減が見込めずに効果を実感できません。
毎月の費用と工数削減率を比較したうえで、運用を検討してみましょう。
名刺管理ツールのメリット
名刺管理ツールを活用すると、主に以下3つのメリットが得られます。
1. 名刺管理を効率化できる
2. 顧客情報を最新の状態に保てる
3. 場所を問わずアクセスや名刺登録ができる
名刺管理を効率化できる
名刺管理ツールを活用する最大のメリットは、名刺管理の効率化です。
データ化された名刺情報は、検索機能を使うことで素早くアクセスできるうえ、社内共有も可能で、情報の属人化を防止します。
今まで名刺を探す時間と手間がかかっていた分、ほかの作業にあてられるので、生産性がアップします。
顧客情報を最新の状態に保てる
顧客情報を最新の状態に保てることも、名刺管理ツールの活用メリットです。
名刺管理ツールは、個人で蓄積した顧客情報を会社全体で共有できます。
社内メンバーが名刺交換を行うたびに、顧客情報は最新状態にアップデートされるため、取引先の状況が変わっても、社内全体で把握できます。
場所を問わずアクセスし名刺登録ができる
場所を問わずアクセスでき、空き時間に名刺登録ができる点もメリットです。
多くの名刺管理ツールが、スマホやタブレット端末に対応しています。
もし急遽、出先で名刺情報を確認しなければならないときに、名刺管理ツールがあればすぐにアクセスし情報を得られます。
いざというときにも、安心して営業活動を行えます。
名刺管理ツールに関するよくある質問
では最後に、名刺管理ツールに関するよくある質問を紹介します。
1. 買い切りタイプの名刺管理ツールはありますか？
2. 無料と有料ツールのどちらがおすすめですか？
Q.買い切りタイプの名刺管理ツールはありますか？
A.はい、あります。
名刺管理ツールは、クラウドタイプと買い切りタイプの2種類に分けられます。買い切りタイプはインストールすることで利用でき、名刺のデータベース化に特化しています。
クラウドタイプと買い切りタイプの主な違いをまとめてみました。
| クラウドタイプ | 買い切りタイプ | |
| データ保存方法 | 運営会社のサーバー | 自社の独自サーバー |
| メンテナンス | 提供会社が行う | 自社で行う |
| メリット | 通信環境があれば場所を問わず利用できる メンテナンスが不要 | カスタマイズ性が高い 外部からの不正アクセスを防げる |
| デメリット | 月額費用がかかる | 自社でのメンテナンスが必要 |
| おすすめの方 | 保守・運用の負担を減らしたい方 | 自社に合わせた独自のカスタマイズをしたい方 |
自社に適したツールの導入を検討してみてください。
Q.無料と有料ツールのどちらがおすすめですか？
A.求める機能や規模感によって、おすすめのツールは異なります。
例えば「名刺のデータ保存ができればいい」「小規模で活用したい」なら無料版がおすすめです。
一方、社内全体で活用する場合は、機能が豊富な有料版がおすすめです。
まとめ：名刺管理ツールで顧客管理をスムーズにしよう
名刺管理ツールは、カメラやスキャナーで名刺を読み取るだけで情報をデータ化する他、共有した情報をもとに営業活動を行える有力なツールです。
テレワークが普及した昨今において、オンライン上で名刺交換ができるといった時代に合わせたツールが増えています。
名刺情報は企業にとって大切な資産です。これまで活用しきれていなかった名刺を、名刺管理ツールの導入で有効活用しましょう。
